一個案例，教你搞定99%的人都不會的「郵件合併」功能

關鍵詞：Excel 、 Word、郵件合併

技能預告：可以批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外，還可以輕鬆地批量製作標籤、工資條、成績單等。

PS：本文使用Office2016進行操作，其他版本菜單位置可能不同。

前一段時間我在分答收到了一個問題，很有啟發性，我在這裡把問題和答案整理給大家。

問題：我想在公司員工的紙質檔案袋上貼一個標籤，標籤上面要有姓名、編號等信息。如果要一個一個寫上去工程浩大，所以想請教一下有沒有什麼辦法可以把花名冊上面的內容填充到每個標籤上去？

希望製作的檔案標籤是這樣的：

花名冊的數據是這樣的：

這位同學的問題值得表揚：在工作中，碰到批量重複性的任務時，一定要去思考有沒有工具能夠輔助完成。

經常這樣思考，能夠使我們從枯燥重複的工作中解脫出來，去做更有價值、更有創造性的任務。

她問的這個問題，當然是可以通過Excel+Word高效解決的，那就是「郵件合併」功能。

一、什麼是「郵件合併」

「郵件合併」這個名稱最初是在批量處理「郵件文檔」時提出的。

具體就是在郵件文檔的固定內容中，合併與收件人相關的一組通信資料，從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率。

通俗的來講，就是，雖然郵件是群發的，但是能分別顯示收件人的信息。

顯然，「郵件合併」功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外，一樣可以輕鬆地批量製作標籤、工資條、成績單等。

二、批量製作檔案標籤

Step1. 在Word中建立檔案標籤空白表

▼建立花名冊欄位與Word標籤的關聯

在Word中點擊【郵件】→【開始郵件合併】→【選擇收件人】→【使用現有列表】，選中含有上文中花名冊的Excel文件；

註：如果Excel中有多個Sheet，需選擇含有花名冊的Sheet；此步操作之後，Word界面不會有變化。

▼在標籤對應欄位出插入花名冊欄位

游標放置在姓名後的空白格中，點擊【郵件】→【插入合併域】→【姓名】；

然後，同樣的操作插入剩餘的欄位：【性別】、【出生年月】、【籍貫】等……

▼選擇開始郵件合併的方式

以目錄的方式進行郵件合併

【開始郵件合併】→選擇【目錄】

▼完成郵件合併

【郵件】→【完成併合並】→【編輯單個文檔】→【全部】

然後，一下就生成了所有人的檔案標籤。

PS：如果是要列印出來，裁剪，可以事先在空白檔案標籤下多留一個空行，這樣便於後續裁剪。

除此之外，郵件合併最重要的技巧還體現在批量發送郵件，差異點是需要多創建一個郵箱地址的欄位，這個技能交給你來探索啦。

End。
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