項目管理中如何有效溝通？【案例分析】

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溝通話題：項目管理中如何有效溝通？

案例分析：做為系統集成公司的項目經理，員工在抱怨公司的工作氛圍不好，溝通不足。為改善現狀，要求項目組成員每周必須按時參加例會並發言，但對例會具體怎樣進行，卻不知如何規定。很快項目組成員就開始抱怨例會的目的不明，時間太長，效率太低，缺乏效果等等，而且由於例會上一個問題，組員互相爭吵，甚至影響到了人際關係！

這種情況如何在項目管理中如何有效溝通？

專業答案（僅供參考）：

　　針對案例情況，分析問題產生的可能原因：

　　 (1)缺乏對項目組成員的溝通需求和溝通風格分析；

　　 (2)缺乏完整的會議規程、目的、議程，職責不清；

　　 (3)會議缺乏控制，導致會議效率低下，缺乏效果；

　　 (4)會議沒有產生記錄；

　　 (5)會議沒有產生相應的行動；

　　 (6)溝通方式單一；

　　 (7)沒有進行衝突管理；

針對案例情況，提高項目例會的效率方法：

　　 (1)總體安排：事先制定一個例會制度。在項目溝通計劃中，確定例會的時間，參會人員範圍及一般議程；

　　 (2)懂得放棄：放棄可開可不開的會議。

　　 (3)明確目的和期望：明確會議的目的和期望結果。明確會議的目的，是集體討論一些想法，還是互通消息，或者解決一個面臨的問題。要明確會議的期望，是達到信息同步還是要生成一個明確的解決方案。

　　 (4)發布通知：會前發布會議通知，通知中明確會議的目的、時間、地點、參會人員、會議議程和議題。一種被廣泛採用的方法是：廣泛徵求意見，少數人討論，核心人員決策。項目中不是每個會議都需要全體人員參加的，根據會議議題確定參會人員範圍。事先得到議題和議程，可以讓參會人員提前準備。

　　 (5)提前發送資料：會議之前將會議資料發到參會人員手中。對於需要背景資料支持的會議，提前發送資料給參會人員，可以提前閱讀，會上直接討論，節約會議時間；

　　 (6)藉助設備：一些需要異地成員參加或需要演示的場合，可以藉助視頻設備等外部設備使會議達到更好的效果；

　　 (7)設定主持人：明確會議規則，指定主持人，明確主持人職責，會議主持人對會議進行有效控制，並營建一個良好的會議氣氛。管理者事先明確會議規則，控制會議節奏，會後總結，提煉結論，整理會議紀要，做好會議後勤保障。

　　其他答案：

　　一、說句大家都憧憬的狀態，就是企業文化踏實、高校、人心齊，每個人都有比較高的職業素質，都清楚的知道自己的職責，都已結果為導向，溝通根本不要什麼藝術。一切回歸最簡單，效率也最高，效果也最好。藝術總是有誇張、虛假的成分。所以我一直希望有這麼一個公司可以這樣，保持最原始的簡單，大家一起沖著一個目標，解決一路問題，然後實現項目成功，而非需要所謂溝通的藝術。我想這樣的企業文化建立起來，公司能發展不好嗎？

　　二、例會的方式可以，但是需要改善：首先，需要明確會議綱要和會議議程及大致會議時間。1.提前一天要發送會議通知，並確保每個人收到並反饋。2.會議要嚴格按照定的議程執行，跑題必須糾偏。3.會上必須明確各工作的責任人及時間節點。4.安排會議記錄人員進行會議記錄。5.會議結束後，整理會議紀要並發送各與會人員。

　　三、如果是軟體團隊的話可以借鑒scrum，兩周一個迭代，第一天計劃會議，最後一天回顧會議和評審會議。每日站立會，每個人2分鐘，超時處罰。 需要討論的問題，會後自行解決

　　四、那我就從我自身說下1、對業務部門，從如何提高他們的工作效率角度分析；2、對外包廠商，從如何讓業務部門對系統滿意入手。明確區分從而統一思想，大家溝通起來才更有效。

　　具體到會議：1、會議發出通知時，告知會議主題及目標；2、會議中根據主題，彙報進度及問題，有問題說問題，沒問題簡單過下就完事，簡單明了。

　　五、1.對於溝通例會的目標沒有明確，漫無目的的溝通，只會導致效率低下，

2.沒有做好溝通的管理計劃，哪些問題應該溝通，哪些問題不需拿到會議上溝通，

3.溝通後沒有形成相應的文檔，把會議上溝通形成的決議等結果記錄並安排後續跟進，落實溝通的成果。

　　1.制定例會制度，2.放棄可開可不開的會議，3.明確會議的目的和期望結果，4.發布會議通知，5.在會議之前將會議資料發到與會人員，6.會議後要總結，提煉結論，7.會議要有紀要，8.做好會議的後勤保障

