行政，我遇見的最好的事業 | 獨家專訪宇信科技集團行政總監丁燕

————————知行大咖說 第三期

「我不是什麼大咖，我只是盡我能力去做好我的工作。離真正的大咖還遠著呢。」

她態度謙和、語氣溫柔，講到興奮之處眼裡又會閃爍出自信、驕傲的光彩。

她從不浮誇地認為自己做的多好，只是堅持、踏實去做，並且真的愛著這份事業。

她說：「好的行政並不喧賓奪主，而是默默的體現自己的價值，讓大家在潛移默化里享受你帶來的服務。」

在她身上你能看見歲月沉澱的氣質與風華，卻不見惱人的皺紋。時間的痕迹在她身上找不到一點線索，相反，我想到了一個很「俗套」的詞：歲月靜好。

她是宇信科技集團行政總監，丁燕。

三種思維，缺一不可

十三年的行政從業經驗已經把「專業」融入到她的骨子裡，整個訪談下來，「管理」、「服務」是最高頻辭彙。

每個行政總監都有自己的工作方法論，在丁燕看來，做行政要具備三種思維：員工思維、專業思維、老闆思維。

「行政人是一定要有同理心的，要注重員工的感受。」站在員工的角度考慮他們的需求，而不是居高臨下給他們提供什麼。同時還要明白怎樣化被動為主動，調動大家的積極性，這就是掌握「員工思維」。

在宇信的這麼多年，她一直在思考、觀察、了解員工們的需要，這也是她行政工作的出發點。

因為公司性質的不同，宇信的許多員工都分散在全國各地做項目。有一次，一位員工聯繫到公司行政，他問能不能拍一張帶logo的公司大樓照片給他看看，因為他入職以來還從沒看過總公司......

這件事對她的觸動特別大，她明白針對不同的公司情況，面對每個有不同訴求的員工，她需要做得更多。

「我希望我們的微信公眾平台是有情懷的，不僅僅是簡單的發布公司新聞，而是向大家分享公司的各種新鮮事兒、新的活動、各種政策福利。我們走進每一個部門、每一個項目，寫每一個員工自己和身邊的故事，同時通過線上的手段，連接了每一個宇信人，不管你在天涯海角」。

另外，丁燕還組織員工建立了足球俱樂部，有的員工通過公眾號了解到行政這裡有平台，就主動找過來想要建立宇信自己的太極群，把公司同好都拉進來。通過這樣的手段，調動起員工參與公司活動的積極性，這就是化被動為主動的管理方式。

為了了解員工，她還經常主動跟業務部門聊天，她認為：「行政一定不是低著頭做事，你要抬起頭看路，也要回頭看看有沒有走偏，看員工真正需要的是什麼，千萬不要自嗨。」

▲宇信辦公室一隅

除了「員工思維」，「專業思維」和「老闆思維」同樣重要。

員工思維決定了你的出發點，專業思維決定了你工作的完成效果，老闆思維則決定了工作成果的意義與高度。

從一件事當中就可以看出這三種思維方式的體現：

宇信的「司齡禮物」是企業文化當中重要的一環，也是對員工的肯定與鼓勵，在宇信是相當受重視的。

為了挑選合適的禮物，丁燕把選擇權交給了員工，由員工自己挑選並最終投票決定，還為禮物加入定製元素。

例如：帶有專屬工牌的獨一無二的行李箱，印上員工姓名和工號的十年金徽章，這些禮物讓即使身在外地的宇信員工也倍感親切——這就是員工思維。

通過嚴格的供應商評審，以及項目流程管理，把控整個禮品的設計、生產、派發等各個環節——這是專業思維。

讓員工感受到公司的關懷、體現企業文化，增強凝聚力，同時控制成本——這是老闆思維。

這樣貼心的小事還有很多，比如在公司女洗手間內放置衛生棉，讓生理期的女同事不再尷尬；招員工餐廳供應商先選兩家，每家試吃兩周，讓員工打分，選出滿意度最高的；考慮到下午員工容易犯困的問題，在午休結束後用眼保健操喚醒大腦等等......這些事情都是三種思維方式共同作用的成果。

