如何策劃一場技術沙龍

如何策劃一場技術沙龍? 因為之前在技術型企業做市場工作,對這個問題有一些自己的小心得,拿出來與大家分享。難免有偏頗之處,歡迎一起探討交流。

不管什麼樣的技術沙龍,都要有明確的目標

現在的技術沙龍有很多種,從舉辦者角度來看有:

  • 媒體舉辦的技術沙龍
  • 大型互聯網企業舉辦的技術開放日
  • 公益性組織舉辦的技術推廣活動
  • 愛好者自發組織的技術沙龍
  • 企業組織的技術交流活動

從沙龍的內容來看可分為:

  • 針對某種技術的沙龍,如:go語言沙龍,docker容器沙龍等
  • 就某個問題如何解決的交流沙龍,如:高並發問題如何解決,視頻直播穩定性問題等
  • 泛技術主題沙龍,如:大數據技術沙龍,分散式技術交流沙龍等
  • 某個行業主題的技術沙龍,如:互聯網金融技術交流,電商供應鏈系統技術交流等

不管形式如何,技術沙龍也是一種線下活動。要辦活動,就要有明確的目標,有了目標再討論如何策劃執行才有意義。

不同的技術沙龍,目的各不相同。有的是純粹為了交流技術問題,有的是為了做好一個聚焦人群的社群,有的是為了提升企業的技術影響力,有的是為了讓嘉賓了解技術解決方案。

其他的我們暫且不談,就先聊聊企業如何做好技術沙龍呢?

企業如何具體策劃一場技術沙龍

1.確定沙龍目標,量化目標,敲定預算

一家企業做技術沙龍往往或多或少會有以下兩個目標:

  • 提升企業在該技術領域的影響力
  • 獲得對相關技術和解決方案有需求的潛在客戶

我的建議是,這兩個目標中也要分出本次沙龍的主要目標是什麼,且最好要有量化的指標來衡量對比,因為這會影響到後續沙龍的策劃方案。

比如,如果以提升企業技術影響力為首要目標的沙龍,重點就是為了擴大品牌影響力,那需要的是要做規模較大的沙龍,可能會達到100人以上,並且有可能做視頻直播,從而在線上產生更廣的傳播作用。

而如果是以獲得潛在客戶為主的技術沙龍,則可能小規模10多人的深入交流型沙龍更為有效。且這樣的沙龍往往也不適合做視頻直播。

下面我們就虛擬一個場景,來看看具體企業應該如何辦一場技術沙龍。(完全虛擬,請勿對號入座)

目標:提升企業在容器技術領域的技術影響力

量化:

  • 線下沙龍參與人數100人以上
  • 線上視頻直播觀看人數600人以上
  • 整體活動沙龍的傳播量達到30000+以上的活動曝光量

預算:10000元

2.會前準備:敲定主題和嘉賓、完成執行規劃

(1)敲定主題和嘉賓

根據目標,我們把主題定義為:Docker容器編排技術。

嘉賓如何選擇呢? 俗話說,選好主題,請到合適的嘉賓,沙龍就成功了一半。這句話一點都沒有錯。尤其是在技術沙龍上,如果能找到合適的分享嘉賓,整個沙龍的後續推廣和執行都將變得更加容易操作。

技術沙龍的嘉賓選擇方向往往是以下幾中:

  • 該領域的技術名人
  • 在著名企業從事相關技術的實踐者
  • 在該技術領域中某一方面有很深入理解的技術人

第一種,技術名人自然不用多講。就好比該領域的KOL,這樣的人每次出來演講本身就是金字招牌。

第二種,核心關鍵字是「著名企業」,「實踐者」。 著名企業,比如像阿里,京東等公司出來分享,大家就會覺得。這些大企業中的經驗不是每個人都能有的,值得聽聽。而「實踐者」則是保證了技術內容的乾貨,俗話說的好,實踐出真知嘛。

第三種,說白了就是術業有專攻。就算是一個主題,往往還有不同的細分演講題目,每個細分領域有著多年深入研究的人,往往能夠給初入此領域的人帶來完全不一樣的經驗。

(2)具體執行規劃

接下來需要確定往往就是兩個方面了,一個是活動的必備要素:時間、地點、議程&物料;另一個就是如何獲得活動的目標人群。

時間: 一場沙龍最短準備時間也是2周,建議以3-4周準備周期為佳。 其次是,如果不是非常有名氣的沙龍活動,建議在周末舉行,因為往往周一到周五程序猿同學們還要加班,哪有時間出來參加活動啊。。。

