寫給職場新人的電郵使用指南

不知不覺又到了同學們寫畢業論文的時候。在找工作和真正的工作中，大家會經常接觸電子郵件，我來提供一份（我覺得）簡明易懂的電郵使用指南。

概述

今年 3 月 8 日，電子郵件之父和@符號的發明者雷·湯姆林森去世。截止當時，全球每天發送出去的郵件有 1990 億封，至少有 10 億用戶在使用電子郵件。

電子郵件是一種全球統一認可的溝通方式，任何上網設備都能夠接受。儘管如此，在不同地區對電子郵件的使用頻率和使用偏好卻不盡相同。在歐美，人們把電子郵件作為與友人分享信息的最常用載體——至少在 Facebook 出現之前是這樣。之前幾年的調查顯示，新聞網站的文章被分享出去的最常用途徑就是電子郵件。有時，他們只是在郵件裡面簡單的說一兩句話，把郵件當短消息使用。

在日本，則是反過來把簡訊或曰彩信當郵件使用。因為早在功能手機時代，日本的手機就可以發表比 140 字的簡訊要長很多的信息，所以通過手機發送的專有格式郵件，成為日本人使用電子郵件的主要方式。而日本人動輒於一天內有上百封的留訊往來，基本上是把手機郵件當即時消息。

而在中國，則是一開始就進化到了信息溝通的終極階段——即時消息。如果把我們的每一條即時消息，都算成是一條郵件的話，那麼我們每天可能要發上千條「郵件」，比日本人更過分。比中國更晚，世界其他地區前幾年開始也正在緩慢進入即時通信時代，電郵使用率在進一步下降。

1. 今日電郵的地位：正式的商務溝通工具和工作檔案

習慣使用即時信息交流的人，還需要郵件嗎？當然。電子郵件在職場至少能起到以下不可替代的作用：

• 跨部門聯繫的統一語言；
• 闡述難以簡單用口頭表達說明清楚的事項；
• 正式工作報告，日常請示和審批；
• 工作項目的歷史檔案；
• 展示責任、維護權益，作為意見不合時和爭端解決的依據。

電子郵件的出現，打破了人際溝通在時間和空間上的限制。電子郵件的概念借自白紙黑字書寫的郵件，而當年的郵件已經可以實現所謂「非同步溝通」。但是一來一往可以長達幾個月，信息的傳輸效率極低，根本不能作為可依賴的方式。因此在中間的過渡期還是需要電話這樣的工具，使得人們不得不回到同步溝通。電子郵件的出現既免費又快速，真正使得非同步溝通成為了可能。人們可以在收到郵件之後幾個小時或者一兩天之內進行回復，這個時間既不短又不會太長。

在空間上，人們以前要想打電話必須在固定的處所，收發郵件也需要有一個固定的信箱。而電子郵件的地址是隨著人的身體攜帶的，儘管後來手機也實現了同樣的目的，但電子郵件是一切的開端。同時，電子郵件也比其他的方式更早地實現了，即使不是在自己本人的設備上，也可以登錄後查收屬於自己的信息。

因此，對於現階段的人來說，在確保郵件不會被過濾入垃圾郵件的前提下，電子郵件是一種比較保險和正式的溝通方式，商務往來中一般使用郵件作為溝通結果的存檔。相對而言，比電子郵件還要保險的溝通方式應該是電話，打電話往往可以確保你聯繫到對方。但是因為電話很多時候都起到確認收到郵件與否的作用，所以有時並不是最正式的溝通手段。

2. 商務郵件的幾條基本原則

• 謹記每一封郵件都是正式存檔。
  所以，不要在郵件中聊天。郵件作為溝通的成果固定，沒必要給老闆展示你們討論問題的全過程。
• 不要把自己的脾氣和意見帶入郵件當中。
  私下交流怎麼說都好，但作為「呈堂證供」的郵件，要是引起歧義和誤解，麻煩就多了。
• 郵件是「筆談」，對內寬鬆，對外正式。

  內部溝通講究效率，郵件應該直奔主題。而對外郵件，則一定程度代表自身素質和公司形象。

• 私人問題和網購等場合不要用公司郵箱。
  實際上，非常多的公司都會完全監控你的工作郵箱里的每一封郵件。讓公司知道你下班時在幹什麼不是個好主意。

3. 第一步——選擇合適的郵箱

剛剛走入社會的求職者，可能會面對重新選擇一個適合的郵箱的問題。有不少我接觸過的公司都會拒絕使用 QQ 郵箱，或者把自己的郵件簽名設置成火星文或奇怪名字的人。至少對於互聯網公司而言，一個人不會修改默認設置，只能隨波逐流，給什麼用什麼，似乎不是一個好兆頭。即使並非互聯網公司這麼挑剔，對其他公司最好也遵循同樣的規矩。

