如鑽石般閃耀的專業行政管理 | 專訪東方集團行政負責人王越

知行大咖說 第七期

王越，其實本名叫王悅，她希望能不斷超越自己，便在工作中使用「王越」這個名字。她聲音輕柔優雅，但邏輯清晰、思維敏捷，多複雜的事情到她這裡三言兩語就能解釋清楚。

入行16年，她從最基礎的工作干起，現在是東方集團行政負責人。

對於這16年的成績，王越輕描淡寫一帶而過，她更願意多分享她工作中的經驗：「行政工作一個可以深度挖掘的工作，這裡面有很多事情可以做。」

一、行政工作第一層：解決需求，完成任務

2001年，大學畢業的王越進入新浪公司「成為一名最基礎的行政人員」。

「我是從一家外包公司進到新浪來的，最後由一個外包人員轉成正式員工。」

回想在新浪的幾年，她做了很多基礎性的工作。從「幫總裁秘書整理名片」這種小事做起，慢慢升為行政主管：「當時叫小管家，管得都是前台，會議服務員，保潔員這樣。」

她很感激在新浪的四年，新浪給她奠定了做好行政工作的基石。在新浪，她學會了「行政工作是怎麼乾的「這件事。「這是一個認知的形成過程，行政工作在我這逐漸形成了一套邏輯與體系。」她感嘆道。

從新浪離開，王越跳槽去了騰訊。當時的騰訊還是一個很年輕的團隊，不同於新浪的已有的成熟體系，騰訊更多的需求在於創新地思考與不按部就班的創造。

用她的話說就是：「要絞盡腦汁地做兩個事情，一個是把服務細化細化再細化。另外一個就是想出各種好玩的方法，帶著員工玩。」

在騰訊期間，王越挖空心思考慮：「在同等預算的情況下，如何把錢花得讓員工覺得更開心。」

為了增添辦公區的樂趣，她幾乎看遍了全北京的自動售貨機，騰訊辦公區甚至有「自助售賣土豆泥」的機器。她依然覺得不滿意，「自動售賣機的東西還是不全，我們就弄了個小賣部」。某年騰訊司慶，王越和她的團隊在汽車電影院搞了一出「嘉年華」。給每一個部門一個小攤位，提供水電等必需品，看誰的攤位晚上的收入最高。

她印象最深的一年，是與同事們搞了一出與「春晚倒計時」一樣的跨年年會。她和同事們不僅完美地控制了節目時間做了精確的倒計時，還開創了最早的「直播」。他們利用騰訊的視頻團隊技術，在現場搭建了很多屏幕，主持人帶著攝像機遊走在觀眾、後台等各個地方隨機採訪。節目還沒開始，現場的熱烈氣氛就已經被調動起來。

「以人為本，員工只要提了需求，我們就要去解決。」她總結在騰訊工作期間的感受這樣說道。

二、行政工作第二層：改變思維，引導管理

因為公司搬家，當時孩子還比較小的她離開騰訊，去了一家國際知名的知識產權公司。這個行業與互聯網公司開放、隨意的氣氛完全不同。

公司對於員工著裝標準、桌面整潔都有一定的要求。在她加入之前，這些工作都由HR管理。HR對於違規的員工唯一的辦法就是罰款，與員工沒有更深的溝通，站在了員工的對立面上。王越到崗的時候，員工甚至開始對HR的高壓管理已經有了抵觸情緒。

王越知道，解決問題不能僅靠高壓政策，領導要的是結果。她找員工談心，發現了問題所在。一是大家沒意識到著裝的重要性，另一個是大家不知道在哪裡能買到合適的正裝。

找到問題，就好解決，先解決思想上的問題：「我給大家做培訓，第一關鍵就是商務著裝和禮儀的重要性。當時有一句話現在還記憶猶新，就是你想成為什麼樣的人，可以先穿成他的樣子。」

先梳理了思想意識，再幫員工解決「不知道哪裡買正裝，沒有合適我身材的正裝」等實際問題。為此，她還開創了一個新的「事業領域」：「我們當時是最早把團購的概念應用到企業裡面的。」事後她還與家人開玩笑說要是知道後來團購這麼火，應該接著做下去。

王越選了性價比最高的服裝供應商上門量體裁衣，同事們可以用最優惠的價格定製春夏秋冬全套正裝。同時，她聯繫了洗衣店的供應商，周五取衣洗好周一送到辦公室。員工還可以找行政做託管，讓清潔阿姨把洗好的衣服掛在他們的衣櫃里，周一換上就可以。細心的王越還準備了大量的領帶，以備員工突然需要領帶的情況。

解決了基礎問題後，王越開始用「指導性的方式去做管理」。

她和團隊把完成任務的優秀團隊與同事做成培訓材料，給員工一種「正向引導」。給新員工做入職培訓的時候，就用這些材料舉例。看到身邊人的做法，員工們自然就會按著這個方向去做。

此外，王越還建立了公司合伙人級別的車輛檔案，整合了車輛相關產品的供應商，提醒合伙人處理車的各種問題。在公司業務層面，因為知識產權認郵戳上的日期的特殊性，和每個國家對於接收知識產權文件有不同的快遞規定。她還綜合郵政、各種快遞公司，做出了一份合理的快遞供應商資源，最大程度上為公司爭取了知識產權申請時間上的優勢。

王越細心周到的工作得到了當時老闆的肯定：「行政還是要找一個有見識的人，有見識才能把事情做得周全。」對於老闆的誇獎，她有自己的想法：「要讓大家先認你的服務，才能認可你的管理。」

三、行政工作第三層：沉澱思考，凝聚價值

東方集團不同於王越之前服務的公司或者行業，其員工眾多，產業多樣。領導、員工需求都各不相同，有共性也有特殊性，這一切都需要王越去「通關」。

入職後，她開始著手梳理公司流程。首先她建立了集團「崗位、工作流程說明書」，統一規定了接待流程、會議服務流程等項，關於杯中的水應該處於什麼刻度都有詳細規定。說明書簡單明了，語言表達不清晰的就用圖片示意。每個人使用起來都很方便，她說這麼做的目的是要把行政能提供的服務最大化、精細化。

慢慢地，大到固定資產管理、工商檔案管理，小到司機、前台甚至供應商的服務全部有固定流程。「這麼做下來的結果就是不管前台人員怎麼變，感受到的服務是一樣的。」

她強調設定流程的：「細化，量化，標準化。」

流程梳理完畢，王越主導建立了東方集團的OA系統。流程制度經得起推敲，才能經得起OA系統的考驗，否則就會有問題。針對東方集團的特殊性，方便不同部門間的合作，王越還特別設計了一個「跨公司/跨部門」選項。

OA系統使用到現在，東方集團已經實現無紙化辦公，100%線上流程。再也沒有她初到集團「紙片滿天飛」的情景。

不過，王越更得意的是自己的手下慢慢成長起來。在她看來，什麼成績都比不上一個人能力的成長。

四、最後

曾經有領導對王越說行政工作像「空氣」，感受不到存在但也離不開。

她卻不這麼看：「空氣太簡單了，行政最普通的要求，才是做到空氣的水平。」她說：「一個好的行政管理人員是能夠為企業做到危機防範增光添彩的，好的行政可以做成一個鑽石。

在將自己的工作凝聚成鑽石的路上，王越也表示還在努力學習、吸收更多的養分。對於行政領域的交流與學習，她也總是表現出強烈的興趣。

「行政很有意思，值得一探究竟。」她笑著說。

以上

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