如何高效系統的學習Office辦公軟體？

Office企業內訓那麼多年，中場休息，多多少少都會碰到學員問道這樣的問題：「秦老師，你Office是怎麼學的？怎麼什麼都懂？太牛了。」其實我聽到「什麼都懂」這個詞的時候，心理起始是很害怕的，在微軟Office辦公軟體面前，敢說這軟體什麼都懂人，我敢說在中國都找不到一個。

但有個問題就來了，既然你不是全都懂，但人家還是覺得你很牛呢？讓我想起多年前吳宇深的《赤壁》中諸葛亮所說得「略懂」，略懂不是說只懂一點點，而是懂工作中比較「實用」的那部分就夠了。

這裡還會有一個問題，那什麼是工作中需要Office辦公軟體技巧最實用的部分呢？這也是想學習Office辦公軟體的人迷茫的地方？到底怎麼才能找到合適自己的工作的Office技巧或教程呢？職場人士最普遍的做法是，學都不學，因為「沒時間學，也不知道該怎麼學」，反正有問題就百度和找「專家」就好了。這也是目前Office職場應用的一個典型狀況，自然工作效率都比較低。

企業HR如果有培訓預算，會比較貼心，為了解決大家這個「困惑」，就會安排Office企業內訓，為大家提供培訓福利，幫助企業員工獲得Office技能從而提高工作效率。那怎麼多Office老師，為什麼要找你秦老師呢？很簡單，碰巧是我上課而已。當然秦老師目前創業的客戶基本上都是大家幫忙介紹，（秦老師是培訓老師，又不是銷售），所以口碑很重要。

當然光會講也是不行，還需要有實際解決問題的能力，甚至提供辦公流程優化管理的解決方案。這個絕對是需要進行多年的積累而實現的。

所以每次培訓前都會「吹噓」自己有十年多的Office培訓經驗，如果你仔細想想：「一個人一直講Office辦公軟體的技巧用法絕對是不可能的事情，就好像老師從來不進行科研，而是年復一年的講自己的那點所謂的「乾貨」就能混到現在？」

你別說秦老師還真當過四年的大學教師（一所民辦大學裡），因為本身是學計算機科學技術專業畢業，所以很自然是混計算機學院，主要講解《區域網組網技術》等這種實戰操作性課程，講課還不是最重要的，主要是對上課的計算機進行維護和管理，保證教學的正常進行，甚至自己布建過新機房，從學校跳槽後，第一份工作在一家培訓機構進行Office企業培訓的工作。此後在很多類型的企業（國企、外企、民企、創業公司）混過。在培訓機構當過專職教師、在出版社參與過項目產品研發，更奇葩的是在企業財務部當過系統分析師。有句話說得好，牛逼都是苦逼鍛鍊出來的，秦老師最厲害的時候一天做九套PPT，當時從公司的「銷售總監」那裡學到了不少的理念，至今受用。經過那麼多年的折騰，可能是當過老師的經歷，就想到說能不能把自己多年的辦公軟體的工作經驗給「總結」一下，最後重操舊業，發現Office培訓講課才是自己的最愛。如果沒有前面的「積累」，絕對不會成就自己的講課風格與實際解決問題的能力。直到現在，還在堅持每天寫Office技巧，運營這這個微信公眾號，不光為了分享Office技巧給大家，也是對自己工作的積累，所以不怕大家提問題，不怕解答，問題解決不了的在牛閃閃Office社群里大家的智慧總能解決，最後我只是總結Office技巧步驟再分享出來而已。

有點跑偏了，如果沒有「積累」，我就要開始學習Office辦公軟體，想提高辦公效率，應該如何下手呢？秦老師給大家分享一下提供學習的方法和思路。

一、Office三大軟體PPT、Excel、Word到底先優先學習那個？

答案是都不是，而是Outlook，收發電子郵件啊，這玩意需要學嗎？大多數人能「自學成才」，EQ比較高的人會懂得電子郵件的發送禮儀。需要注意是Outlook的很多功能都是和郵件發送禮儀有關的，這個大家應該都「懂」！秦老師在IT公司上班當軟體售後培訓的時候，Outlook給企業培訓是最多的，學完後大家都是這樣。「啊！原來Outlook管理郵件是這樣的啊！」,「太厲害了，還可以時間管理，部門可以實現團隊管理，不用每天寫什麼日報周報了，老闆隨時看到…」啊，原來列印自己的日程表那麼簡單啊！我以前都用Excel做的」等等各種感嘆。好吧！Outlook優先順序最高。

