消滅重複工作三部曲

工作中，無論你是大公司的項目經理，還是淘寶網上的一家小電商，無論是公司 IPO 上市這樣的大事件，還是客戶的管理或者物料的採購，我們的工作中總是會摸索出一套可行的流程，以期合理化降低風險去做好事情。這些流程可能運用在我們日復一日的工作中，不斷實踐與完善。 Worktile 一直致力於中小團隊的高效協作。為了讓項目運作的效率更高，我們打造了類似項目模板、任務模板這樣的功能。

奏鳴曲：項目模板

在我們開始組建項目組，部門或者公司時，我們最需要做的可能需要花一定時間思量或者考慮同事間的工作流程，這個過程正好可以進行平時的流程的總結與優化，並形成一套標準的項目模板。一旦敲定，以後需要新建類似流程的項目時，你僅需要拷貝相應的 項目模板 即可。比如新員工入職流程模板、物料採購模板、敏捷開發模板等等。

1、 創建項目模板

假設你已經有了一套較為穩定的流程，那麼，你可以建一個項目模板。

2、 拷貝項目模板

每一次需要使用某個模板時，我們僅需拷貝此項目，並將其轉移到個人項目或者自己的團隊中。

3、 分享項目模板

將模板分享給你的公司、團隊、朋友，讓你身邊的人也同樣高效起來。你所要做的就是將這個項目模板設置為公開項目，並將鏈接發給對方。 對方即可通過拷貝項目功能，完整獲取項目模板。

弦樂曲：任務模板

工作中，毫不意外的，我們經常也要建立類似的任務。每次都需要重新添加任務名稱、描述、檢查項、附件等。這無疑會帶來不必要的時間浪費。這個時候，任務模板功能可以充分的解決你的問題。 三個小步驟，就能讓你享受【任務模板】所帶來的高效體驗。

1、創建任務模板

首先創建任務模板，在任務中添加必要的任務名稱、描述、檢查項、分配人、關注人、檢查項等內容。

2、拷貝任務模板

點擊任務詳情右上角的【更多——>拷貝】，你就會獲得一份同樣的任務。當然你拷貝的時候，也可以選擇只複製任務的關注、分配、附件、檢查項中的某些而不是全部。

不僅可以拷貝任務，還可以拷貝整個任務列表，批量複製任務。

3、移動任務

接下來，你可以對這個複製的任務進行跨項目移動。選擇相應的項目和任務列表，確定之後，該任務會顯示在選中的項目中。接著，你就可以針對性的對這個任務做一些修改。

小夜曲：任務、文件、文檔、日程、話題的共享

工作中，我們總是會有些這樣的重複性工作，它們並非必要，只是一些行動上的重複勞動。它們難度不大，但是工作量大，重複性高。它們需要花時間，會讓人厭倦。它們會讓人感到意義不大，無法使人進步，也浪費了寶貴的時間。當一個行為重複上千萬次後，我們也許會思考：有沒有什麼方式可以替代？如果不能用其他方式代替，怎麼做能最小的耗費時間精力？

在Worktile中，我們也察覺到了一些重複性工作的問題。

• 比如團隊協作中，經常會遇到需要把項目中單獨的一個文件或者任務共享給相關人員，而他們又不是當前項目的成員，你不得不重新寫一份任務說明，再通過Email等發送給對方。

• 比如同一份文件需要上傳到不同項目中；同一個任務，需要在不同項目中重複創建；同一份文檔需要在不同項目中反覆粘貼；與任務相關聯的文檔，因為無法關聯，需要仔細說明文檔所在地方。

• 比如，有時候也有一些常規性的信息通知給新加入的小夥伴，每加入一個就得重新說一次。

聰明的你一定會意識到，這裡面有很多不必要的工作，卻在繁瑣之中，悄然佔據了寶貴的工作時間。Worktile也深深的意識到這方面的問題，並在本次Worktile更新中大大的加強了任務、文檔、文件等的共享功能，方便大家減少上述重複性工作，避免繁瑣，更高效的工作！現在，你可以針對Worktile中的幾個基本元素：任務、文件、日程、話題和文檔，創建一個共享鏈接發送給相關人員。這個共享鏈接，不僅支持項目內成員訪問，也支持非項目成員訪問。

於是，在Worktile你可以採取這樣的方式代替之前重複性的工作：

• 當一個任務或話題，需要相關的文件或文檔時，共享它們的一個鏈接就能快速關聯其任務與文件；
• 當一個任務需要分配給非項目成員時，你也只需發送該任務的共享鏈接給他，他也只能看到這個任務相關的信息。

接收到共享鏈接的人，只要他是Worktile的註冊用戶，就可以訪問該鏈接內容。呈現的形式如下圖：

另外，為了更安全的保護你的信息，你可以設置開啟或關閉共享鏈接。一旦關閉，則該鏈接無法被訪問。

這次就先跟大家聊到這裡，也希望本次的分享可以幫到大家減少在日常工作中的重複工作，讓我們的精力關注在更多有價值的工作中，在之後的 博客 與 社區 中我們也會分享更多的關於 Worktile 在實際工作中的實踐應用，讓大家的工作簡單，高效。