【Excel技巧】- 辦公常用的十大函數@IF函數

在日常工作中，我發現周邊很多同事，其中不乏研究員和財務，他們對Excel的使用可以說就是大量的重複操作，很多能夠使用Excel輕鬆處理。

我的一個風控同事，領導安排他每天統計部門客戶交易情況，每天需要從系統導出當天交易情況，然後通過Excel頻繁的排序、複製和粘貼。每天至少花費30分鐘才能完成此項工作。後來我不經意間看到同事正在馬不停蹄的處理數據，我就了解了一下情況，後來我花半天時間，給他寫了一個自動執行的VBA代碼，大概10秒即可解決問題。大大節約了同事的時間，他也有更多的時間做研究或陪伴家人。

很多小夥伴就要問了，目前還不會使用VBA，那如何提供辦公效率呢？其實先用好Excel常用的十大函數就可以大大提高效率，等Excel足夠熟悉後，可以嘗試寫一些VBA代碼進一步提高工作效率。

對於IF函數，可能很多小夥伴都使用過，尤其做分類的時候。

一 函數介紹

IF 函數可以對值和期待值進行邏輯比較。IF 函數最簡單的形式表示：

• 如果（內容為 True，則執行某些操作，否則就執行其他操作）

因此 IF 語句可能有兩個結果。第一個結果是比較結果為 True，第二個結果是比較結果為 False。

一般情況下，IF語句將應用於最小的條件，例如男/女性，是/否等，但有時候可能需要嵌套2個及以上的IF函數來解決更複雜的問題。

雖然Excel允許嵌套最多 64 個不同的 IF 函數，但不建議這樣做。原因如下：

• 多個IF語句要求準確的邏輯，保證嵌套的公式100%準確，否則查找錯誤比較困難。

• 多個IF語句會變得非常難以維護，特別是輸入的時候括弧位置不對，也可能出現不同的結果。

上面的內容主要來自於Excel自帶的幫助文檔，可以通過按下F1鍵獲取幫助。

二 案例講解

我們經常會需要對成績或績效等進行分類，下面我將以分數分類進行講解。

上圖中，上部分表格是成績表，下面一個表格是評分標準，根據學生的成績進行A、B、C、D和Failed等進行劃分。

遇到這個案例，我們第一反應肯定想到的就是使用IF函數進行解決，當然後期的圖文教程會講解更加方便的方法。敬請期待^_^

通過上圖公式，可以看到，我是用了5個IF函數進行嵌套，最後那幾個括弧對應的也是5個，需要注意不要把位置放錯了哦。從最簡單的嵌套開始，慢慢增加到5層。

公式：=IF(C2>=90,"A",IF(C2>=80,"B",IF(C2>=70,"C",IF(C2>=60,"D",IF(C2<60,"Failed",)))))

其實呢，微軟也覺得自己這個函數太複雜，太容易錯誤，還不容易檢測問題，所以從Office 2016版本（可能需要更新，Office 365最先增加）後，微軟出了新的函數IFS。官方提示如下（來源於Excel 2016函數IFS幫助）：

注意: 如果你是 Office 365 訂閱者，並安裝了最新版本的 Office，則可以使用此功能。安裝了 Excel Online、Excel Mobile 和 Excel for Android 的手機和平板電腦也可以使用此功能。

IFS 函數檢查是否滿足一個或多個條件，且是否返回與第一個 TRUE 條件對應的值。IFS 可以取代多個嵌套 IF 語句，並且可通過多個條件更輕鬆地讀取。

知道了IFS函數的工作原理，那麼上面的問題就很容易解決了。

看到上面的公式了嗎？是不是比前面一個更短更好理解了呢？IFS函數最主要的就是最後需要一個TRUE，這樣前面的條件都不滿足的時候，就是最後一個Failed啦。

公式：=IFS(C2>89,"A",C2>79,"B",C2>69,"C",C2>59,"D",TRUE,"Failed")

三 我的總結

通過上面的講解，我相信大家對Excel函數IF和其升級版函數IFS都有了一定的了解了。

大家在使用這兩個函數的過程中，如果遇到任何問題，可以聯繫我也可以通過Excel自帶的F1幫助進行查找。官方的幫助文檔可以說是最全的，裡面不僅有語法說明，更有案例進行講解，可以說非常詳細的呢。

今天就寫到這裡吧，希望大家都能熟練使用，提高工作效率^_^

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