地點: 選擇在交通便利的地方。(當然,也需要考慮場地費用問題),由於選擇的是周末時間段,所以盡量不要選擇偏遠的科技開發區來舉辦沙龍。

議程&物料:技術沙龍一般只需要半天時間,時間過長也會讓人缺乏興趣。 可以考慮安排3-4個嘉賓分享,最後要留下充足的時間給大家交流。且最好每個分享之後都有10分鐘左右的交流時間。 物料部分我就不做細說了,最好是統一的PPT主題,有沙龍的易拉寶和對應的二維碼。

敲定了以上的活動三要素之後,我們就要進入參加沙龍成員的邀約過程了。

參會人員邀約:

參會人員邀約常用的有幾個途徑:

  • 會議活動發布渠道,如:活動行,互動吧之類的。
  • 微信公眾號發布
  • 業內媒體合作
  • 精準的微信和QQ群轉發推廣
  • 嘉賓,被邀請人朋友圈,如:圖片形式曬帶名字和二維碼的邀請函

如果之前已經辦過相類似的活動,那建議在會議活動平台上免費發布,然後在自家微信公眾號上發布,再加上微信和QQ群轉發即可。 其他形式,依照報名人數決定是否使用,和是否加大渠道的投入。

此外,如果想多吸引一些新的圈外人來沙龍,可以考慮媒體渠道合作,比如技術圈的CSDN,infoQ這樣的媒體,還有容器圈的 dockone.io 等等。這樣,就可以跳出你自有的圈子去接觸到一些新的面孔。

沙龍參會人員報名後,你還需要做參會前的提醒,以便提高到場率:

  • 報名後,給參會人員發電子票(可藉助報名平台發送)
  • 會議開始前三天的郵件提醒
  • 會議前一天的簡訊提醒
  • 對於一些小規模的沙龍,甚至每一個參會人員都需要電話確認其是否能夠到現場

3.現場執行:設備完好、主持就緒、鼓勵交流、留下影像

到了活動線上,首先要確認的是投影、音響、話筒、電腦、轉換器、翻頁器等設備是否OK,能夠正常使用。因為這些其實是保證整個沙龍能夠正常進行的基礎。

其次是要讓主持人做好準備,一場好的沙龍,很重要的一點就是要有一個好的主持人來把握整個會議的節奏,調動現場氣氛。

沙龍本身的意義其實就是為了促進交流。所以,不僅僅要在現場鼓勵大家多交流,也要準備好微信群二維碼,讓大家加入一個微信群來方便大家在會後進行進一步的深入交流。

最後,一場沙龍最好要能留下很好的影像資源。這就需要你根據自己的需求決定,比如:是否做視頻直播(收費的可以選微吼,免費甚至可以用鬥魚)? 是否需要錄像、攝影拍照,錄音,速記?等等。我的建議是,至少拍照和錄音是必須的,這樣才能在會後做好資料整理工作。

4.會後傳播和總結:內容傳播,調查問卷,總結提高

一場沙龍現場結束後,很多工作才剛剛開始。比如,要根據錄音或現場速記,把嘉賓演講的乾貨內容整理出來,得到嘉賓的確認後,將內容通過公眾號,媒體等渠道發布出去。擴大影響力。

會後的第二天,可以給參會人員發送調查問卷郵件。通過調研可以了解他們對這次沙龍的看法,以便幫助我們做改進。更重要的一點是,可以了解他們是否會對我們下一次準備的內容感興趣。

持續溝通,一場沙龍結束後,往往大家還會留下現場微信群,這個群就需要有專人運營,讓大家能夠在線上持續溝通交流。 如果不做持續運營,一般很多現場群就會慢慢的變成垃圾群了。

最後要對照之前設定的目標(如:100人現場參與,600人在線觀看直播,30000+的曝光量)來檢查,看本次沙龍是否達標。然後根據具體執行情況分析總結,為什麼目標達成了,為什麼有的沒有達到,是哪裡執行的有問題?還是渠道選擇不對?爭取在下一次的沙龍活動中得到優化和改善。

總結

辦一場技術沙龍容易,但辦好一場技術沙龍卻並不容易。 歸根究底,你要至始至終明白自己做這場沙龍的目的是什麼,在執行過程中考慮到細節,在活動結束後要做總結。只有這樣,才能讓沙龍變成一個真正有頭有尾的活動,而不僅僅是一場熱鬧而已。

作者:郭卿 微信號:tsingguo 科學營銷和運營的實踐者。MKT營銷雲創始人,原數人云市場總監。

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