那排名第二呢？就看自己的工作職位的需要！比如行政文員可能Word用得比較多，做數據分析管理的用Excel比較多，銷售市場或經理級別用PPT比較多。員工用PPT大多數是為了做工作彙報。比較有有趣的是IT工程師往往用到Word也比較多，因為要寫系統維護文檔給客戶，不會玩Word會被多章節排版搞瘋的，就是傳說中的1.1、1.1.1,那玩意。

總結，根據自己工作的使用頻率最高軟體來絕對先掌握那個軟體。從秦老師培訓的角度來看，Excel培訓需求最高，其次是PPT，最後是Word。

但秦老師的建議是，掌握Word是掌握其他兩個軟體的關鍵，所以Word一定要掌握，關鍵Word好學，不靈活，該怎麼設置文檔就該是什麼樣子。還有就是從工作流程的角度，任何工作都是先從「文案」開始。沒文案你怎麼開始幹活？

二、如果確定了要學的軟體，那具體應該如何入手？

這個問題不得不提到，軟體「個性」的問題，說白了就是套路，學習任何的東西都有套路，也就是我們所謂的方法，學習某個專業技能的方法，其實這個套路應該是在大學教育里培養出來的，作為一個大學生的最「基本」能力就是能快速掌握學會本專業相關的新技能和方法。可是我們中國的大學教育你們都懂的，所以幾乎所有的求職者簡歷上都會信誓旦旦的寫著：熟練掌握辦公軟體。秦老師有一段時間也兼職過幾天的面試官，我常問求職者的一個問題，如果文件夾內十個Excel工作簿，如何一次性把他們都打開？幾乎沒有能解答出來？因為這就不是一個Office問題！你知道不知道？方法很簡單，選中這十個工作簿，敲回車就好了。

又跑題了，好吧就我就是什麼都不懂，我就是想學Office，能用來上班？到底應該怎麼辦？乾貨終於來了。

Word 學習方法

首先了解每個軟體的「個性」。首先來講講Word。學習Word一定是承上啟下，一口氣搞定。什麼意思？技巧和技巧是環環相扣的，前面操作有問題，就會影響後面的操作。

下圖的金字塔結果來看，越頂端也「高端」！

大部分人的水平都在頁面設置階段甚至偏下，更多人可能就是用來打字存儲文字內容的，通過系統的學習可以達到「排版自動化進階」水平，也就意味著可以把公司的文檔都做成格式模板直接調用就好了，這已經極大的提高了文案排版的效率。

至於更多高端的「綜合應用進階」，只需要掌握「郵件合併」即可。不過說起來容易，郵件合併的強大功能可以讓你學好幾天，掌握「信函」和「標籤」就夠你用了，當然如果能輸出到outlook裡面自動生成郵件發出去，那就完美了。

(Word有專門的郵件面板，足以說明這個功能的強大)

所以一定把Word的學習當成一個「整體」去學習，而且一定是系統的學習，學習所謂的分散的Word小技巧，提整體的Word辦公提升效果並不明顯。

Excel 學習方法

Excel這個軟體的個性就是多面手，他的各個層面可以各成「體系」，從下圖可以很容易看懂，每個「體系」可以解決一種層面的問題，也就說如果工作中用Excel缺哪兒不會就補哪兒，如果全都缺，就全部補，每個都了解一點點也行，不用玩得特別深，就可以足以應付工作。比如Excel一點都不會，那就學表格整理操作技巧。如果數據分析玩不轉，就學數據分析部分。如果老闆對圖表有要求，那就把圖表製作做好。當然如果先把Excel做成模板，那函數必不可少，當然掌握幾個常用函數也會讓工作效率翻倍。如果會玩點VBA，你就是超級大神牛人（IB用）。

在秦老師的Office企業培訓中，Excel的定製課程也是非常多的，有專門的函數課，專門的圖表課，專門的數據分析的課。當然還有就是全面體系講解的，但由於時間的問題，所以需要講每個體系中抓取工作中最容易碰到的問題變成授課的內容，讓企業員工們都知道有這樣的功能，工作時候搞不好會碰到，至少做到有了「眼界」，不然連Excel問題出現，百度都不知道該怎麼用關鍵詞。也許這就是秦老師培訓課程的受到大家歡迎之處，因為積累知道大家的「痛點」在哪裡！幫助大家減少學習Office的彎路。

總結一下，Excel是個多面手，缺哪兒補哪兒，「體系」比較平等，技巧之間的聯動性相對Word較少，但功能技巧之間的搭配也很重要，比如某個函數和某個函數搭配可以解決某類問題等等，甚至能夠放入某個工作場景里，否則大家會有一問題？我幹嘛要學這個技巧？這個技巧和我有關係嗎？

