走進HULU：辦公室智能化及未來辦公場所趨勢 | 知行最前沿

說起智能化辦公，各位資深行政er們不免覺得老生常談，大家紛紛表示人臉識別已經在逼著技術部開發了，智能新風系統的預算也批下來了，這個話題就直接pass吧？？？

NoNoNo……稍安勿躁，為智能化辦公正名，不如看完這次《知行最前沿》——辦公室智能化及未來辦公場所趨勢再下結論吧！

本期活動由知行club聯合「五大行」之一的CBRE（世邦魏理仕）與全美排名前10的視頻網站Hulu共同舉辦。

活動在位於望京浦項大廈的Hulu公司進行，理由是：Hulu不僅裝修風格頗具特色，更是智能化辦公的代表。

因此在內容分享前，嘉賓們便跟隨Hulu行政負責人楊子姐姐的步伐，先後參觀了Hulu的前台、辦公區、休閑區、茶水間等場所。

Hulu公司（無前台的智能訪客系統）

Hulu公司辦公區

（統一的自動升降辦公桌是眼紅的存在！！）

參觀結束之後，一大票Hulu的迷弟迷妹由此產生！

接下來，大家在中型會議室坐定，由知行負責人蔡家偉先生進行開場介紹，活動主講嘉賓是CBRE（世邦魏理仕）高級項目經理、業務拓展經理吳清舟先生。

知行曉政負責人蔡家偉先生介紹各位嘉賓

CBRE高級項目經理吳清舟先生

此次分享，吳清舟先生從四個維度來展開：首先介紹智能辦公的標準概念，讓大家對於今天的話題有了宏觀的把握，之後詳細闡述關於智能辦公的手段、互聯網企業裝修風格以及未來辦公趨勢等三個方向的專業觀點。

讓我們馬不停蹄進入正文：

一、何為智能辦公？

目前大多數企業對於智能化辦公還處在將各種感測器和設備聯?進?遠程控制的自動化階段，但是隨著數據化行政的推進，自動化辦公也將逐漸實現。

未來的智能化辦公，最主要的是要將? 、物、空間的互動進?管理，並且將數據結合雲端形成終端採集、遠程控制、軟體管理、大數據學習、分析、預測、結果的系列反應。

擁有多年實戰經驗的吳清舟先生在解釋清楚智能化辦公概念之後，向大家舉例介紹了辦公室智能化如何實現以及實現過程中需要注意的細節問題。

一起來看看企業領頭羊們究竟在智能化辦公領域甩我們幾條街？

二、智能辦公的手段

1.WIFI系統含精確人員定位

WIFI系統員工定位是指將員工的手機和電腦通過獨立設置的WIFI接入定位系統，由定位系統整理所有員工的數據進行分析反饋，這一數據有利於行政更好的服務於員工，但是在設置過程中，也需要企業高度重視員工的隱私並妥善保護。

2.人臉識別系統

人臉識別是用攝像機或攝像頭採集含有人臉的圖像或視頻流，自動檢測並對檢測到的人臉進行處理的一項技術。

這項技術是對員工和公司的雙向解放。員工來無須再攜帶員工卡、重要訪客可以直接進入、陌生人闖入可自行報警等許多好處，行政工作中執行的便利也促使人臉識別技術普及程度不斷提高。

3.音視頻系統

音視頻系統在工作中有許多應用場景：視頻會議系統、電話會議系統、高清投影儀+投影幕、遠程會議注釋保存等，但是該系統對於設備要求較高.

而這些應用場景深受員工歡迎，所以行政人在設計之初，就需要全面考慮這方面的問題。

4.聲遮蔽系統

聲遮蔽系統並非是消除聲音，而是通過一種白噪音將自己的對話內容變成對方難以聽清，即使近在咫尺。

根據下面圖示，在不同的聲遮蔽系統覆蓋的區域，彼此的聲音會被聲遮蔽系統影響，但是不會影響同一個遮蔽系統覆蓋範圍內的對話。

大開間辦公室採用聲遮蔽系統，即人為製造低頻噪音（白噪音），以確保各個工位之間談話的私密性。

但是目前對於低頻噪音是否對人體有害，眾說紛紜。因此在考慮對保密性要求較高的空間使用該技術時，要做好前期調研工作。

5.會議預定系統

會議預定系統不僅僅是預定方式的多樣化如：手機預約、郵件預約、前台預約、會議室門口預約屏預約等等。

更多的是預定過程的全程優化：

a.會議室門口設置門禁，非與會人員沒有開門許可權；

b.可提前取消，自動續時；

c.當出現會議室預約衝突時，提前通知雙方進行協商；

d.聯動會議室的AV系統，可提前設置會議性質，系統自動調整需使用的設備，並在會議開始之前準備就緒。

目前部分大型公司都已經有了自己專屬的會議預定方式及預訂系統。如：Google使用Gmail加線下觸摸屏；普華永道用獨立開發手機郵箱預定系統等。

每個公司的會議預定系統都是根據本公司的實際業務情況綜合考量設置，這就是對傳統會議預定系統的顛覆，而行政er們在設定和開發預定系統時，可以參考下圖所列問題及建議解決方案。