好的行政就是這樣，用自己的工作溫暖著公司里的每個人，不管是員工還是老闆。就像她所說的：「好的行政，就是潤物細無聲。」

有時候不是被老闆管，要學會「管理老闆」

行政工作並不全是暖心與幸福，在許多時候也必須表現得雷厲風行與強大幹練。

比如寫字樓的買賣、租賃、辦公室裝修，非常考驗行政的談判、溝通技巧與專業性。

在剛剛結束的新辦公區裝修工作中，丁燕向我們展示了一個專業行政的過硬本領。

從開始的需求調研，到選址、租賃，到與裝修公司和物業協調方案，再到施工隊進場，監督施工質量，最後配合消防部門的驗收。這一系列工作丁燕完成得舉重若輕。

▲宇信公司前台接待區

丁燕向我們分享了兩個重要的竅門：提升責任心與學會「管理老闆」的預期。

責任心不用多說，只有認真負責的態度才能把事情做好；但「管理老闆」是一門大學問。

1、老闆不了解的事情，拿出專業性來溝通：評估自己的做法可能帶來的風險？這個風險是否可控，未來去解決問題是否會花費更大精力，這些信息一定要提前跟老闆進行溝通，通過自己專業的判斷，分析所有風險點以及相應的解決方案，才能讓老闆認可你的建議。

2、不要給老闆做問答題，給老闆做選擇題：提出問題的同時就要準備好解決方案，每個方案的利弊都向老闆呈現，站在老闆的角度給他建議，這樣能最快的解決問題，同時降低溝通成本。

行政就像一個大總管，需要考慮到上上下下、方方面面的需求。溝通能力、創新能力、執行力，甚至還有很多其他專業能力，缺一不可。它是一個需要不斷學習和成長的崗位，不能夠安於現狀，而應該「不斷給自己製造難題」。

就像丁燕說的：「不斷遇到挑戰，然後去解決它，就是工作當中最high的事。而當你在工作中找到了自己的high點，那你的工作就是幸福的！」

▲ 宇信科技行政一「家」

還要不斷給自己「製造麻煩」

為了給自己製造難題，她為分散在全國的六千多員工，舉辦了六場員工運動會。

「從8月份籌備，到9月份策劃，運動會從10月份一直持續到12月份。」

這麼大的工作量，執行起來非常困難，同時，還需要藉助運動會，對外提升企業形象，對內打造員工的歸屬感。如何摒棄傳統部門之間的隔閡，增強交流，提倡公司大家庭的團隊感？這些都是她給自己出的難題。

「員工通過不同顏色門票入場，入場後領不同顏色的文化衫，穿有相同顏色的衣服的隊員，無論參不參加比賽項目，只要團隊獲獎，就都能獲得獎勵，所以大家參與度很高！在這個過程中，行政印製T恤，收集每個參賽者的衣服尺碼，包括員工報名，包括入場流程都帶來特別大的挑戰，但是過程卻特別的high，員工感受完全不一樣。」

由於宇信的項目遍布全國，員工也極其分散。當一些制度下發的時候，各地的工作條件、環境都有諸多不同，更不提每個人的理解能力又大相徑庭了，在這種情況下，她有著一套極富效率的工作方法。

「在推制度的時候，把流程細化分解，都清清楚楚地寫在紙上，尤其是差旅、固定資產管理的制度管理，要求細化到所有內容都是規範性的，這樣有了一個規範，執行起來就算有偏差，也不會那麼大了。」

6600人的公司運轉得井井有條，員工幸福感爆棚，做到這一切，她的行政&文化團隊僅僅27人。

工作和愛好變得一樣有趣

在高管辦公區的門廊里，我看到一副字，「天行健，君子以自強不息。」是她向一位書法家求來的。我才知道原來她還對書法有相當深的造詣。

▲寫有CEO校訓的名家書法

「周易風水、茶道、書法、繪畫，我的愛好還挺多的！沒事的時候我會逛逛潘家園，淘淘茶具和念珠。「說著她展示起手腕上的念珠。「這珠串我有好多，都是我自己串的，一個個淘來的珠子，把它們穿起來，覺得不滿意，再打亂重做，就是一個創造，否定，再創造的過程」。

「愛好豐富其實正好幫助了我的工作，讓我的工作更有靈感和創造力。」可以看來，工作似乎也成了她的愛好之一。

至於未來的規劃？她沒有猶豫：「首先把工作做到最好，然後多一些時間分給家裡人，再留一些時間給自己。總之就是，去享受工作，享受生活吧！」

這恍若是這一個下午，我聽到的唯一一句，她為自己說的話。

以上

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《知行大咖說》是知行曉政旗下一檔人物採訪欄目。

每期將邀請一位行政大咖或者關注行政領域的大咖向大家分享經驗與見解。

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