如何利用Apple日曆進行高效的時間管理

時間管理問題是每個人都會碰到，同時需要用一生的時間不斷改進和優化的。去年在知乎上寫了回答（如何進行時間管理？）後，我持續嘗試了不同的時間管理工具和方法。最近，我發現用Apple日曆搭配自製筆記是進行高效時間管理的好方法。相比較以前每天至少花費半個小時、周末2小時還有些混亂的時間管理方法，現在我每天只需要5~10min，周末0.5~1h，卻能清楚地回顧本周的計劃執行情況，對比預期，進行反思，在此基礎上為下一周制定更合理的計劃。我發現現在的這個方法不僅節省時間，而且可以進行直觀的對比和反饋，從而使時間管理的效率提高。因此，在這裡與大家分享，希望知友們也能從中受益。

對於我來說，高效的時間管理工具需要具備以下幾個條件：

1. 時間記錄精確到小時和分鐘；
2. 明確顯示完成和未完成事項；
3. 可以對每個任務的完成情況進行評分；
4. 能記錄每天和每周的時間總結；
5. 能記錄每天和每周的反思或感想。

我發現市面上沒有一款小而精的 App同時符合以上5個條件。當我開始使用 Apple 日曆後，我卻意外地發現它的功能基本滿足了我對時間管理的需求，再搭配上筆記本的記錄功能，堪稱完美。以下是我利用這兩款軟體進行時間管理的具體步驟，並利用我日曆和筆記本的截圖進行舉例說明。

第一步，制定一周計劃。

我一般在周日制定下一周的計劃。在 Apple日曆中分以下幾步完成。

1，先用日曆的左側欄中的顏色標籤區分不同任務。我的分類原則是不同課程、每日習慣、時間浪費、資訊時間等。

2，在日曆上標記任務時間段。我會首先標出每日的重複習慣。比如冥想、資訊、運動、學英語。

3，標註其他任務。

4，將這一周的時間安排導出成 PDF 格式。

5，最後你會得到這樣的圖片

第二步，在你的筆記本中建立你的一周時間管理文檔。

以下表格由三部分組成：

紅字：一周前預製計劃

紫字：每日記錄

灰字：一周後總結與反思

第三步，開始每天的記錄。每日記錄主要分兩塊：

1， 每個任務完成後，需要馬上在日曆上記錄下來，記錄內容包括：

1. 時間段內大致做了什麼；
2. 耗時；
3. 用 F,U,O,L,W 註明任務完成情況，每個字母的含義在第二步的圖中有說明。

4. 如此一來，在完成一天的工作後你就會得到一列實際執行情況的時間分配表。

**特彆強調，每個時間段都要在完成後及時記錄，這樣有助於你建立對時間消耗的感知度以及執行計劃的儀式感（「儀式感」這個術語是從《精力管理》這本書借鑒過來的）。

2，對當天任務的執行情況進行總結與反思。具體操作依據「第二步」中的需要每日記錄的部分。

第四步，一周總結。

一周結束後，你會在日曆上得到你一周實際的時間安排情況。用我在第一步中提到的方法，你可以把它導出來，並將它放到記錄文檔的「Execution」的標題下。

這樣一來你就可以對比每一天的預期與實際執行情況。發現問題所在。

此外，你還可以知道每一個任務在一周時間分配中所佔的比重。

總結

日曆之所以能成為好的時間管理工具是因為它有明確的時間線，這有助於清晰地呈現一天的時間分配。

此外，這個方法，很注重預期和實際對比，不僅有一周的任務計劃表和任務執行表的對比。在每日反思中，我還特地標註出，未完成的任務、低效時間、浪費時間以及為什麼，這是為了增強自己的時間感知能力，知道哪些時間是真正有效的，哪些時間是可以被更好地利用的。基於每周的反思，制定更合理的時間計劃，這樣一來時間管理才有意義。

近段時間打算就這個時間管理方法製作一個由 Apple 日曆衍生的時間管理小插件，希望對此感興趣的朋友能給我一些反饋。

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