為什麼我們總是陷入無效的加班與忙碌？

為什麼我們總是陷入無效的加班與忙碌？

管理者對「員工工作控制感」的破壞常常是在「業務指導」的名義下進行的。

與其一個小時做兩個小時的事，不如去「創造時間」。

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美國密蘇里州的聖約翰醫療中心，管理層請來了一位資深醫院管理顧問，希望他能解決長期困擾醫院的一個問題——醫生因為手術太多、疲勞作業帶來的工作效率低下和由此產生的各種負面情緒。

管理顧問在調查後發現，這個醫院一共有32間手術室，每年要進行3萬多台手術，本來就很緊張了，還有不少臨時安排的急診手術，一旦插進來，所有安排好的手術全部順延，所以手術室外永遠是等待做手術的醫生和患者。

管理顧問微微一笑，Bingo！他大筆一揮，寫下了他的「藥方」，核心就是一點：

空出部分手術室，不安排任何預約的手術，專門做急診。

瓦特！聽到了這個解決方案，管理層都憤怒了！急診可不是常常有的，本來就要打架才能搶到的手術室，居然還要白白浪費？醫生豈不是更忙了？這哪來的南郭先生？

不過當醫生們聽到這個」藥方」時，卻露出了「正合我意」的神秘微笑，這又是為什麼呢？

以上是我曾經介紹過的《稀缺》這本書里的一個真實案例。之所以想到它，因為前幾天，我和一個還在廣告行業的前同事聊天，聊到了這個行業長期以來的頑症——長期加班的問題。

這個行業的加班就和前面的醫院手術室的混亂一樣：下班後，三分之一的人在開會，三分之一的人在無聊地等候開會，三分之一的人在完成剛剛結束的會議布置下來的工作。

每天，廣告人的時間表上排滿了各種各樣的會議和彙報，但從來沒有人指望那些會議能按日程表上的時間開掉。

當然，有一點不一樣，醫院的問題是手術室不夠用，而廣告公司的問題與會議室的數量無關，而是因為總監和老闆們的時間永遠都不夠用。

但如果你仔細去分析管理者日程表的完成情況，你會發現，其中大部分常規工作都是按計划進行的，只是每天都有突發情況，讓你不得不打亂日程，導致日程表上的會議、彙報一個個被順延。

管理者日程表的拖延，對員工而言，只意味著三個字：「等加班」。

這跟醫院的情況一樣：手術室的手術計劃被急診打亂，導致醫生把大量的加班時間花在等待手術，而不是手術本身。

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回到醫院的案例，表面上，這個建議降低了手術室的使用效率。因為急診手術的出現時間是不確定的，專門開闢的急診手術室，一定會出現某段時間空置的情況。

但急診手術和預約手術是兩種不同工作流程的工作。前者要求醫生隨時上崗，後者要求醫生做好充足的準備。兩種手術流程混在一起的結果，就是讓醫生隨時處於「高度警備又無所事事」的狀態，成了「做手術的機器」，喪失了對工作的控制權。

所以，「空出部分手術室」，對於醫生的工作效率而言，卻是提升的。他們預定的手術時間，不再被推延，那種加班等上好幾個小時去做僅有一個小時的手術的情況，就不會再出現了。

這個解決方案的實質是不讓突發事件影響醫生的正常工作，讓醫生從「手術時間不確定的焦慮」中解脫出來，他們「對工作的控制感」得到了尊重。

「對工作的控制感」無關薪水，無關權力，它首先是一種安全感——明確知道還有哪些工作；其次是一種歸屬感——我的工作我做主；最後還是一種成就感——是我親手完成了這項工作。

