工作中有沒有什麼好的文件分類和整理方法？

01-28

工作的時間長了，電腦里各種各樣的文件就很多，有沒有什麼有效的方法或者技巧能夠有效的歸類和整理文件的，或者有沒有什麼好書是介紹這個的？
我是做人力資源的工作的，主要負責招聘，謝謝各位前輩的指教。

處女座，財務分析工作，工作本身有大量的文件、數據需要處理，而又攤上個強迫症的星座，所以還是比較有資格回答這個問題的。

1) MECE Mutually Exclusive, Collective Exhausted 原則進行文件分級與分類。

首先，你需要對你的文件進行分級與分類。分類與分級的原則，這裡推薦大麥提出的經典的MECE原則，也就是mutually exclusive, collective exhausted，相互獨立，完全窮盡原則。簡而言之就是你需要不重複也不遺漏的把你的所有文件放到不同的文件夾里。

以我個人為例，在文件分類的最高層級，我把我的文件類型分成1）工作 2）生活 3）學習

對於工作這個子文件夾，我又按照我日常的工作內容分成了以下幾個模塊：參考資料，財務預測，內部控制，財務分析，流程優化，其他。

對於生活這個子文件夾，我將其分成了：1）個人基本資料，裡面用來放比如個人一些關鍵信息，比如個稅的申報，證件照，身份證掃描等等；2）旅行，用來放我的攻略以及旅行照片 3）隨筆，用來放我一些在知乎的答案以及個人專欄的文章 4）報銷，用來放我出差報銷的一些憑證。

對於學習這個文件夾，我按照我最想要掌握的幾類知識分成了以下幾類，1) MS Office 2) 軟技能其中有一些關於溝通、談判、情商的書籍； 3）專業技能，其中涉及一些CPA以及關於財務分析的書籍 4）課外知識，其中又會按照不同的行業和知識領域進行劃分，總結一些自己課外的讀書筆記。

總而言之，你需要仔細思考如何分解你的文件，才是最有效的方式。

2）對於處於比較低級別的子文件夾，可以按照」重要性原則「/」時間序列原則「/"資料來源「進行分類。

時間序列分類：有助於對歷史的文件進行查找和比對。比如如上提到的對於「財務預測」這個子文件夾，我會按照不同的財政年，FY1314, FY1415，每個財政年又會按照不同的月份進行分類。

重要性原則：工作中總有一些事情是那種繁瑣的小事，可以把這些小事統統打包在「其他」這個文件夾里。

資料來源分類：工作中不可避免的需要從其他同事那裡按固定的頻率拿一些參考資料或數據，也可以按照資料來源對文件夾進行分類，比如 from boss, from HR, from Marketing等等。

3）成立兩個特別文件夾，」待辦事項「與」重要參考「。

」待辦事項「 工作中最頭疼的莫過於如何開啟多任務模式，處理各種待辦事項，因此你需要一個」待辦事項「文件夾，而對於這個文件夾的分類，推薦使用《要事第一》中提到的方法，將你的待辦事項分成橫坐標為important, not important,縱坐標為 urgent, not urgent的四種組合。記得每個月對待辦事項這個文件夾做一次更新，把已完成事件放入其應當歸類的文件夾

」重要參考「 ，工作中總有一些資料、經驗或者數據是要時常用到的，可以開設一個文件夾專門存放此類文件，在需要它的時候能夠第一時間找到他們。

4）推薦一款小應用，叫」彩色文件夾「。可以對不同的文件夾設立不同的顏色。

效果如下圖所示。

關於工作中的文件整理，建議3點如下:

1.將工作類別按重要性創建文件包，並按重要性給文件包編號。比如001公司公文，002招聘;001包下又創建001 員工通用，002 HR通用。

2.將桌面上創建 2個文件包 :今天完成,待辦事宜包。文件包今天完成中存放今天工作需要的相關資料，代辦事宜是一周內要做的相關內容。每天下班時查看今天完成文件包中的內容完成情況，已經完成的轉移到對應的工作類別包下。然後將待辦事宜包中的文件根據計劃轉移到今天完成中，以便第二天用。

3.文件名命名

3.1保存的文件最好體現關鍵字，來源和時間，比如:XX部招聘要求 FROM:張三20170504。

3.2 自己編寫的文件體現版本，V0.1,0.5,1.0。比如:HR 招聘注意事項V0.1，HR 招聘注意事項V1.0,HR 招聘注意事項V1.1評審後修改，最終版本用 HR 招聘注意事項。

