用Excel巧做項目管理（附模板下載鏈接）

關注公眾號 PM圈子，回復 甘特圖 即可下載模板和教程資源。

1

任務分解

任務分解是成功項目管理的第一步。也就是WBS。

如何進行WBS分解:目標→任務→工作→活動

/ WBS分解的原則 /

• 橫向到邊即百分百原則——指WBS分解不能出現漏項,也不能包含不在項目範圍之內的任何產品或活動。
• 縱向到底指WBS分解要足夠細,以滿足任務分配、檢測及控制的目的。

/ WBS分解的方法 /

• 至上而下與至下而上的充分溝通
• 一對一個別交流
• 小組討論

/ WBS分解的標準 /

• 分解後的活動結構清晰
• 邏輯上形成一個大的活動
• 集成了所有的關鍵因素
• 包含臨時的里程碑和監控點
• 所有活動全部定義清楚

總之，無論是使用excel，還是使用project，或者是其他工具，任務分解是第一步，學會分解任務,只有將任務分解得足夠細，你才能心裡有數，才能有條不紊地工作,才能統籌安排時間表 。

任務分解之後，你可以使用excel來自定義你需要展示什麼信息。我的建議是至少展示以下信息：

1. 任務定義：即使線下溝通過，但是在這裡的撰寫，還是要儘可能定義清楚，是「確認」還是「交付」，或者「完成」，在工作量上是不一樣的概念。

2. 最晚開始與截至日期：這裡沒有用「時長」和「開始時間」，而是用了「最晚開始」和「截至時間」的組合，是因為，截至時間是每項任務經過最終的deadline加上討論得到的每項任務的「時長」倒退得到的。

所以，截至時間是每項任務必須要保證的。我只需要每個負責人知道這一點。而最晚開始時間是截至時間減去「時長」得到的。

但是最早開始時間我並不關注，他們什麼時候都可以開始，但是我會根據這個最晚開始時間來發出提醒——根據你進行的資源評估，你再不開始就來不及了～

3. 關聯任務：設置前置和後置關聯：對於任務之間的影響關係一目了然。A任務<：代表受前面A任務影響，若A任務不完成，我無法開始。>A: 代表本任務是下面A任務的前置任務，若本項任務不完成或有延遲，下面A任務會受影響。這個後面再細說。

4. 當前狀態：項目管理表需要每日檢查，時時更新，並將重大變化時時通知給相關方。當前狀態可以讓每項任務的完成情況一目了然，並將延遲的任務重點標識出來。

5. 負責人：每項任務都需要指定一個負責人，而時間點和交付物的標準已經得到了該負責人的正式確認。

2

順藤摸瓜的任務關聯

當犀利哥來找你說，我的任務的截止時間點我不能保證，我要延後2天，通過這個後置關聯，你能夠馬上給犀利哥解釋說，你的截止時間如果要後延，會導致你的後置任務即1.8無法如期開始，當我們在看1.8任務時，又會發現1.8若有延遲，會影響2.6無法正常開工……因此，若要中途調整項目任務，就需要將相關方叫到一起，評估調整的可行性——一切都要保證最終的關鍵里程碑。

3

花花綠綠的甘特圖

雖然顏色是土了點，但是將甘特圖標註不同的顏色，真的很實用。這個甘特圖的顏色和「任務分解」部分的人名顏色是相關的。在一個小項目里，很容易為各種角色指定一個標誌色。如此，他打開這個計劃表，直接搜尋他的標誌色，就對他的任務非常清楚。

——在項目經理排資源時，也很容易一眼看出某人的資源利用情況：有沒有因為並行任務太多而導致某人資源過度飽和，有沒有有效利用某人的資源等等。

在複雜的項目里，還可以藉助excel的顏色篩選，直接將某個人的任務全部篩選出來：

【心得】

• 盡量確保資源得到最大的利用，通過甘特圖的形象化展示，你可以對你的項目小組的人每個時間在做什麼一目了然，基本上不會出現空白的階段，如果不受其他項目的影響，所有人的資源都在這張圖裡了。
• 盡量保證一個人的資源不會在多條任務里並行，除非是兩個任務都是50%的資源投入，且必須要一個人同時做——比如上圖裡的犀利哥的任務時間，出現了並行，就是不太合理，需要被規避的。
• 使用不同的顏色來標註任務，讓多人協作時，只看顏色就清楚自己的時間點是什麼。

4

關鍵里程碑

所謂關鍵里程碑是一個階段工作必須要保證的時間點，而這個時間點的順利完成與否，決定了里程碑以後的各項工作能不能也保證順利進行。如果關鍵里程碑都無法保證，將意味著里程碑以後的各項任務要重新調整。

將關鍵里程碑標註為醒目的紅色，並加上里程碑說明，是一個不錯的辦法。

5

強大的篩選功能

excel提供了強大的篩選功能，讓你在管理複雜的任務時，也能夠遊刃有餘。

/ 按負責人來篩選 /

/ 按當前狀態來篩選 /

6

凍結窗格，讓軟體更加像project

我們也期望excel做出來的計劃表，能夠在拖動查看視圖時，日期行和任務行能夠鎖定在原地不動。使用excel的窗格凍結功能能夠輕而易舉達到目的。如圖所示：點擊你期望凍結的窗格交叉點窗格，點擊凍結窗格，即達到目標。

7

與Project相比的不足之處

1. 甘特圖不能夠自動生成，需要手動去填充顏色。每次去更改和調整時間，都需要去重新填充一下甘特圖。

2. 無其他project提供的高級功能（鑒於我確實沒有深入研究過，所以也不清楚，但是貌似目前也不需要那些功能）

8

如何製作

/ 做法 /

• Step1：預留左側6列
• Step2：將其餘列選擇足夠多，然後「右鍵」選擇「列寬」，將列寬改成1.8-2.5之間即可
• Step3：預留以上3行，左側6列以上3行用以寫項目名稱以及任務分解欄位名，右側被改變列寬的頭部3行，用來填充日期。
• Step4：日期與星期填充，excel其實有強大的自動完成功能，不過日期目前我還沒找到自動從今日開始填充的方式，星期的填充，你可以輸入一，二後直接使用自動填充工具完成。

• Step5：輸入已經確認的任務分解結果，輸入已經排好的日期，並根據這些填充甘特圖
• Step6：適當美化，保存分享

9

小功能

1. 自動填充真實的日期（星期是已經實現了，但是日期到了30，31號不能夠自動從1開始填充）

實現辦法：在第一個日期的單元格（假設該單元格是A1）中填入起始日期，比如2010/12/01，在其後的單元格中輸入公式=A1+1，然後橫向拖曳即可。

同時為了使2010/12/01顯示為「1」，可右鍵選擇「設置單元格格式」，在自定義類型中輸入d

2. 每次打開軟體，將當日的列自動標註紅色

假設日期在A1單元格中，選擇格式菜單中的「條件格式」，選擇公式，然後輸入= IF（A1=today（）,true,false)，將底色設置為紅色即可（heidi目前沒有實現整列標註紅色，只是單個單元格標註成了紅色，以後再研究研究～）

當然，軟體和工具只是軟體和工具，計劃如果不在日常工作中時時檢查，仍然就只是計劃，不能真正發揮價值。

excel來做項目管理的好處是一般人的電腦上都會安裝excel，便於你共享項目計劃，但是依然要不斷地進行「過問」，及時更新項目每項計劃的進度，才能夠真正發揮出項目管理的作用。

關注公眾號 PM圈子 回復 甘特圖 即可下載甘特圖模板及製作教程

推薦閱讀：