勒索病毒席捲全球，給我們文檔管理帶來什麼樣的警示？

近日，一種比特幣勒索病毒侵襲了全球，目前全球已有10萬家組織和機構被攻陷。這個病毒攻陷目標以後，會鎖死用戶數據和電腦文件，並給用戶發去勒索信，要求用戶支付價值300-600美元的比特幣贖金。如果在規定的限期內不支付贖金，將「撕票」，文件將永遠恢復不了。

對我們大多數用戶來講，一旦中毒，基本上意味著被加密的文件破解不了，永遠都都打不開了。

如果電腦上保存了重要的技術資料，現在所有的文檔都打不開了

如果馬上就要召開一個重要會議或談判，現在所有的資料都沒了

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這給公司將造成無法估量的損失！

那我們應該如何管理電腦中的文檔，才能避免出現這種情況呢，兩個字：

備份！

方式詳見《「偷懶」的技術：打造財務Excel達人》贈送禮包中「電腦文檔管理技術」PPT中所講

註：為提高備份的效率，可以使用微軟windows系統中的「公文包」功能。

方式二：用軟體備份

使用同步網盤等軟體。只要電腦上文件一修改，會立即同步到伺服器，並且，一些同步軟體還會保留歷史版本、誤刪恢復功能，這樣文檔就更安全了。

註：PPT中所提到的金山快盤已於2016年8月就不提供個人文檔存儲服務了，可以用其他同步網盤替代。

採用以上方式管理我們的文檔後，即便中毒，文檔被加密或刪除，由於有備份，損失可降到最低。

最後，將《「偷懶」的技術：打造財務Excel達人》第一章中所講的「安全性原則」附後，希望給大家帶來一點啟示，增強數據安全意識，保護好個人和公司的數據。

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6、安全性原則

使用Excel處理數據時一定要注意數據的安全，否則輕則導致數據丟失，一切都要從頭再來，重則造成數據錄入錯誤、分析結果不正確，給公司帶來經濟損失，也影響自己的職業前途。

安全性原則具體要求如下：

? 數據安全

要分發的表格一定要注意保護工作表，僅允許其他用戶修改可以修改的單元格；

如果引用了其他工作簿的數據，在不需要鏈接時就應斷開鏈接，以免源表格被刪除或移動後，造成本表數據丟失；

斷開鏈接的方法：點擊【數據】選項卡→編輯鏈接→在彈出的「編輯鏈接」對話框點擊右側的「斷開鏈接」 按鈕。

養成定期備份數據的習慣。如果你發生過因表格損壞或因誤操作而將原表格替換掉，導致辛苦幾天做出來的表格眨眼間灰飛煙滅的悲劇，體會過那痛徹心扉的懊悔，你應該知道這習慣是多麼的重要和必要；

臨時性操作應在文檔備份上進行，以免誤操作替換掉原有數據。

? 信息安全

除了保證數據安全不丟失之外，還要注意公司和個人信息的安全。不注意保護信息安全，可能會給公司和個人帶來無可挽回的損失。攝影愛好者冠希筒子就是不注意個人信息安全而引發了人間悲劇。

表格在對外發布之前，一定要檢查有無敏感數據、有無不能提供的數據未刪除。這些數據可能在隱藏的行列中、也可能在隱藏的工作表中。

我們來看一個因未刪除隱藏工作表而造成信息泄漏的真實案例：2013年11月河南某農信社在官方網站發布考生面試成績公告，考生下載後發現除了公而告之的成績單，在隱藏的工作表中居然還有一份不一樣的成績單。不管這兩份不一樣的成績單是因為「第三方公司的技術性故障」，還是因為某些「你懂的」原因，總之，這是兩份成績單，這是兩份不一樣的成績單，這是兩份看了會讓人「浮想聯翩」的成績單。我們不從法律和道義的角度評判此事，單純從Excel操作者的角度來講，將另一份成績單隱藏了事，然後對外發布，這是對單位數據信息安全極端不負責任的行為，這樣的行為是不可饒恕的低級錯誤。

日常工作中，我們在對外發送表格前應該使用文檔檢查器進行檢查，將隱藏的行、列、表一次刪除，避免因疏忽而泄露了公司的重要機密信息。我們以《表1－7 使用文檔檢查器檢查工作簿》為例介紹檢查方法（如圖1－12）：

打開示例文件《表1－7使用文檔檢查器檢查工作簿》→【文件】菜單→信息→檢查問題→檢查文檔，在彈出的「文檔檢查器」對話框點擊「檢查」按鈕。

圖1－12 使用文檔檢查器檢查文檔

檢查結果如圖1－13：

圖1－13 文檔檢查結果

針對檢查的結果，可根據情況直接刪除或返回修改。

關於信息安全，需要特別提醒的是，透視表是會隱藏明細數據的，即使我們已經將源文件刪除。因而，在對外發送帶有數據透視表的表格時一定要注意透視表的源文件是否有敏感數據，如果有敏感數據，建議將透視錶轉換為普通的表格，再對外發送。

比如示例文件《表1－8 透視表也會隱藏數據》是根據《表1－1 合同登記台賬》中的「工作表規範 (整理後)」工作表生成的數據透視表（如圖1－14），生成後，將源文件「工作表規範 (整理後)」工作表刪除。

圖1－14 數據透視表也會隱藏數據

從表面上看，此表格只是一個反映匯總情況的透視表。但是如果我們雙擊透視表總計行的E9單元格，工作簿馬上像變魔術一樣新增了一個表格（如圖1－15），表格的內容就是源文件的全部內容。

圖1－15 數據透視表所隱藏的數據

nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn另外，在工作中遇到問題，在網上尋求幫助時，應該使用模擬數據，至少要刪除或修改公司的名字，同時將那些人名、身份證號、賬號等敏感信息刪除。

點擊下面的鏈接試讀《偷懶的技術》

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