選用不存在網站旗下的 Gmail 是一個不錯的主意。國內大多數郵箱都可以收到來自 Gmail 的郵件，所以不用擔心。用 Outlook 或者蘋果的@http://me.com 郵箱都可以。確實要選擇國內郵箱的話，網易系列郵箱，或者 QQ 郵箱的別名——@http://foxmail.com 郵箱都可以選擇。儘可能的選用姓名拼音全拼作為郵箱地址的前綴。

你可以把新申請的求職郵箱的郵件，以及未來單位給你的郵箱的郵件都自動轉發到你常用的郵箱，但請務必注意接下來的設置：

在信箱的寄件人姓名以及郵件簽名的設置中，一定要寫清楚真實姓名，以及必要的聯繫方式。在設置當中去掉信紙等花哨的東西。因為在網速不好的條件下，光是載入這些信紙就會耗費很長時間，使得郵件的真正內容被淹沒。

總而言之，在拿不準領導喜好如何的情況之下，需要把郵箱當中體現自己個性的部分全都先去掉。如果公司有要求，還應該按要求給自己的郵箱簽名換上公司的統一模板。

還有，請記得把簡歷保存為 PDF 格式。

4. 確定主題和收件人

在寫信時有一些基本的原則，但是很容易被人們忽略。哪怕是已經工作幾年的人，有時候也會犯這個毛病。

• 一封郵件只寫一個主題。

  在一封家書之中包羅萬象那是上輩子的事情。電子郵件是沒有成本和時間差的，所以寧可把所有的主題都拆開，分成四五封郵件發送，也不要把所有東西都寫在同一封信里。

• 主題應包含所有核心關鍵點。
  郵件的主題應該怎麼寫呢？比較下面兩個主題：
  ——「報告」
  ——「XX 部門 3 月 1 日下午關於 XXX 問題的處理結果報告」
  不用說大家也知道該選擇哪一種寫法。
• 同一件事情的發起——跟進——考核在同一個線程完成。
  所謂線程，是指原郵件，回復郵件，回復上次回復的郵件等組成的一長串郵件的集合。多數郵箱服務的網頁版，都支持把同一線程的郵件及其回復放在一起，看起來像是聊天界面。所以，多次回復之後郵件標題有一長串的「Re: Re: Re: Re: Re: Re: 」，可以刪掉多餘的，只留下一個 Re: 就行。
• 緊急郵件發布同時在聊天工具，電話等地通知。
  就像上面說的一樣，打電話往往可以確保你聯繫到對方，起到確認收到郵件與否的作用。
• 仔細檢查收件人。
  首先，區分「回復」和「回復全部」。公司群發郵件一般是通知，如果確有必要回信，只回複發件人，不要群回。
  其次，「抄送」的意思是抄送給的那個人必須知道，但沒有義務回復。一般是抄送給上級領導或者大 Boss。只有和你的直接主管達成共識以後，才抄送更高的領導。

5. 撰寫正文

• 轉發郵件時，要及時摘除不適合轉發的信息。
  在說其他事項前，這條是最重要的。什麼是「不適合轉發的信息」？簡單說，沒必要讓對方知道的都要刪除，而不是你覺得對方知不知道都無所謂的就留著。
• 推薦去掉所有正文樣式。
  在有些郵箱（比如 Gmail）選擇純文本，另一些（比如網易郵箱）選擇系統默認的字體和字型大小，不要用奇怪的字體、字型大小或顏色。
• 長文字直接寫入正文，不要只放在附件里。
  如果文字帶有圖表，用（圖 1）（圖 2）等佔位符表示圖片位置，將配圖命名為「圖 1.jpg」「圖 2.jpg」等插入附件。然後，再配上同樣文字的 DOC/XLS/PPT 或者 PDF 格式副本。
• 在正文開頭附上目錄。
• 寫完要檢查，避免錯別字。
  對外郵件要用上你知道的各種文明用語。你在和客戶或合作夥伴面對面的時候怎麼說，就在郵件里怎麼寫。

6. 附件

• 要提示收件人查看附件。
• 郵件正文的副本要放在附件里。
  如果是未定稿，採用 DOC/XLS/PPT 格式；如果是定稿，採用 PDF 格式。考慮到某些電腦不支持 DOCX/XLSX/PPTX 格式，保存時要選擇兼容模式。
• 附件超過 4 個要壓縮打包。
  ZIP 格式壓縮包是絕大多數電腦都可以打開的格式。如果你安裝了國產壓縮軟體（比如好壓），切記 不要 直接點下一步，保存為它們專屬的格式！
• 一般不要發布特殊格式的附件。
  比如，Xmind 和 Mindmanager 同為思維導圖軟體，但格式不兼容。不過，它們都可以導出為圖片或者 PDF 格式文件。請替收件人著想，他們很可能是在手機上看郵件。

那麼，祝各位求職和工作順利！

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