五個維度，教你如何提高產品工作效率

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前段時間，很多公司開始實施「996工作制」，引起了業內很廣泛的討論。這種粗暴的通過延長工作時間來得到更多產出的做法，被很多人吐槽。那為了達到高產出的目的，是否還有更好的辦法呢？回答顯而易見，那就是提高單位時間的產出比，也就是「效率」。

那作為產品經理，在實際工作中，我們可以從哪些方面來提高自己的工作效率呢，作為一名對低效率「深惡痛絕」的產品汪，以下是我一點不成熟的思考。

一、熟練使用生產力工具

什麼是生產力工具？簡單來說，就是專門幫助用戶更快、更高效完成工作的軟體，比如文字編輯、圖片處理、視頻剪輯等等。作為產品經理，也有一堆工作中常用的軟體需要掌握。

PRD輸出：最常用的就是word，在mac平台對應則是page，還有一些人會用OmniOutliner等文字處理軟體，同時mou等markdowm工具也深受推崇；
原型設計：產品必備Axure，更輕便靈活的mockplus，同時還有深受好評的sketch能夠快速產生高保真原型；
流程圖：微軟老牌軟體Office Visio ，還有mac平台上功能強大的OmniGraffle，還有ProcessOn等在線製圖平台也十幾受歡迎；
思維整理：常見的有mindmanager、xmind等，還有mac平台非常美觀的mindnode；

除了生產力軟體，還可以收集一些常用的資源庫，在我們需要用的時候能夠幫助我們快速找到想要的素材，比如以下網址：

圖片：https://pixabay.com/、https://unsplash.com/
圖標：https://unsplash.com/、https://www.iconfinder.com/
PPT模板：http://www.officeplus.cn/Template/Home.shtml、http://www.docer.com/

軟體的很多高級功能我們或許很少用到，但是對於那些常用的操作一定要熟練掌握，因為只有這樣我們才能將精力專註於產品設計等核心工作，而不是浪費在工具的調試。同時也要注意工具是用來幫助我們更好的思考和表達，不要一味追求酷炫的表現形式，也不要局限於形式。

另外，我們也要明白軟體的強大並不是在於功能豐富，而是它在既定的設計邏輯下支持多樣的使用場景。所以當我們判讀一個軟體是否足夠優秀，是否得心應手時，要先找到自己清晰的使用邏輯和場景，然後持之以恆的用下去，才會逐漸發現這些生產力工具對我們工作效率帶來的提升。

二、學會提煉通用的模塊或內容

產品經理是一個創意型的工作崗位，所以那些重複性的機型動作基本上大部分都是在降低我們的工作效率，在工作中，我們要學會將那些通用的模塊提煉出來，從而可以通過不斷快速的復用來提高工作效率。

我們最常用到的就是各種模板，比如RPD的Word模板，統一確定好文檔包含的各項內容，以及各級標題等樣式，這樣在我們下次寫文檔時直接填充主幹內容即可；再比如Xmind思維導圖或Visio流程圖等，設計出一套或多套自己喜歡的風格樣式，以後每次需要時直接套用即可。這樣做不僅僅提高自己的效率，當團隊成員相互之間磨合完成之後，也會降低理解成本和溝通成本。

還有原型設計軟體中非常好用的母版/組件功能（axure中稱為母版，sketch中稱為組件），將多個地方經常會用到的模塊提煉成組件，不僅僅在創建時能直接復用節省了很多工作量，尤其在涉及修改的時候，你會發現只要修改一處，全局同步調整完成，那種快速帶來的痛快感非常明顯。我之前的一篇文章如何用Axure快速製作APP交互原型就是利用了母版的功能。

除此之外，在產品設計上也經常會有很多通用的功能點。如果在每個運用到的地方都贅述一遍必定是個繁瑣的過程，只要某個功能點被應用了3次及以上，我們都可以將其剝離出來，對這個功能單獨闡述，凡是應用到此功能的地方，一句話引述過去即可。比如不同頁面選擇商品的邏輯是相通的，所有banner位置跳轉配置邏輯是相通的，不同活動的啟用停用管理是相通的......其實不僅僅是在產品設計上，在開發實現上也是類似的思路，這些功能點都是以全局形式實現出來的。

三、體會深入思考的重要性

一個效率低下的常規表象就是處在不斷的返工修改中，造成這個局面的原因，一部分可能是外界不可抗因素所引起，比如業務方臨時需求變更，但同樣也有大部分情況是由於自己沒有思考清楚就草率的開始了下一步驟。沒有思考的足夠透徹，就冒然做事，很容易出現方向不對、細節疏忽等異常情況，這些都會導致效率變低。

產品新人最常見的一個壞習慣就是整理好需求之後馬上開始寫文檔畫原型，其實在需求和原型之間還存在一堵牆，我們只有通過深入的思考將這堵牆拆解之後，才能順利的過渡到到寫文檔的階段，否者就很容易出現反覆修改的過程。當我們想清楚之後，再去產出文檔或原型，你會發現是水到渠成的一件事情，效率自然就會提高，並且質量也會有所保障。這個思考的過程可以稱為設計規劃，包含「組織信息架構」和「設定任務流程」兩個步驟，具體可參考之前的一篇文章產品設計：需求和原型中間隔著一堵牆