最後要說明一下的是，Excel這個軟體目前向著大數據對接的思路在進行發展，比如可以與SQL資料庫直接進行數據載入讀取，比如集成PowerBI這樣的強大數據商務智能分析，這些都算是專業領域的使用。如果對前面的技能比較熟練的基礎上可以在對此部分進行了解和學習，讓Excel成為你工作的IB（install B ）利器。

PPT學習方法

PPT這個軟體有點「深藏不露」的個性。這個軟體是三大Office辦公套件中，面板上按鈕個數最少的軟體之一，僅次於Outlook,但這個軟體是職場中必用的一個軟體，做工作彙報必用。要求高一點銷售對外銷售的時候演示使用，要求更高市場部做產品發布等，需要用到設計更加專業的PPT要求，設置有些需求已經超過了PPT本身的需求。

PPT的這個軟體的優勢在於，用比較簡單的操作實現比較專業的演示表達。但某些PPT愛好者會過度使用這個軟體，導致為了達到一個效果，而浪費大量的工作時間。

秦老師培訓教程的優勢在於，利用良好的「性價比」，利用PPT的常規操作就可以將PPT製作得比較專業，滿足職場的中等演示需求。

這裡秦老師給大家的學習經驗是，在沒有掌握PPT美圖設計繪製之前，重點放在PPT的文案邏輯表達梳理和PPT這個軟體是實用操作上，也就是下圖的開始兩個階段。

如果對軟體的功能有初步的認識後，可以開始學習PPT設計的部分，其實就是對文案的圖文混排操作，這時「平面設計」的相關理念甚至是「三維的設計理念」會隨之引入。這不設計部分的學習就沒有底線了，因為每個人對PPT美的標準都沒底，所以只需滿足一般平面設計的審美標準即可。學習那種有標準的設計思路與布局。

比較有意思的是，PPT設計這個層面是很多所謂的ppt高手善於發揮的部分，就是因為他沒有標準，所以可以任意發揮，所以教程的質量就因人而異了。所以學PPT不滿意就會抱怨說：「哎呀，主要是我的審美太低，太不會配色，才會那麼難看的」。在秦老師看來PPT設計實際是有標準可參考的，在視頻里和上課時候把參數告訴大家，所有人都可以做出不錯的PPT演示文稿出來，而且效率奇高無比。

所以你會發現大部分的PPT的教程都會集中在「要把PPT做好看」這個層面，但在實際職場中可能PPT的邏輯表達和文案的準備，比PPT做好看更重要。

所以在職場中，秦老師給大家的學習PPT的建議是，用70%時間來準備文案梳理PPT的邏輯順序是否符合演講需求，30%時間用一定的平面設計標準來「設計」PPT即可。

最後我們聊聊PPT動畫部分，這部分如果單獨拎出來研究，都可以分成好幾個層次，通常的理解，「動畫」的一般作用有兩個，一個是控制演講者的演講流程，二是對複雜圖形或流程的分解演示，有助於觀眾理解其運行方式。如果要高階，可以將PPT的動畫與切換功能進行配合做成「宣傳片」，這個技能非一日之寒，但也有思路技巧可循，但在職場的使用幾率相對較低，找專業廣告公司就能搞定，無需自己學習，通常PPT愛好者可自行研究。

還是那句話PPT這個軟體的學習，秦老師推薦職場更多的是用在邏輯梳理和操作技能上，在輔助一部分的圖形設計，就可以讓自己的工作彙報與眾不同。

三、三個軟體都學會了，應該怎麼用？

三個軟體都熟練就要學會相互的協調辦公，比如PPT的文案內容可以通過Word整理好再導入。Excel的數據可以通過Word的郵件合併進行後期的文案加工。Excel的圖表可以方便的與Word或PPT進行數據更新等等，這類相互合作的工作技巧也會使工作效率大大的提高。還是那句話，Office三大件學會了終身受用，甚至我老媽都用Excel來記錄每天的買菜情況，做出環形圖分析賣肉買魚買蔬菜的金額比例已進行適當的調整。秦老師也推薦大家用Excel進行購物記賬管理，你就會發現，很多可以不買的東西真可以不買，在沒有賺到第一桶金前，鈔票一定是省出來的。所以千萬不要被所謂「錢是掙出來的這種理論所忽悠」。沒有積累怎麼掙錢？

又跑題了，好吧今天就到這裡，希望對想系統學習Office的小夥伴有幫助。

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大家可以按需進行Office的系統學習。

如果您企業有Office內訓需求，可以撥打秦老師電話 14782654241 進行諮詢。

最後祝大家學得開心，工作輕鬆愉快。

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