路書用「 石墨文檔 」策劃一次成功的產品發布會

路書科技是國內首家專業服務旅行社和定製機構的 SaaS 平台。旗下產品路書雲TOS (Travel Operation System) 是服務專業旅行定製師的行程編輯平台，主要功能是輔助旅行定製師快速高效編輯行程、積累線路方案、創建機構定製經驗知識庫。

路書團隊在去年用兩個月的時間調研了數百家旅行社和定製機構，最終決定把產品重心轉到服務B端專業用戶，讓專業的人做專業的事，服務專業的旅行定製師。產品決定開啟定製游規模化之路，也就開啟了這次的「 路書雲TOS 」產品發布會。

一、發布會流程確定

作為本次活動的總負責人，首先需要明確整個發布會的規格、定位以及參與人群。然後確定整個發布會的流程，每一個環節 @ 對應的負責人，然後把時間節點標記出來，各負責人把需要準備的材料以文檔鏈接的形式附在後面，我會根據時間順序和每位負責人分別溝通，通過協作優化發布會的流程。

根據定好的流程在石墨表格上進行時間節點的細化，以及明確每個環節的參與者和預測需要用的時長，從整體和細節兩方面去把控發布會的節奏和流程。

二、發布會人員分工

一場大規模的發布會就像是一場戰役，而戰役最重要的就是準備和布局。發布會流程確定下來之後，根據大的環節開始分解和細化流程，主要是活動準備階段和現場階段的人員分工。

• 活動準備階段分工

比如活動前期需要明確活動物料、嘉賓邀請、場地聯繫、預熱文案的主要負責人，直接在文檔中 @ 同事並給出時間節點，具體環節的負責人準備各自的部分，這個分工文檔起到了索引的作用，可以隨時查看各負責人的準備進度。

前期準備工作中有一個重要的環節就是嘉賓邀請，而且非常依賴於團隊成員的協作。負責嘉賓邀請的同事會在新建一個「邀請名單」的文檔，然後制定填寫規範，團隊成員根據邀請的實際情況把信息補充到文檔中，負責人隨時掌握動態，做到心中有數。

• 活動現場階段分工

活動現場從場地搭建、嘉賓簽到、嘉賓指引、物料發放到攝影攝像等環節都需要清晰的分工，任何環節遇到問題才能對應到人。傳統的分工需要和每個負責人單獨溝通，然後根據討論情況來優化補充，在石墨文檔上可以大家一起補充，很快形成最優的版本。

三、活動結束後

整場發布會結束後，對於市場部門來說最重要的工作就是媒體宣傳。我們會把公司介紹文字、logo、活動現場圖片等素材放在石墨文檔中，以「只讀」模式把鏈接發給所有的媒體朋友，素材可以持續更新和優化，溝通起來非常便捷。

發布會活動從立項、準備、執行到宣傳每個環節產生的內容都沉澱在石墨文檔中，對於團隊的復盤來說非常方便，能快速定位到哪些環節存在問題需要優化，哪些環節值得延展，為後續的活動積累了豐富的經驗。

總結：

石墨文檔助我們打了一場準備充分的戰役，整場發布會的準備和執行簡化了流程，節約了大量的溝通時間，提高了工作效率，也是每個企業舉辦線下活動的利器。