【Word技巧】- 教會你99%的人都不會的「郵件合併」功能

在日常工作中，我們經常會遇見這種情況：處理的文件主要內容基本都是相同的，只是具體數據有變化而已。在填寫大量格式相同，只修改少數相關內容，其他文檔內容不變時，我們可以靈活運用Word郵件合併功能，不僅操作簡單，而且還可以設置各種格式、列印效果又好，可以滿足許多客戶不同的需求。

　　 1、批量列印信封：按統一的格式，將電子表格中的郵編、收件人地址和收件人列印出來。

　　 2、批量列印信件：主要是換從電子表格中調用收件人，換一下稱呼，信件內容基本固定不變。

　　 3、批量列印請柬：同上2。

　　 4、批量列印工資條：從電子表格調用數據。

　　 5、批量列印個人簡歷：從電子表格中調用不同欄位數據，每人一頁，對應不同信息。

　　 6、批量列印學生成績單：從電子表格成績中取出個人信息，並設置評語欄位，編寫不同評語。

　　 7、批量列印各類獲獎證書：在電子表格中設置姓名、獲獎名稱等，在WORD中設置列印格式，可以列印眾多證書。

　　 8、批量列印准考證、明信片、信封等個人報表。

　　 總之，只要有數據源（Excel電子表格、資料庫等），只要是一個標準的二維數表，就可以很方便的按記錄的方式從WROD中用郵件合併功能進行列印。

一 郵件合併的由來

起初單位經常要向外發送公函，工作人員需要反覆的抄寫郵政編碼、收件人信息，比如：地址、街道、電話等。郵件合併功能最開始就是從這些需求中研發出來，正是因為它的批量處理功能，大大提高了工作效率。

隨著時間發展和工作的多樣性，該功能開始用於其他領域，往往並沒有和郵件等產生聯繫，但郵件合併的名稱由來已久，所以該名稱一直沿用到現在。

二 批量製作准考證

由於郵件合併功能強大，本文不能詳盡展示其功能，只能舉其中一個用於製作准考證的例子進行講解，實例通過Word 2016進行演示。

① 準備好准考證樣表；

② 準備好需要製作准考證的考生信息，我這裡保存到Excel文件中；

③ 在Word中點擊【郵件】→【開始郵件合併】→【選擇收件人】→【使用現有列表】，選中含有上文中考生信息的Excel文件（詳見動態圖）；

註：如果Excel中有多個Sheet，需選擇含有考生信息的Sheet；此步操作之後，Word界面不會有變化。

④ 插入相應的域到文檔（詳見動態圖）；

⑤ 優化准考證樣表，因為準考證較小，可以在一張A4紙上顯示4條記錄（通過3個動態圖進行展示）；

⑥ 上圖設置很關鍵，因為我們需要在一張A4紙上顯示4條記錄，所以在前三個表格下面加上域?下一記錄?。

⑦ 表格設置完成後，我們點擊預覽結果，查看是否正確（詳見動態圖）；

⑧ 進行到這裡，基本完成了，最後就是生成全部的准考證了。通過【郵件】→【完成併合並】→【編輯單個文檔】→【全部】（詳見動態圖）；

⑨ 電子稿准考證已經製作完畢，接下來就是列印並裁剪了。

三 我的總結

除此之外，郵件合併最重要的技巧還體現在批量發送郵件，差異點是需要多創建一個郵箱地址的欄位，這個技能交給你來探索啦。

保存主文檔時，還會保存它與所選數據源的連接。下次打開主文檔時，Word 將提示你選擇是否保留與數據源的連接。

• 如果選擇「是」，則將打開文檔並顯示與第一條記錄合併的信息。

• 如果選擇「否」，則將斷開主文檔與數據源之間的連接。電子郵件的主文檔將變為標準 Word 文檔。

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