3.3 everything工具，秒查文件，通過關鍵字。

總結:做好文件包，起好文件名。

都放桌面上，桌面放不下的時候把解析度調高。

好好起名字，然後用桌面搜索就好了？

最近讀了Google整理法的書，書中有說。

mac 的話就方便，windows的話可以裝quicksilver的桌面搜索功能，這樣省得點開找了。

曾經我也是一名hr，沒有系統性的學習過電腦文件分類，但是因為個人習慣，從第一天參加工作開始就對電腦上的文件做分類，我先後有跳過幾家公司，凡是見過我的分類的同事，無不表示受益。

我不知道我的方法是否對你有用，或者你其實也是這麼做的，亦或者你覺得太笨拙：

1、無論是辦公電腦還是家用電腦，我都會講硬碟名稱做修改歸類，（硬碟是可以改名稱的，這個應該大家都知道）」c盤保持不動，比如d盤是工作，e盤是學習，f盤是娛樂，g盤是照片。

2、工作盤裡，因為6大模塊都是我一人主抓的，所以我會建6個模塊的文件夾，把每個文件夾的名稱改成6大模塊的名稱。

3、你是負責招聘這一塊的，我的工作是總負責，所以也許沒有你細緻，但是大體可以參考。

招聘與配置這個文件夾下，我會建立以「年」為單位的子文件夾，比如2015年，點進去又是一些子文件夾，比如「招聘分析」、「各部門人員結構與工作能力彙報分析匯總」、「招聘流程與招聘渠道匯總」、「招聘方案和實施彙報匯總」、「特殊應變方法」、「離職彙報匯總與降低流失率彙報匯總」。

名稱都很長，但是足夠我一眼就能辨識，然後再是這些子文件夾下再建立以「月」為單位的子文件夾，我的工作只需要精確到月，而如果你是具體執行者，那麼建議子文件夾精確到「日」，梳理起來會更便捷一些。

ok，就這些，我只是把內容具體化了，其實總結起來就是一句話：不斷建立子文件夾，使工作看起來精確，做起來就會覺得很方便，不會有種大海撈針的感覺。

我的電子書與閱讀資料/筆記/文檔，均按照通用十進位圖書分類法存放整理

https://zh.wikipedia.org/wiki/%E9%80%9A%E7%94%A8%E5%8D%81%E8%BF%9B%E5%88%B6%E5%9B%BE%E4%B9%A6%E5%88%86%E7%B1%BB%E6%B3%95

做好文件命名工作，然後把剩下的交給「Everything」

推薦使用易佳通數據管家，很不錯的文檔管理軟體，可以把你的圖片、文件、文檔登錄分類加密保存，這個軟體的安全性很好，我用了這個軟體後，所有的重要信息都存在這個軟體中，連殺毒軟體都可以卸載了。

這個軟體的高級版本還支持遠程共享和多用戶。編輯功能很豐富，使用也很方便。發個圖：

謝 @Shannon Mao 邀。

都有哪些文件保存和索引的方式？分別適用於哪些場景，有哪些優缺點？ - 檔案管理

我的文件夾命名方式同秋葉老師的關鍵字辦法，理論來自《金字塔原理》+《儘管去做——無壓工作的藝術》。

以人事為例，按一二三級目錄分：

1、一級目錄按事項：簡歷、檔案、工資等

2、二級目錄按年月：

2.1、簡歷項下，根據個人習慣：年月/部門/招聘渠道（校/社）

2.2、檔案項下，年月/部門/入職/離職/轉正

2.3、工資項下，薪酬標準/年月

3、三級目錄按細分：

上述年月和部門可以互為子目錄，校招/社招項下還可以根據網站名如拉勾/周伯通及學校名字等細分，也可以按一面/復面等區分，看自己喜歡順手就好了。

另外一二三級目錄還可以設成人名，比如老闆/上級的名字和其他對口部門直接聯繫人的名字，放平時交接/上交/接收的文檔表格

按年/月/周清結文件夾，比如2015年初，可以把各個一二三目錄項下的各種文件丟到名為2014的文件中，對於2015年當年的文件也可以同樣處理，這樣對於每一個文件夾來講，剩下的只有當下要處理的文件，其他歷史完結的文檔表格全在2015/2014里。

比如我在周報的文件夾里，展示的只有本周要寫的，本周寫完報掉了，複製一份拖進2015里，把本周日期改成下周的。

文件夾的分類目的在於自己好找，所以得和自己的日常習慣匹配；其他人再好的經驗，自己需要二次習得的規則都挺麻煩的，順著自己的習慣來做比較好。

技術層面的已經有人教你了，除了對電腦里資料的整理，生活中也應該加強一下歸納總結整理分類的能力，時間久了，會受益良多

我也是使用everything，但是會使人產生惰性，還是應該好好歸類資料，記住在哪裡