關於Excel列印，你需要知道這些知識點

提到文檔列印，很多人想到的是不是Word、PDF這類的文檔，至於Excel文檔列印……

這玩意也能列印？

當然這問的有些誇張，但是Excel文檔連最基本的頁邊距、頁腳頁眉都不會設置的卻大有人在。

因此我要給你送乾貨了。

001 善用列印窗口

選擇菜單「文件」→「列印」啟用預覽窗口，不要小看了列印預覽窗口，很多列印秘訣就蘊含其中。

列印功能的多數設置都是在這裡完成的，我想說的一個重要功能是「顯示邊距」，很多人會忽視它，它可以讓我們在預覽界面直接調節頁面邊距，非常好用。

002 每一頁都列印標題行

製作了一份文檔，文檔的長度超過了一頁紙，列印的時候，第二頁之後的標題行沒有了，該如何列印標題行？

方法：

①切換到「頁面布局」選項卡

②點擊「頁面設置」分組，點擊「列印標題」

③選擇我們需要設置的標題行或者標題列

003 列印居中顯示

關於列印居中顯示，比較簡單，我就不錄製動圖了，借用微博上的一張圖。

004 Excel文檔嵌入頁碼

Excel文檔中也能添加頁碼，這個不知道么？

方法：

①展開「頁面布局」，進入「頁碼設置」窗口

②點擊「頁眉/頁腳」，然後在「頁腳」處選擇一個頁碼樣式

005 多個工作表同時列印

如果一個工作簿中有多個工作表需要列印，怎麼能同時列印多個工作表？

方法：

①根據需要，按Ctrl鍵不鬆手選中要列印的工作表標籤（或按Shift批量選中）

②然後列印文檔

或者，如果你要列印所有的工作表（即整個工作簿），也可以這樣設置。

這樣設置就沒得選擇，所有工作簿中的工作表都被列印出來。

006 縮放在一頁紙列印

空白的Excel工作表，不像Word那樣，有明顯的「一頁」的邊界，因此製作的文檔，有時會超出界面，導致一頁放不下。怎麼解決？

方法：

①點擊「文件」選項卡下的「列印」

②在「設置」一欄中最後一個下拉菜單

③點擊「將工作表調整為一頁」

有時候頁面確實太大，列印在一頁會導致文檔壓縮的非常小，也可以單獨設置「將左右列調整為一頁」或者「將所有行調整為一頁」

007 如何設置部分列印區域

有時我們做的文檔，並不需要將整份文檔都列印出來，只需要列印工作表中的某一區域，或者幾個區域，比如列印文檔中的一個圖表，該如何操作？

方法：

①先選中需要列印的區域

②點擊「頁面布局」選項卡，點擊「頁面設置」分區中的「列印區域」

③點擊「設置列印區域」即可將當前選中的區域設置為列印區域，而未選中的區域不會列印

④若添加多個列印區域，可以繼續劃取選區

⑤然後再次選擇「列印區域」，點擊「添加到列印區域」

註：這樣添加多個列印區域，多個區域會列印在不同的頁面上，無法合併在一頁。

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以為就這些小兒科？

不夠過癮就來看看這些燒腦的玩法：

008 一頁紙列印不連續內容

用「設置列印區域」的方法，多個區域會被列印到不同的頁面上，如果我們想將不連續的內容列印在一頁，能否實現呢？

其實有一個折中的方法，就是創建自定義視圖。

方法：

①切換到「視圖」標籤，單擊「自定義視圖」

②點擊「添加」，創建一個當前表格原始式樣的視圖，輸入名稱：完整

③選中表格中不需要的行或列，將其隱藏，然後創建「自定義視圖」，命名為「列印」

這樣創建完之後，需要列印的時候，就選擇「列印」視圖，單擊「顯示」，然後進行列印即可只列印需要的區域。

（這玩意不就是隱藏了單元格么，直接隱藏後列印不久行了么？創建自定義視圖是方便在完整視圖和列印視圖直接切換，是想，如果需要列印的區域更加複雜，創建自定義視圖讓你一勞永逸）

009 自動擴展列印區域

在列印Excel工作表之前，對工作表進行了頁面設置，指定了工作表需要列印的範圍。當對Excel工作表添加新的記錄後，還需要對列印區域進行重新設置。

有兩種方法可以實現列印區域的自動擴展：

方法1：智能表格

首先想到的當然是智能表格了，不知道智能表格威力的，請看這篇文章。

《效率提升10倍的Excel智能表格（Table），如何玩？》

操作：

①選中希望設置列印區域的數據區域，Ctrl+T將其轉化為智能表格；

②將此區域設置為列印區域

這個區域就會隨著添加數據行或者列而自動擴展，對應的列印區域也會自動擴展。

方法2：修改列印區域的內置名稱

這個方法相比智能表格弱爆了，但是它引出了兩大知識點：定義名稱、動態區域，因此這裡為大家拋個磚，為以後的動態圖表做鋪墊。

①設置列印區域

將需要列印的區域設定為列印區域。

②編輯列印區域的名稱

切換到「公式」選項卡，單擊「名稱管理器」，選定"Print_Area"名稱，然後在「引用位置」文本框中將公式更改為=INDIRECT("A1:C"&MATCH(9E+307,案例3!$A:$A))

修改完成之後，關閉名稱管理器窗口，在接下來的提示窗口中，點擊「是」接受所做的更改。

③在工作表的列印區域下方輸入一行新數據，列印區域將自動擴展到該行

註：

這坨公式=INDIRECT("A1:C"&MATCH(9E+307,Sheet1!$A:$A))是什麼鬼？

MATCH(9E+307,案例3!$A:$A)將定位到A列最後一個數據所在的單元格行號，INDIRECT函數可以將文本轉化為引用，實現從A1單元格到數據區域最後一列(即C列)的最後一個單元格的引用。

因此，無論在數據區域最後添加多少行，公式都可將其定位出來。

另外，其實更常用的方法是使用Offset函數，這是構建動態區域最經典的用法。

=OFFSET(案例3!$A$1,0,0,COUNTA(案例3!$A:$A),COUNTA(案例3!$1:$1))

使用這個公式，不僅能擴展行，還能擴展列。一定程度上可以和智能表格媲美。

後面我會推出教程，詳細講解OFFSET這個函數。

作者：安偉星，Excel培訓師，微軟Office認證大師，頭條認證作者，《競爭力：玩轉職場Excel，從此不加班》圖書作者，原創公眾號：精進Excel（ID：SeniorExcel）

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