北大學子：如何用「 石墨文檔 」策劃一場完美的活動？

北京大學未名講壇是由聆悟學社主辦的，北京大學最年輕最有活力的品牌活動之一。未名講壇秉承「思想自由、兼容並包」的光榮傳統，致力於傳播多樣思想，繁榮校園文化。自2008年12月21日開壇以來，先後邀請了林夕、梁文道、張亞東、陳丹青、彭浩翔、張懸等各界人物走上講台，與聽眾進行深層次交流。

作為北京大學校內最具有號召力的品牌社團之一，我們如何保證活動高效高質的呢？除了與日俱增的智慧和熱情，還需要提高效率的工作利器——石墨文檔。

一 · 活動策劃

1、撰寫文案

我們的講座活動都會有一個社團小夥伴主要負責，通常是在石墨文檔上面寫好基礎的活動策劃和注意事項，隨著準備工作的進展會實時更新部分信息，讓活動的準備工作越來越充分。

2、優化協作

講座活動事無巨細，一個人很難兼顧到方方面面，社團小夥伴之間需要支持和協作。活動主要負責人會把文檔鏈接共享或直接發給其他小夥伴補充和檢查，大家一起對活動注意事項進行優化。

3、整理髮布

活動預熱以及活動總結都需要傳播到微博、豆瓣、公眾號等渠道，由於之前的活動信息都積累在石墨文檔上，調用的時候也非常方便。

一起來看看活動呈現出來是什麼樣子 ? 點擊查看

二 · 內部知識庫

1、信息積累

我們社團的成員都是在校學生，平時的功課比較緊張，加之社團不想佔用太多成員的課餘時間，所以沒有採用傳統周例會的方式。還有一點則是講壇大部分的活動是項目制，全員參與面對面的例會效率並不高，為了提高彼此溝通的效率，講壇將大家可能會需要的材料與一些承辦活動的重要信息寫了下來，並上傳在石墨文檔上，單場負責人先自行查看文檔，有任何疑問可以直接聯繫對應的社團負責人。

2、優化分類

我們對整個社團的資料會有一個規範的分類方式。比如上一屆負責人就會用 A 類劃分單場活動流程材料及單場活動中需要的信息，如平台賬號與密碼、微信排版規範等；B 類劃分內部的活動分工信息；C 類劃分成員通訊錄與出版社媒體通訊錄等；E 類劃分活動詳情。這個分類也會根據具體情況進行優化，比如今年將獲得專門分到了一個文件夾中，後期查看活動信息時更加方便。

3、知識沉澱

未名講壇每年度都會設立專門的文件夾進行資料保存。每年都會在開學時將此學期的成員通訊錄上傳方便大家溝通，同時將眾多宣傳平台的賬號和密碼也同時備份在石墨文檔中，方便大家進行活動的宣傳。

總結 ：未名講壇通過講座的形式傳遞知識、傳承文化，讓北大的學子們感知到文學深處的靈魂顫動。我們也希望通過每個人的努力和積累讓社團更好的發展，在石墨文檔上面協作能讓資料體系更加健全，換屆時的工作交接也更加方便。

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