「零秒工作」是個神話，不過讀懂這些能讓工作效率提升 10 倍

本周在讀完赤羽雄二的《零秒思考》之後，接著讀了姊妹篇《零秒工作》。作者結合自己在麥肯錫 14 年的工作經驗，寫就了這本書。

正所謂天下武功唯快不破，工作也是這樣。 書名「零秒工作」固然是個噱頭，但是本書圍繞著如何提升工作效率，還是給出了很多值得我們學習的方法。

為什麼你的工作效率低？

外部原因

• 眾多管理層和部門領導人無法自己作決定和推薦工作
• 部門內外協調後的再次協調
• 隨之而來的龐雜冗繁的資料製作

自身原因

• 無法迅速開始工作
• 無法專註於應該完成的工作
• 工作缺乏計劃、不斷滯後
• 優柔寡斷、猶豫不決
• 製作文件和資料的速度慢
• 在Email上花費大量的時間
• 會議又多又長
• 大量的退回與重做

提升工作效率的正確原則

首先形成整體印象

所謂整體印象，主要是指：

• 最終的成果是什麼？
• 為了取得最終成果需要考慮怎樣的要素？
• 需要按照怎樣的步驟和順序？
• 從什麼地方著手才最有效？

一旦有了整體印象，就能清楚判斷哪個部分是最重要的。這樣一來，注入過分細緻的工作、一開始便在不那麼重要的本應暫緩的工作上浪費過多時間等情況就可以避免，同時還能在全面分析風險因素的基礎上，致力於提升工作速度。

工作不要過於細緻

細緻本身時間好事，但為了推進工作，重要的是「不要過於細緻」。從結果上來看，一旦超過截止時間，那麼不管之前工作得多麼細緻都於事無補。

掌握工作的要領

把握完成工作所必需的要點，在減少時間浪費的同時推進工作。掌握要點，可以使我們在工作時心情相對放鬆，同時，因為把精力主要放在應該重視的部分上，能確保最終的成果質量。

對改善方法本身做改善

為了提升工作速度而嘗試各種改善方法者大有人在，但是如果能更進一步，尋找改善方法本書的改進空間，那麼工作效率自然能更進一步提升。

凡事提前

即便是計劃中的工作，只要是在能夠完成的範圍之內，都盡量提前一些完成。提前完成會讓人更加輕鬆，時間是也更加充裕，讓人冷靜地以更加全面的視角來推薦工作。心中感到輕鬆的同時，大腦也會變得更加靈活。

提升工作效率的利器

PDCA管理循環

PCDA 是指 Plan（計劃）、Do（執行）、Check（檢查）、Act（改進），是一種循環管理工具。

Plan（計劃）：討論文件的整體構成、頁面分配以及每一頁的內容、是否有遺漏等。

Do（執行）：完成所有頁面的製作。

Check（檢查）：確認最初的目標是否全部達成。

Act（改進）：重新編寫不足的部分和不恰當的部分。

Plan（計劃）：重新討論文件的整體構成、頁面分配以及每一頁的內容、是否有遺漏等。

Do（執行）：全面修改。

Check（檢查）：確認最初的目標是否全部達成。

Act（改進）：重新編寫不足的部分和不恰當的部分。

一次、兩次甚至多次運用該循環工具後，工作的成果便能日臻完善。

運用「 A4 筆記術」幫助思考

在《零秒思考》中，作者詳細介紹了「 A4 筆記術」。A4筆記術的方法掌握起來並不難，規則大致是以下五條：

1. 將A4紙橫放在面前；
2. 左上角寫上筆記的主題，右上角寫上日期；
3. 正文寫 4 到 6 行，每行 20 至 30 字；
4. 正文書寫時不必在意順序，要一股腦寫下去；
5. 標題、日期、正文，要在 1 分鐘內寫完。

每天按照這樣的方式書寫 10 頁筆記，幾個月下來，自己思考問題的能力和表達的能力都會有很大提升。

如何高效製作文件？

• 對於想要製作的文件，先利用「 A4 筆記術」寫出 30~50 頁筆記；

• 將寫好的筆記全部攤開在桌面上，將內容相關的筆記擺在一起；

可以按照「面對的問題」-「解決的方針」-「具體的對策」的結構排列自己的筆記。

• 針對擺放好的筆記統一製作目錄，將筆記整理好再重新用「 A4 筆記術」書寫筆記；

這一次只需要根據確定的目錄來重新書寫筆記。每頁上除了原有的 4~6 行文字外，還可以加入一些圖標和採訪評論的內容，在已知的範圍內盡量多寫，更有利於推動今後的工作。

• 全部寫好後輸入到 Word 或 PPT 中
• 不要逃避盲打
• 多掌握快捷鍵
• 將能夠反覆使用的文件保存在「範本文件夾」里

如何高效舉行會議？

• 將所有的會議時間減少一半
• 將會議的次數和出席人數減少到一半
• 迅速高效地推進會議中的討論

• 讓參會人員逐一發表自己的看法
• 對持有不同觀點的人的發言要特彆強調和引到
• 不要認為發言人的聲音越大就越好，要從內容上判斷
• 尊重他人的發言
• 如果意見有衝突，確認相同點，整理不同點
• 如果討論的主題發生了偏移，引導大家回到同一個範圍內討論。

• 靈活使用白板，提升會議效率

• 由會議主持人在白板上書寫
• 不要自行歸納，盡量將發言如實記錄下來
• 不明白的時候坦率地和發言人確認，然後記錄
• 歸納要點，補充完善
• 用手指著記錄下來的內容，向本人確認
• 整理議題和將要採取的行動
• 關於論點上的偏差，要當場通過圖示的方式說明相同點和不同點
• 將板書拍照作為會議紀要

如何高效書寫郵件？

• 收到郵件後立刻回信
• 對於難以開口的內容，也要迅速回復
• 對於複雜的內容，應當直接溝通
• 將 200~300 個常用辭彙在輸入法中設置為縮寫
• 將郵件按照類型和日期先後順序統一保存
• 區別使用郵件和社交軟體

如何高效進行溝通？

• 認真傾聽他人的發言，能夠更快速地推進工作
• 將想要傳達的信息歸納成 3~4 個重點
• 應該傳達的信息，要直接傳達
• 通過書面形式共享意見一致的內容
• 「居高臨下」的態度是萬惡的根源
• 積極地反饋，不吝惜表揚與感謝

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