6.訪客管理系統

訪客管理系統會針對不同的客戶類別進行具體化處理，減輕行政前台的工作量，提高工作效率。

a.新客戶，自動登記；

b.老客戶，自動識別並通知對應的客戶經理；

c.VIP客戶，自動記憶客戶數據，如喜歡的溫度，燈光的亮度等等；

d.客戶預約登記，由客戶經理完成；

e.聯動會議預定系統，提示相關會議室位置。

HULU科技訪客管理系統

本次走進HULU科技活動中，前台的訪客管理系統十分搶眼，來訪客人可在系統中自行操作，高效有序。

揚子女士介紹說，這套系統已經完全取代了前台，極大的節約了人力物力。

7.信息發布系統

?發布企業信息的實時信息；

?為員工設置可控單個信息發布屏的許可權，使員工可通過信息發布屏向客戶介紹企業信息及其他相關內容；

?聯動BA系統，發布室內環境空氣品質；

?聯動會議預定系統，發布會議室預訂信息。

8.智能燈控系統

幾乎每一個行政er們對燈控都急需一個配套的節約用電智能解決方案，而不是靠「隨手關燈」這樣的標語被動執行工作。

所以大家在參觀時紛紛表示對HULU科技的燈控系統非常感興趣。

HULU科技的大開間辦公室燈具採用時間控制+光感探測器，檢測日照強度，充分有效利用自然光照，符合人體生理鍾，控制照明燈具亮、暗或關閉。

大開間辦公室的燈採用上下可調節漫反射型燈具，優點是：避免眩光、員工可進行個性化調節，以及節能。

會議室、電話間等區域採用紅外+移動探測器(motion sensor)，當有人使用時開啟。

走道採用時間控制，在加班時間採用低照度。

茶水間、休息室等空間採用移動探測+延時關閉。

9.樓宇設備自動控制系統

檢測室內的空氣質量（如二氧化碳濃度、溫濕度、VOC，PM2.5等），控制監測空氣過濾設備、新風裝置、風機等設備、並聯動信息發布系統發布相關信息。

通過室外空氣質量探測器，判斷空氣質量，有選擇性的抽取新風，保證室內空氣質量，通過室外溫濕度感測器，進行自動季節性的供暖及製冷，聯動遮陽裝置及燈光控制，進行有效阻熱，並提供舒適的散射自然光。

聯動人員定位，提供相應空間的環境數據，以確保員工在舒適的環境中工作。

10．空氣凈化系統和方式

近年來我國空氣質量堪憂，尤其是在人口集聚的北上廣深地區，霧霾更是成為居民身體健康的一大殺手。

因此許多公司在設計時將空氣凈化系統的設置列為重中之重，下圖是目前較為先進的空氣凈化系統的簡介圖：

以上介紹的均是目前大中型公司在實現智能化辦公領域的先進做法。

乍一看去，科技感令人驚艷，成本也節節攀升，但是做好智能化辦公並不是要求行政人將講到的內容一一照做，選取本公司亟待解決的問題或者需要改進的地方，由點切入，逐漸改善才是良策。

三、未來辦公的趨勢

關於未來辦公場所趨勢，我們行政人應該有所思考。

1.模塊化

通過辦公室裝修的模塊化達到更大的靈活性，可以根據需求進行不同空間隔斷的變化，以獲得空間更高的使用效率。

2.租賃化

將CAPEX變成OPEX，以節省初步裝修成本的過高投入，通過租賃的方式將現金流攤到運營成本以減輕資金上的壓力。目前市場上員工位，員工椅，AV設備等等都在出現租賃形式。

3.標準化

通過辦公室裝修的標準化可以實現：

a.裝修風格和設計的標準化；

b.裝修材料的標準化；

c.機電設計原則的標準化；

這樣可以最大程度上減少多樣化帶來的時間成本以及單價的控制難度。

小會議室標準化示意

中會議室標準化示意

4.智能化

智能化一直是個趨勢，智能化可以使得辦公空間使用起來更加有效、舒適、便捷，實現以科技依託以人為本的原則。

分享的最後，吳先生表示智能化辦公是科技發展的趨勢，作為最該想在公司前頭的行政人，我們需要順應發展趨勢，理智、理性的對待「智能化」。

在提高工作效率、促進員工健康、降低行政成本等多重要求下，結合本公司實際情況，在最大程度上發揮「智能化辦公」所帶來的益處。

Hulu科技的智能化辦公場所設置就身體力行了這個認知，從由智能訪客系統取代前台到智能燈控系統無一不在向我們傳達Hulu科技公司帶給觀眾簡單、高質量、可信賴作品這一理念。

最後

以上就是本次活動的全部內容，來自知行小分隊9月9日Hulu科技報道。

希望知行club成員以及行政大家族的每一個人都能在每一次的活動分享中，汲取自己所需，提升專業素質，打破職場邊界，得到飛躍式成長。

以上