然而，尊重下屬「對工作的控制感」，是大部分管理者相當忽視的問題。

你已經安排好晚上和女朋友的燭光晚餐，忽然總監告訴你，客戶臨時有修改意見，加班！

多年不見的老同學出差，好不容易有一個晚上可以聚聚，但老闆那個已經拖了幾個小時的會議，怎麼也結束不了。

你剛剛抱歉地取消了老同學的會面，老闆宣布會議結束：「大家早點回去吧！」

連工作時間都無法控制，哪裡有什麼「對工作的控制感」？

以前有個同事，因為忍受不了經常加班而辭職，當時我勸他，只要還在廣告這個行業，到哪兒都得加班。

我說中了開頭，卻沒有說中結尾，他後來的工作仍然常常加班，但他卻很少抱怨。原因很簡單，這家公司強調一對一的工作溝通方式，而不是頻繁開會。所以大部分人都能自主的安排時間，雖然工作量仍然很大，但因為可以自主選擇加班的時間，所以抵觸情緒並不強。

管理者對「員工工作控制感」的破壞常常是在「業務指導」的名義下進行的，包括但不限於：

讓員工頻繁的彙報工作，等待上級的決策；

為了效率，直接告訴員工該怎麼做；

否定員工的工作結果，而且沒有把理由說清楚；

工作目標朝令夕改……

這些行為的結果就是讓員工的工作喪失安全感、歸屬感、成就感。

但聽聽管理者的理由，似乎也很正當：

「說我控制了大家的工作？我還想控制自己的生活呢！說我朝令夕改？可計劃趕不上變化，我也是受害者啊。」

管理者對於員工工作的過度指導，通常源於對工作進展的焦慮，他們時時感到，自己再不管，工作就要失控了。所以他們的日程表上擠滿了各種會議、出差、電話、彙報……

當然，還有各種意外情況，讓這份日程表更加擁擠混亂。

這是病，得治！

如果把那個管理顧問的建議照搬過來，這個藥方就是：在管理者的時間表上，每天必須有一段時間為空白，除了處理突發事件之外，你想怎麼用就怎麼用，但不能事先安排任何工作。

這個建議到底好不好呢？

一個名為約翰?科特的管理學家，持續跟蹤拍攝一群企業高管的工作，分析他們如何安排自己的時間。

他得出了一個令人驚訝的結論：最成功的管理者反而是日程表看起來最沒有效率的人——有著大量的空閑時間。這些沒有日程安排的時間，常常用於與下屬、客戶、合作夥伴、同行進行看似隨機而簡短的閑聊。

為什麼相比之下，把日程表塞得滿滿的，反而不是高效的方法呢？

我在《貧窮，對你的思維方式造成了多大的影響？》中說，窮人之所以越是缺錢越是容易陷入貧窮的狀態，因為他們只專註於自己的錢，把一分錢當兩分錢花，而不是去創造財富。

實際上，「忙人」之所以越缺時間越容易陷入低效的忙碌，也是因為「忙人」過於在意自己的時間，希望用一個小時做兩個小時的事，而不是去「創造時間」。

什麼是「創造時間」？為什麼首富的小目標是賺一個億，而你只是加薪5%，因為有上千人一起幫他賺錢，而你忙死了也只有24個小時。

只想著用滿自己那24個小時，那是用「打工賣時間的心態」來做管理。管理就是用別人的時間，為自己賺錢，這就是「創造時間」。

讓員工為你「創造時間」的方法之一，就是激發員工對「工作的控制感」。在此過程中，你需要剋制過度指導下屬的衝動，尊重員工的看法，學會接受不完美的結果，讓工作成為員工的工作，而不僅僅是你的。

在初進職場時，我們通過自律、高效地利用時間，贏得了第一階段的成功。

但當我們進入管理者的新角色時，這種高效反而是一個陷阱，讓整個團隊陷入無效的加班與忙碌。

不如嘗試讓日程表多一些空閑時間，去做那些重要但不緊急的事情，培養更長遠更全局的思維狀態，這才是一個真正成功的管理者應該去思考的問題。

（本文為「管理新人進階之路」系列第二篇，之一是《好的管理者，都擅長解決下屬的困難》，這是2017年我規劃的幾個重點系列之一）

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