　　六、明確會議的目的和期望的結果，明確要開的會議的目的，是集體討論一些想法，彼此互通信息還是解決面臨的一個問題，並確定會議的效果是以信息同步為結束還是要討論出一個確定的解決方案。明確會議的議程和要討論的問題。可以讓參會人員提前做準備。在會議之前把會議資料發放到參會人員手中。或制定一個有張有弛的會議議程，找合適地點娛樂或餐飲與會議同步進行！既可以加深感情也可以達到會議工作，但要記得適度！

　　七、在一開始，會議內容應該是穩定的，分成幾個單元，分階段的討論，對於產生分歧的地方一定要記錄下來，並在後續解決後立馬讓所有相關人員知曉，會議是提出問題，解決問題最好的溝通方式。像上面所說，會議一定要有明確的主題，作為項目經理，一定要掌握好會議的走向，就好比之前非常流行的會議模型，我前段時間完成了什麼，我現在正在做什麼，接下來我要去做什麼，總結過去，討論當前，規劃未來，這樣，項目才能一步一步的走向終點，好比兩個城市之間的航線，有規劃好的航線去執行，而不是隨便亂飛，雖然也到達了目的地，可是卻承擔了很大的風險，浪費了更多的資源。每個團隊內，也肯定都有不同的聲音，這比項目經理一人拍板做決定要好的多，可是怎樣控制好不同的意見，這需要項目經理仔細考慮，不能任由成員發生影響團隊和諧的爭論。很多溝通問題大都是關係問題，項目經理搞好團隊建設，組織成員開展業餘時間的活動，豐富業餘生活，這很大程度上能解決成員間的陌生感。項目前期，團隊建設很重要，寧可多花一些精力，金錢也要搞好成員間的關係，這對後期的工作上會有很大的幫助。

　　八、這個案例裡邊規定每周每人必須參會和發言感覺有問題，如果項目組進展順利，沒有必要的階段性進展彙報，或者沒有遇到什麼問題，例會應該可以取消的，或者是以郵件的形式或者組長做簡短彙報就可以了吧。沒有必要每個人都來啰啰嗦嗦地講。

　　九、公司的工作氛圍不好，其實就暗含了壓抑，情緒緊張等信息，還通過強制參加例會無疑加重了這種氛圍。方式反了。正確的方式應該是減壓，大方向是促進彼此的交流和情感，具體可以從給大家購買零食，聚在會議室吃，邊吃邊聊，就是不聊工作，讓活躍的人多帶動氣氛，講講大家都可以接受的笑話，適當自黑也是一種。反正對什麼感興趣就說了。這種方式在我們這邊叫「一周一度的扯蛋時間」。

　　然後建立溝通制度，每個成員要做什麼，涉及到那些人，先讓他們自己溝通，感覺有困難的，要及時反饋，由管理人員進行引導和搭橋。減少溝通障礙。

　　利用好月度活動，雖然也可能只是吃飯，但可以一起去大排檔熱熱鬧鬧的，把氛圍搞起來。而不是單調地去某些餐館，斯斯文文，吃完就走。

　　十、我覺得這個主要還是要分兩個方面吧，一硬一軟。硬的方面就是定規則，比如溝通機制，會議議程，項目職能分工等等。軟的方面就是指管理人員的軟技能了，個人魅力呀，傾聽能力呀，爭議解決等等。具體到這個案例上來，作為項目經理，首先應該採取一對一的溝通，讓大家把自己認為的問題提出來，並做好記錄。在這些問題之中，篩選重點的關鍵性問題去進行解決。普適性、方向性的問題可以會議討論解決，具體性、針對性的問題可以私下解決。盡量讓大家的目光聚焦在項目上而非人身攻擊之上。其次，制定會議規則，每次例會前提供會議議程，包括主要形式，主要問題等，讓員工來確認。會議中由項目經理掌控會議進程，保證解決問題而非扯皮。最後在會議結束後做好會議紀要，讓與會人員確認，並分發。當矛盾集中於某個人身上是，就要採取必要手段，解決團隊內部分歧，努力達成共識。

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