如何寫好一封英文郵件

01-26

當需要和他人通過郵件進行交流時, 由於無法根據對方的表情變化或反應適時解釋或糾正, 有時郵件中無意使用的不恰當詞語或細微的語氣差異, 都可能引起很大的誤會, 甚至決定了一個人及一個公司/組織機構的形象. 因此, 本文簡要介紹了英文郵件寫作時的一些注意事項和常用套路.

郵件頭

收件人(To)和抄送人(CC)

To的人是一定要根據這封郵件採取行動的, 無論是回復這封郵件或是完成某項任務. 如果收件人只需要知道這封郵件內容, 把他們放在CC裡面.

您的發件地址

發件地址最好是您的名字或名字的簡寫, 不要使用昵稱或者一系列數字. 盡量不要使用QQ郵箱.

主題(Subject)

主題需要短, 直接反映郵件的內容, 包含一些關鍵字方便收信人日後查找, 例如

Meeting regarding the damaged escalator on March 12th.

稱謂

有三種常用的稱謂方式:

Mr./Mrs./Ms./Dr./Prof. + last name + ,
Dear + last name + ,
Hello/Hi + last name + ,

使用對方的last name會更加正式. 如果您和對方關係非常熟, 可以考慮用Hi + first name. 在英語中專門有個短語"on first-name terms"表示非常親密的關係.

如果您不知道對方的姓名, 可以採用

Dear Sir/Madam,

此外, 和中國通常在稱謂後使用冒號不同, 國際上在稱謂後用逗號會比冒號更常見.

第一段

發信: 自我介紹

如果您是給別人發信, 第一句要包括您的姓名和所屬機構:

This is ... from ...
My name is ... I work/study in ...

您是如何知道對方郵件地址的:

I obtained your email address from ...

以及您為什麼要寫這封信:

I am reaching out to you as ...
I am writing in reference to ...

如果郵件說半天對方連您叫什麼都不知道, 這樣的體驗是很不好的.

回信: 感謝對方

如果是您回復對方的郵件, 首先要對對方的發信進行感謝:

Thank you for contacting our company.
Thank you for contacting us.
Thank you for your email.

如果您未能及時回信, 需要先致歉:

Sorry for the late reply.
Sorry for the delay getting back to you.

如果是對方回復您的郵件, 首先要感謝對方的回復:

Thank you for your prompt reply.
Thank you for your kindly response.
Thank you for all your assistance.
Thank you for your terrific effort.

正文

格式

和中文寫作不同的是, 英文郵件通常不採用每段開頭空兩格的形式. 每段第一個詞頂格寫, 段和段之間通過空一行分隔. 通常郵件內容不會很長, 一般不超過5段, 每段不超過5句話. 如果您的郵件需要很長的篇幅, 或許電話或者面談會是更加合適的交流方式.

此外, 一個不太容易被重視的地方是正確使用大小寫. 一句話開頭要大寫. 注意避免用全大寫字母或多個感嘆號(如"IMPORTANT!!!")強調某事物, 這會讓對方覺得您在朝他/她大喊大叫. 正確的方法是用星號(如"*important*")標註在要強調詞語的兩側.

在郵件寫作時盡量使用書面語, 少用縮寫和簡寫, 避免網路用於及俚語(如"as strong as an ox").

請求

在郵件中經常會請對方做什麼事情, 可以用:

I am wondering if you ...

I would appreciate it if you ...
It would be great if you could ...
By any chance, could you ...

此外, 當您需要對方儘快做某事情時, 可以用"at your earliest convenience", 而不是"as soon as possible", 除非收件人是您的下級. 另一方面, 當您收到這樣的郵件時, 可以回復:

I will .... on the top priority when ...

提醒/強調

當您想提醒/強調某件事時, 可以用:

As a side note, I am thinking ...
I would like to highlight that ...
I am concerning ...
A question we will need to address is ...
Specifically, ...

結束語

在結束語通常需要對收件人表示感謝(至少需要感謝對方閱讀這封郵件):

Thank you for your patience and cooperation.
Thank you for your kind consideration.
Thank you for your understanding.

如果需要對方回復收到郵件, 可以使用:

Please kindly reply confirming your acknowledgement of the above information.

從另一方面講, 現在很多郵件伺服器提供自動回復已讀回執功能. 盡量不要使用該功能. 發送一封機器自動生成的無其他任何信息量的郵件只會白白增加對方收件箱的負擔. 回復郵件時可以用:

Thank you.
Noted/Received with thanks.
I will get back to you soon/tomorrow.

最後是一些常用的表述方法, 您可以根據具體情境修改使用:

If you have any questions of concerns, do not hesitate to let me know.
Looking forward to hearing back from you soon. Thanks.
Looking forward to your insight.

Your early response is highly appreciated.

告別語(Leave-taking)

以下形式比較常見:

Yours sincerely,
Yours cordially,
Best regards,
Respectfully,
Your student,

署名

署名通常包括

姓名全名
職位/職務
所屬機構全稱
聯繫方式
個人主頁

現在很多郵件伺服器提供自動生成"郵件簽名"功能, 您可以其他編輯好籤名並保存下來, 這樣就不用每次寫信時都輸入一遍.

發送前

最終發送前檢查您郵件的內容, 拼寫, 和語法. 對內容的檢查可以根據PASS原則:

Purpose: 您發這封郵件的目的是什麼?
Action: 您希望收件人採取什麼樣的行動, 有沒有清晰的截止日期?
Supporting: 收件人需不需要什麼幫助信息?
Subject: 上述內容有沒有被簡明扼要地總結在主題欄中?

致謝

本文部分內容總結自網路. 因為本人才疏學淺, 謬誤之處在所難免, 懇請讀者批評指正. 此外, 這裡哪些句子拯救了你的英文郵件？有許多值得一看的回答.

參考文獻

How to Write a Formal Email
How to Avoid Colloquial (Informal) Writing
How to write a perfect professional email in English
Writing skills practice | LearnEnglish Teens
Email Tips: Top 10 Strategies for Writing Effective Email
https://site.douban.com/120760/widget/notes/3753716/note/169257738/