很多人都讀過日本人寫的《斷舍離》《怦然心動的人生整理魔法》，日本商店裡琳琅滿目的收納用品也令初次造訪的遊客們印象深刻。日本人似乎對於整理術情有獨鍾，不但家裡的衣櫃廚房需要整理，公司里也天天強調「整理整頓」，留心觀察一番，果然在日本同事身上學到了不少有用的職場整理術。

1 建立個人archive

S君的桌上東西並不多，除了電腦和水杯，常常只有筆記本和幾份正在用的材料。但是當他拉開抽屜時我好奇的探頭瞅一瞅，呵，滿滿的碼放著五顏六色的文件夾，每一個文件夾側面都寫著標題和時間，查找起來一目了然。自從和S君一起開始一個新項目，我就注意到他時刻都在收集相關資料，整理出屬於他自己的archive。例如圍繞產品的某項功能，競爭對手的情況如何，我們目前的水平如何，需要解決的技術難題有哪些，最近的進展情況，統統都整理列印出來收在一個文件夾里。平時我們小組討論，大家彙報進展的ppt都寫的很隨意，用完也就過去了，只有他每次都把關鍵的圖文整合起來，夾入相關的資料旁邊。當上司提問起項目情況，或需要對照之前的結果時，其他人都在電腦里翻啊翻啊半天找不到對應的文檔，S君嘩嘩兩下就隨手翻開一頁，指給大家看。這位S君是個連智能手機都不用的人，所以鍾情於列印材料，其實這項整理工作用電腦也可以完成類似的效果。不過試了就知道，電腦整理雖然更方便長期保存，但對於當前手頭正在進展的項目，如果有這樣一份清晰的資料放在案頭方便隨時查閱，往往事半功倍。

2 彙報從小結開始

後來我們小組進展彙報的ppt在另一位K君的指導下，也不那麼隨意了。每次做完實驗分析完數據已經身心具疲，除了把結果貼上去，實在懶得在供內部參考的ppt上花更多精力。可是如果不把分析結果寫明白，要麼別人看不出所以然，要麼自己在彙報時想不起來該怎麼解釋，總之資料就變得無效了。K君提議，ppt第一頁附上簡要的小結，包括這份資料所彙報的工作是為了解決哪個問題，用了什麼方法，結論如何，下一步計劃，之後的幾頁把結果貼上去即可，既然是內部參考，大家對必要的背景信息都已經十分清楚了，讀過說明之後就足夠看懂結果，不需要再一項一項具體說明。這麼一來，實際上並沒有增加多少工作量，資料卻能更加有效地傳達信息了。

3 便簽式日程表

在日本，人人都有一本手賬來安排每天的待辦事項，大多數公司里也有電子日曆可以互相分享彼此的日程。但Y君的桌前還貼了一張兩周的日程表格，和列印電子日曆不同，這張表格上所有的日程都是空的，具體事務都是寫在小便簽紙上，然後貼到相應的時間空格里。這樣靈活的日程表可繁可簡，挪動便簽紙即可方便地增減變動，不論是自己還是同事都能一秒鐘就把握工作進程。從S君的文件夾和Y君的日程表可以看出，儘管當前辦公都智能化了，紙質版和電子版孰優孰劣，並不可一概而論。對於重複性長期性的工作，電子版更有優勢，而對於偏向靈活性臨時性的工作，紙質版的方式往往更加直接和便捷，並非就應該徹底摒棄。

4 左右分半式筆記

前幾年日本有一款「東大生筆記本」賣的很是火爆，乍一看好像也沒什麼特別，就是普通的橫格本子，區別僅在於橫格線上還均布著小黑點，其賣點一言概之，即好的筆記必然整潔美觀。確實在日本學校和公司都見過很多非常漂亮的筆記，有的像思維導圖一樣，有的給出嚴謹的框架，有的圖文並茂，但這些筆記的共通點在於，都沒有一下子就寫滿一頁。在一次講座之後我請鄰座的T君分享了他的筆記，他認為筆記真正的功效不在於當時的記錄，而在於事後的回顧，所以一頁紙常常是從中間折一條痕迹，分兩半使用。左半邊用來作記錄，按照橫格線上的小黑點來對齊和空格，用來明確框架中的大小標題，講座中有價值的信息也使用縮略和符號記下來。結束之後，他又在空白的右半邊用紅筆做補充和批註，有時還會上網搜一些相關資料，也整理在這一頁上。這樣的筆記里幾乎看到不匆忙潦草的塗寫，而且內容清晰豐富，不需要另外再做整理，就是一份詳盡有用的資料。

5 物品收納和確認清單

我見過日本朋友家櫥櫃的抽屜里，用百元店買來的大大小小的收納盒，整整齊齊放著各式刀叉筷子和其他工具，沒想到在M君的辦公桌抽屜里也看到了類似的情景。訂書機，印章，文具，尺規，名片，便簽，好像擺積木一樣井井有條。M君負責整理的實驗室也是一樣有條理，並且他在每個抽屜上還貼了標籤。想一想我曾經在國內時實驗室里總是亂糟糟，常常為了找一個小小的讀卡器把十幾個抽屜翻個底朝天，真夠抓狂。另外，每天最終離開的人需要確認各種儀器設備安全關閉，關好門窗電源水源，這些事情都被整理成了一個check list掛在門口，離開之前只要照著清單一個個確認好打勾即可，保證不會遺漏。

這些小技巧做起來其實並不複雜，工作的質量往往就在體現在細節之間，試試看，一定會有收穫。

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