你回復太慢，會導致別人的嚴重焦慮

當你等待回復時，心裡七上八下，這會導致焦慮，失眠，或者更糟。

Danny Garcia 希望你回復他的郵件——是立即。如果太久，他會很焦慮。夜裡，他甚至在床上翻來覆去，猜想你什麼時候會回復。

Garcia 在 Stacklist 當紐約市場部經理，這是一家為 CEO 們提供經商中需要的 app 和各種工具的網站。當他點了發送鍵之後，他的胃裡就像有一隻蝴蝶在攪動。

這也許聽起來有點極端，但實際上，這種情況並不是那麼罕見。即使在很好的環境里，等待別人的回應也時常導致焦慮。每天幾百封郵件，根本不可能立即回復每一封——如果不是所有。

很多報告都指出，郵箱里過多的未讀郵件會導致精神壓力——一個研究(《你收到了一封郵件》)發現，白天不停地收到郵件通知，早晨和晚上查看郵件，這些會讓焦慮水平不斷提高。但是關於人們有未回復的郵件時有多麼焦慮，這還沒有明確的數據。

失去控制

我們的文化讓我們習慣於收到立即的反饋。

Julie McCarthy 是多倫多大學士嘉寶校區的組織行為學和人力資源管理教授，她說，可感知到的對環境失去控制，還有不確定性，導致了極端的郵件焦慮。

她說，「你沒法控制那個人什麼時候回復你，同時，他的回復會是怎樣的，這也很不確定。」

而且，她說，我們的簡訊，以及 Facebook 這樣的通訊工具，讓我們習慣性期待即時反饋。如果我們的期待沒有立即得到滿足，焦慮就趁機襲來。如果是簡訊，我們通常會知道對方是否會回復。但你的郵件就像進入了虛空，沒有人知道會發生什麼。

你應該等待多長時間？以色列的兩名大學教授做了一項研究，50% 的郵件會在發出後兩小時收到回復，你的郵件會在 29 分鐘內收到回復的可能性是 80%.

不是你，主要是我

放心吧：收到郵件的人完全忽略你，這不是經常發生，不過，McCarthy 說，通常你很難知道人們為什麼不回復。他們可能工作很忙，他們可能嘗試遠離工作，與家人待在一起，或者——想想這是否經常發生在你身上——他們可能忘記了回復。儘管 Garcia 很焦慮，但他說，他也經常會忘記回復別人的信息，因為他有如此多的事情要做。

在 Garcia 的辦公室，每個人都盡量當天回復郵件。Garcia 不回復 CEO 的郵件，這讓她很不爽，所以她要求他收到郵件後，立即回復「我收到」，據專家說接收者可以這樣緩解發送者的焦慮。他很清楚這一點。

「別人不回復讓我焦慮，但我也在犯同樣的錯誤。」他說。

儘管人們會關注他們的收件箱，但通常有太多的信息要看。Radicati 集團是一家全球性的電子通訊調查公司，他們的一份報告指出，2014年平均每人每天收到商業相關的郵件121封，預計到2018年，這個數字會到140。假如看郵件一分鐘，回復一分鐘，那麼每天需要四個小時看和回復郵件。

Chris Bailey 住在渥太華，他是《生產力計劃》這本書的作者，他每天收到500封郵件，主要是一些公共關係方面的公司。他說，一些他認為「自私」的郵件——沒有為他提供任何價值——會立即被刪除。他說，如果你是這些郵件的發送者，並且希望得到回復，那你必須讓郵件更加私人化，並且變得更加結果導向。

「當收到一封郵件時，我的第一個決定，是我是否要繼續跟進，」 Bailey 說，「他經常將郵件歸入保存檔，可能再也不看了。」

他有兩個郵箱地址，一個是面向他工作關係密切的人，或者他很樂意立即回復的人，另一個是面向其他所有人。大部分的信息會發送到第二個郵箱，每天只檢查一次，在下午三點。他花一個小時儘可能多地回復這些郵件。這種兩條腿走路的方法，極大地減輕了 Bailey 的郵件焦慮，並且允許他集中精力關注更重要的事情。

管理你的腦袋

當然，收到郵件的人不需要承擔所有立即回復的責任。你也可以增加郵件收到回復的可能性，以減輕焦慮。

Jocelyn Glei 寫了一本書，《取消訂閱：如何消除你的郵件焦慮，避免分心，完成更多工作》。她說，首先，你必須讓他們清楚，你期待什麼時間得到回應。

假設你需要開始一個項目，但是希望聽到不同方面的觀點，你可以說，如果在某個時間之內沒有收到回復，那麼你將直接開始這個項目。你也可以說，你希望在今天結束前收到回復，或者明天早晨9點前。即使不緊急，也要把時間說清楚。例如說，你不必立即回復，但如果在這周結束前回復將會很有幫助。

「給他們一個時間」，Glei 說，「讓他們明白你的時間線。」

如果你真的十分擔憂，你可以使用一個 app——或者很多個。像 Mixmax, Streak 這樣的程序，允許你看到你的郵件什麼時候被打開，還有它是否被轉發給其他人。Garcia 在工作中使用這兩種程序，他說知道一封信息被打開閱讀，讓他的焦慮少了很多。

Andrew Swindlehurst 住在英國博爾頓，他是一家線上營銷公司的業務拓展執行官，他習慣於花大量的時間重寫郵件，檢查，再檢查那些發出去沒有得到回應的郵件，而這些郵件對他的業務產生了影響。通常，他發出郵件後會感到恐懼，特別是發給他的上司。

Swindlwhurst 說，「我擔心是否有什麼差錯，即使我做得正確。」

這逐漸成了他的一個大問題，他開始積極管理他的焦慮。他花了很多時間研究寫郵件的方法，變換寫郵件的方式，看看會不會加快得到回復的速度。他的某些改進的確有一些效果，最後他的最佳策略，是假想接受者在收到郵件後會做什麼。

他說，「我必須很清楚，他們甚至都不會打開它，我必須站在他們的角度，想像他們可能做什麼，為什麼不打開郵件，或者他們看了郵件，但為什麼感覺不需要回復。」

這些之後，如果還是沒有回復，就繼續跟進。如果是同事，一兩天之後再寫一封郵件比較合適。如果是推銷郵件，Glei 說，那最好等待幾周，並且重新發郵件時，內容結構要更新，並且給對方提供更多好處。

如果最後仍然沒有回復，那麼拿起電話撥過去，這仍然是溝通信息最好的方式。

編譯自：

Your slow email replies are causing serious anxiety