PPT高手之路 - 何為演示

01-27

在過去的4年時間裡，我做了超過百份PPT，其中有日常彙報，有年中總結，有給投資機構的BP，也有新品商業發布會（多為 Keynote ）。服務過 Toyota，香港置地，大眾，T.Y.Lin 等僱主，累計投入在PPT上的時間，遠超過1000個小時。幻燈片只是一種工具、一個表達手段，融會貫通就好，還有這麼多有趣的領域等待探索，不能止足不前。n

寫文章前我把網上能找到的PPT文章教程都看了一遍，但恕我直言，質量良莠不齊。不少轉發量誇張的文章，都冠上「不為人知的技巧」的標題，實際上都是拿一些老料回鍋炒，不講偏已經是讀者的萬幸，更別求能夠從中系統整理。好比練武功，只講套路不講心法，真刀真槍上戰場時立刻歇菜。

懂幾點 PPT 製作的「技巧」，的確可以拿來糊弄門外漢，但對於真正靠它吃飯的手藝人，某些文章里提及的「技巧」都太流於表面，看看打發時間可以，真要說乾貨，其實沒多少。n

所以拿這篇文章開個頭，將我製作 PPT 的經驗落筆成字，分享給大伙兒。要說和網上其他講 PPT 的教程有什麼不同，大概就是我的更注重實用吧…即學即用，不是要你成為 PPT 專家或者成為設計師，而是注重實際操作。在此基礎上還可以通過練習，提升到新段位。n

同時，配合實例貫穿始終，我會反覆提到，根據經驗總結的三個核心原則：n

清晰（Clearity）| 一致（Consistency） | 有序（Order）。n

準備好了嗎？n

何為演示n

你首先要回答這個問題。能用一支筆，一張紙說明的事情，為什麼要費這麼大勁做成 PPT 展示？亞馬遜內部奉行一頁紙的產品會議，開會前集體默讀會議的內容，然後再開會，因為高管們覺得 PPT 會讓參會的人變得「被動」。n

那為什麼要有 PPT ？因為場景不同。n

一頁紙會議適合群體討論，PPT 適合演示者單向表達。n

前者有多個信息傳達者和接受者，後者往往只有一個傳達者，其他的都是觀眾。n

演示的目的是什麼，是讓觀看的人有節奏，有效率的了解你要傳遞的觀點、數據和信息，其他都是次要。恰好，PPT 天生適合做這件事：n

1、只有 PPT 和電影能讓一群人保持安靜的待在一間屋子聽人「佈道」；n

2、演示者可以掌控時長、節奏、內容，PPT 的最終呈獻效果沒有上限和下限；n

3、合理的信息密度保證了傳播效率，所有人都愛讀圖勝過讀文字。n

狹義上，大家容易認為，Apple 每年新品發布時的幻燈片美到冒仙氣，是頂級幻燈片水準的標杆。但是，這種新品發布會級別的 Live 幻燈片，只是一個細分類別，真正工作中常用的，要簡單樸素的多。n

比如 KPCB 的設計合伙人，John Maeda 在 2016 年的 #DesignInTech Report 上做的幻燈片（下圖），就是我心中務實設計的典範，「凡為論點，皆有支撐」。n

接下來，我會模仿《The Elements of Style》的風格，結合實例，每個例子給出一個最具實操性的建議，通常情況下，照做可以保證不出錯。

1、正確使用中英文標點，是一種美德；

這是某高校老師的教學 PPT，在高校課件 PPT 中算是做的「能看」了，為了保護隱私，我隱去了老師的姓名。

但即便如此，在中英文混輸時，這位老師還是粗心的將右括弧打成「中文全形」。與此類似的錯誤還有：

中英混排時缺失空格間隙，可讀性扣分。
同一頁幻燈片的段落，有的以句點結尾，有的沒有任何符號。
英文大小寫混搭，忽略專業名詞及縮寫的書寫方式。

2、能用圖說明的，就不要用文字；

人類對圖片有著天生的偏好，最早用來記錄的象形文字，本身也是對實物的圖形化處理。所謂「一圖勝千言」，我們看圖的效率要遠高過文字，這就是為什麼，我建議在可以使用圖形化的表達方式時，而最好不要用文字。

使用圖形語言會讓你的 PPT 有生命力，而不只是乾癟癟的描述。

3、清晰是首要因素，看不清楚內容的 PPT 不是好幻燈片；

我們在做 PPT 時，最容易犯的初級錯誤是，想把所有內容都往上堆。這個重要，那個也不能少，恨不得把幻燈片塞得滿滿當當。這樣做的結果，是直接造成幻燈片「沒法兒看」。

如果你確實要在幻燈片里放上所有內容（實際上內容都是可以一再精簡的，通常來說，我在確定 PPT 最後的內容前，會再刪減至少兩遍），那麼這裡跟你分享常用的兩個方法：

要麼把一頁內容分成多頁。
要麼通過排版的方式讓內容清晰（如下）。

通過適當給頁面留出空間，根據內容將主次強化，我們可以輕鬆「拯救」下面這張幻燈片（它已經擠的我喘不過氣來）。n

4、只要你把幻燈片的內容認真對齊，別的咱們都好說；

如果在所有 PPT 實用技巧里選一條必備，毫無疑問是「對齊」。對齊也幾乎是排版準則里最重要、最基礎的，毫不誇張的說，只要你把內容好好對齊，PPT 就做好了一半，剩下的就是字體、構圖和其他了。

羅賓·威廉姆斯在她的書里用了整整1/4的篇幅講了如何對齊，以我個人的實際經驗，記住如下幾條，對齊基本可以不出錯：n

相近的內容靠近，不相關的內容靠遠，儘可能使你的內容整體，處在頁面的中間。
左對齊、右對齊、居中，如果沒有把握，一頁 PPT 最好統一用一種對齊方式。
善用列表和表格，它們是天然的對齊工具。

5、有對比，才有將來；

不是只有大紅大綠才叫對比， PPT 內容的對比，更多體現在字體、字型大小、字（行）間距上。

我們在長時間看類似的內容時，視覺會產生疲勞，也容易錯過細節。這時，就有必要人為的將需要強調的內容「提」出來，讓人一目掃過，能瞬間找到重點，這便是對比的本質。「讓碰撞更強烈，讓重點更突出」。

那麼，一般我們怎麼做對比？首先是看內容，整頁 PPT 中最核心的，最重要的內容，一定要留出足夠的空間，這是保證清晰性；其次看關係的疏近，相關的內容靠的更近，體現出一致性；最後，再將內容有序的排列。n

上面5個小點，是將原本「沒法兒看」的 PPT 做到「能看」，每一點都做到，相信你的 PPT 一定會有改觀。

下期我們講 PPT（Keynote）動畫的高級特性

再會~

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