老J專欄（101）拒絕瞎忙，學會時間管理散點圖

時間管理的「四象限」是時間管理中的重要理念，幾乎學過時間管理的人都知道。

應用的方法是把自己要管理的事件，按重要緊急、重要不緊急、不重要緊急、不重要不緊急四類事情劃分。

這個理論非常通俗易懂，但是通常會在應用的時候出現問題。問題的原因是，不知道這個工具應該如何具體使用，實際上正確的方法就是：間管理四象限與散點圖的組合應用。

1、先要有一份時間記錄表，包含四個部分：事件名稱、緊急程度、重要程度、預計耗時，如下圖所示：

2、在每行中填入注意事項，加上一個理性的打分，從1到5分。

3、在EXCEL中生成散點圖，如下圖所示：

為什麼使用這樣的方法呢？因為這個方法多了一個打分評估的過程，這是一種理性化衡量工作的方法，在打分的過程中，管理者已經對所要做的事情做了一個重要的評估，在開展後續的工作中，就會更加的得心應手。

而做成散點圖，可以讓自己每天所做的事情更加視覺化。當然，因為舉例的表格內容比較少，一目了解。但是如果內容比較多的話也可以一下區分出哪些事應該如何做。

看清了這個散點圖後，需要應對的方法是：

1、重要、緊急的事情：馬上做，同時也要盡量通過計劃減少這類事情，比如救火。正所謂人無遠慮必有近憂。

2、重要、不緊急的事情：計劃做，爭取把第一類的事情都變為這類事情，比如消防，安排好消防的工作，肯定後續的救火類工作就會變少。包括長期的計劃與規劃，做培訓類的工作，防患於未然。

3、不重要、緊急的事情：授權做，比如我們正在開會，突然有一份快遞需要取，我們可以安排其他人幫助取一下。當然，如果我們無法授權的時候，只能儘快做完，再回到第二類工作中。

4、不重要，不緊急的事情：減少做，這類事情都是類似休閑、娛樂的事情，可以在忙完前三類事情後再適當安排。

實際上一個領導者，最多應該做的是重要不緊急的事情，按步就班的做好「消防類」的工作，就會省去成天到處滅火的工作，到處瞎忙。相反，如果處理不得當，犯了拖延症，只會讓更多重要不緊急的事情變成救火的工作，那樣就得不償失了。

希望大家能夠靈活的運用時間管理工具，把四象限和散點圖結合起來試一下，一定會有更好的收穫！一起加油吧！