在產品經理的實際工作中，經常會有很多問題冒出來需要處理解決，同樣的問題，有的人能很快找到有效的解決方案，而有些人可能花很久卻摸不到眉目，這也就體現出了效率的高低。在我之前的一篇文章產品經理在解決問題時是否有套路可言？，也著重強調了將問題思考透徹的重要性，當我們拿到一個問題後，先不要急著從問題表象出發來尋找解決方案，這樣很可能治標不治本，當我們通過思考探尋到問題的本質邏輯後，再結合業務背景才能高效準確的尋找到最理想的解決方案。

無獨有偶，在前些天的項目周會上，開發leader也表達了同樣的觀點，他強調真正寫代碼的時間其實很短，要多花時間在思考上，把需求理解清楚，把開發邏輯思考透徹，然後在開始寫代碼，效率和質量都會有所提高。

四、對不同認知類型的工作分層處理

心理學家發現，當從任務A轉換到任務B後，執行任務B的績效明顯要比非任務轉換條件下執行B的績效差，這個差異稱為「轉換損耗」。形成原因主要有兩種，一是任務A留下來的認知習慣對任務B造成的干擾；二是做B的時候需要對B進行認知重構。同時還有個重要的事實不容忽視：在非常投入的和忘我的思考時被打斷，損失非常大；相反，如果只是在機械性動作，頻繁被中斷也會有太大影響。

在《精進》一書中，采銅提出了一般任務分解的「三明治模型」 。中間的部分稱為「核心思考區」，這個部分需要集中精力、非常專註地進行思考，要盡量用可保證的相對完整的時間來處理，減少被中斷的可能，才能高效地將其破解；餘下的就是一些支持性的、補充性的工作（即「支持性思考區間」和「操作性動作區間」），這部分相對來說則是可以「允許中斷」的。

在《精進》一書中同樣提出了要學會對不同認知類型的工作分層處理。什麼是認知類型呢？指的是我們頭腦加工信息的不同方式，比如處理語言文字時是一種類型，處理視覺圖片是一種類型。當不同認知類型進行切換時，人需要重新進行調整，這樣任務的轉換損耗會比較大。

比如對這篇文章來說，大家看到的順序是從上到下，可是在我創造的過程，可能會分成這樣幾個步驟

通過思維導圖MindNode梳理出主要想表達的觀點和文章結構；
然後再通過文字處理軟體Ulysses填充每個章節內容的細節描述；
接下來利用Sketch或PS等軟體處理文章需要用到的圖片素材；
最終再從文章全局角度來調整排版布局等樣式細節；

同樣在寫文檔或畫原型圖時，我們也可以嘗試將任務分解並找到核心思考區間集中精力攻破，並找到同認知類型的工作分層處理。比如，PRD文檔我一般都習慣先梳理出整體的框架，然後逐漸填充細節；在畫原型時，先完成主幹流程的交互，再逐漸補充細節末節的邏輯；在做PPT時，同樣如此。

五、優先確定影響進程的關鍵因素

很多項目的正常推進，依賴的是各個重要環節能夠按照順序依次發生，比如只有完成了步驟A，才能達到步驟B，或者同時滿足了A1、A2和A3才能到達步驟B。換個角度看，某些關鍵因素決定著整體的進程，如果關鍵因素突然無法滿足，那其後相關流程的工作都成為了無用功，因此要學會優先確認那些影響進程的關鍵因素，保障各個環節按照正常節奏順序展開，避免出現無效工作。

比如在做產品設計時，千萬不要在自己假想出來的技術方案上來搭建產品方案，甚至將完整的文檔、高保真原型圖都一併輸出完成，才被告知技術方案不可行，此時付出的心血大多都將付之東流。所以，在設計產品方案時，如果遇到不確定的技術問題，一定要跟重要的開發人員及早進行溝通，一方面確定技術的可行性與否，另外開發有時候也能提供出更好的實現思路。總之，學會儘早確定技術實現這個關鍵因素，切忌閉門造車，才能使我們的方案更好的落地。

作為產品汪，還經常需要牽頭組織各種會議，包含需求評審等等。每個會議中都會有一些關鍵性人物，決定著會議結果的走向，所以對於某些不太確定的問題點，完全可以在會議前先跟關鍵人物溝通確定好，這樣不僅僅提高會議效率，並且項目也會更加正向推進；另外，對於會議的重要內容，也可以通過郵件等形式提早發出來，讓與會人員儘早了解到問題點所在，這樣在會議上能更有針對性的對問題進行討論，而不是花費時間在問題的了解上；還有，靈活把握大會與小會的議題內容，人數眾多的大會更適合一些全局問題和整體進展的討論；而三五成群的小討論更適合產品方案細節的溝通，叫上相關人員隨時發起，極大提高溝通的效率。

產品經理一般都是依託團隊來發揮力量，除了以上提到的技術方案和會議溝通，在其它方面都會存在一些關鍵因素，比如涉及到多部門資源協調等等。作為項目的主導角色之一，我們要能夠找到那些關鍵因素優先確認，提高的不僅僅是自己的工作效率，還有團隊整體的協作效率。從這個層面看，產品一人效率的提高還能帶動團隊效率的提升。

總結

以上，嘗試從五個維度來說明了如果提高產品的工作效率，希望能對大家有所啟發，但更重要的是自己在實際工作要不斷的總結領悟，才能找到自己的高效率思維路徑。但在追求效率的同時，也千萬不要忽略對質量的要求。

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