Excel剪切板：工具用到極致就是神器

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圖/文 | 安偉星來源 | 精進Excel

Excel中複製粘貼我們都習以為常了，我們複製出來的項目，其實都可以臨時存儲在一個叫做「剪貼板」的地方，而且Excel剪切板有兩大特性：

1、所見即所得：剪切板的內容為單元格顯示的內容，即我們肉眼看到的內容；

2、可以執行數據的再次輸入

這兩個特性，使我們在使用剪貼板時能夠實現很多意想不到的功能。

001 如何調出剪貼板

01 菜單法

在「開始」選項卡中「剪貼板」分組中，點擊右下角的箭頭即可打開剪貼板。

02 快捷鍵法

調出剪貼板之後，在下方的選項中，勾選「按Ctrl+C兩次後顯示Office剪貼板」，這樣設置之後，在Excel里連按兩次Ctrl+C就可以調出剪貼板。

接下來我們看一下剪貼板有哪些神奇的應用吧。

002 所見即所得

為了數值後面的單位不影響計算，有時候我們通過自定義格式的功能給數據增加了單位，如圖所示，通過自定義格式給每一個數值增加了計量單位：個和元。

註：通過自定義格式增加的單位，只是表面上的單位，實際上單元格中並不存在該值。

那如何將單元格中所見的數值（含單位的數值）真正的複製到單元格中呢？

Step1：複製B、C兩列的數據到剪貼板中

Step2：單擊剪貼板里已經複製的項，將其重新放回數據區域即可

這是因為，剪貼板可以實現所見即所得，也就是說剪切板的內容為單元格顯示的內容，本列中，單元格中顯示的內容就是有單位的，通過剪貼板粘貼回單元格中的數值肯定也是含有單位的。

003 快速進行位數取捨

剪貼板所見即所得的特性，通常還可用來快速實現數值位數的取捨。如圖是一個數據表，小數點之後的數位非常多，如果想要進行「四捨五入」取捨，需要用到round等函數，比較麻煩。

如果僅僅是想要看上去位數減少了，比如將其顯示為2位小數，此時可以通過「設置單元格格式」來設置數值的位數。

如圖通過「設置單元格格式」將數值設置為兩位小數。

但是這樣的設置方式，並沒有改變數值本身，只是「看起來」是兩位小數，如圖所示：

想要快速實現數值的位數取捨，首先通過「設置單元格格式」設置數值的位數，然後接下來的操作和003所見即所得是一樣的。

Step1：複製顯示為兩位小數的數據到剪貼板中

Step2：單擊剪貼板里已經複製的項，將其重新放回數據區域即可

004 文本型數值快速轉換為數字

如圖數據表，帶綠色三角符號，說明單元格中的數值是文本型數值，這些數值是無法參與計算的。

將這樣的文本型數值轉化為數字，通常有三種方法：

①「分列」

②選擇性粘貼，使所有文本型數值乘以1

③點擊單元格左上角的綠色小三角，選擇轉化為數字

但是這三種方法都不夠快，使用剪貼板能夠更快、更流暢的完成文本型數值轉化為數字。

Step1：選取A2:D9數據區域，設置單元格格式「常規」

Step2：複製區域數據到將剪貼板中

Step3：單擊剪貼板內的數據，粘貼到原區域即可

下面看GIF操作>>

這是什麼原理呢？這裡用到的是剪貼板的第二個特性：執行數據的再次輸入。講文本型數值設置為「常規」後，再將這些數值輸入到Excel單元格中，這些文本型數值就相當於一個個數字了。

005 快速合併多個單元格內容

將多個單元格中的內容合併到一個單元格中，在Excel中是比較難的操作，註：直接使用「合併單元格」只會留下第一個單元格中的內容。

案例：將A1：A4單元格中的內容，快速合併到C5單元格中

Step1：選擇A1:A4單元格區域，複製數據

Step2：打開剪貼板，會發現複製後的數據會出現在剪貼板內。

Step3：雙擊C5單元格（或者單擊選中單元格，然後按F2鍵進入編輯模式），然後單擊剪貼板內的所需要粘貼的項目，即可把剪切板上的所有內容同時輸入到一個單元格中，這也就實現了多個單元格內容的合併。

其實現原理，同樣是用到了剪貼板的第二個特性：執行數據的再次輸入。也就是相當於將剪貼板中的內容再次輸入到一個單元格中。

006 快速計算表達式

如圖，在B列寫出了費用的表達式，想要在C列計算出結果。像這樣的問題，可以使用Evaluate宏表函數進行求解。但是使用宏表函數需要定義名稱，很多人用起來並不順手。今天就教會大家使用剪貼板技巧快速實現表達式求解。

在C2單元格中寫入公式 ="="&B2，這裡第一個等於號=是公式的標記，第二個等於號放在了雙引號里「=」和B2中的表達式通過&連接成新的公式。將公式向下複製填充後，結果如下。

註：C列中計算而來的公式並不會再次計算，因為他們是文本形式。

接下來就是將C列的公式複製到剪貼板然後再粘貼回C列即可，通過GIF進行演示。

GIF>>

本列使用了剪貼板的第二個特性：可以執行數據的再次輸入。是想，當我們在C列中手工輸入公式=2300+1250+7850-385的時候，是不是會直接計算出結果，而使用剪貼板就起到了這樣的效果。

007 快速合併多列內容

如圖，有多列內容，希望將他們快速合併到同一列中。

GIF操作>>

如果數據分布在不同的工作表中，使用此方法更能體現剪貼板的高效。

作者：安偉星，微軟Office認證大師，《競爭力：玩轉職場Excel，從此不加班》圖書作者，原創公眾號：精進Excel（ID：SeniorExcel）。

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