[E1-06]數據錄入

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數據錄入還能單獨寫一章？對的。比如做個機械鍵盤的評測就能幫你在數據錄入上節省大量的時間:) 好了，我開玩笑的，原諒一個從沒用過機械鍵盤的人，從指尖發出的尖叫吧。

這一章我們死磕數據錄入高效率之路，贏在起點嘛。

1.快捷鍵

對，我知道這部分內容我講過，可是你還是沒記住啊。

默認enter是向下移動，tab是向右移動，此時+shift方向就正好反過來了。
使用ctrl+方向鍵可以快速從當前單元格移動到行列的第一個或最後一個區域，使用組合鍵可以快速移動到A1單元格，不管該單元格是否有數據。同樣的使用ctrl+shift+方向鍵則完成了對應區域的選中操作。使用一次選中當前數據區域，二次選擇所有區域。
快速插入多個空白行：假設要插入100行空白行，則先選中100行現有行（有沒有數據都行），之後按 < ctrl+shift+= >組合鍵即可迅速在選中的行上方插入100行空行。

2.記錄單

先後按下alt、D、O即可調出記錄單界面。記錄單可以針對多列數據提供方便的查看和修改插入手段，如下圖所示:

查看。直接拖動滾動條或者點擊」上一條「」下一條「按鈕即可。
修改。在查看界面直接對單元格內容修改後回車即可。
刪除。直接瀏覽到特定行以後點擊"刪除"按鈕即可。
插入。點擊」新建「按鈕或者把滾動條滾動到最後都會出現空白輸入界面，手工輸入後按下ENTER鍵即可。

3.數據錄入技巧

單元格內容行距

單元格存在換行內容如何設置行間距？先設置單元格格式的垂直對齊方式為「兩端對齊」，然後調整所在行行高即可自動調整文字行間距。

分數錄入

三種分數的輸入：

分數: 0+空格+分數，如「0 1/3」。
帶分數:整數+空格+分數，如「5 1/3」。
假分數:不能直接輸入（會被認為是日期），也不能0+分數（會被自動轉化為帶分數），怎麼辦呢？先用帶分數的方式輸入，再通過自定義單元格將格式從「# ?/?」改為「?/?」即可。

快速輸入日期

這部分內容在單元格格式部分講過，對，我是故意重複的。使用「ctrl+；」和使用函數「=TODAY（）」均可以快速在選定單元格插入當前日期兩者區別：前者是靜態日期，輸入以後就不會變化；後者是動態日期，總是動態顯示當前最新日期。

利用自動更正實現快速錄入

通過自動更正功能快速將常用語以縮寫的形式輸入，而且該自動更正設置對同一台機器的其他office軟體也是通用的，一次設置，word，ppt，excel共享。功能入口，[文件-選項]，打開對話框後打開「校對」選項卡，點擊「自動更正選項」按鈕。

隨後在對話框界面里就可以錄入你的自動更正內容，這將大大提高你的輸入效率，比如你可以將「SB」定義為「尊敬的*總，這是今天的銷售日報，妥否，請批示？」的縮寫，怎麼樣？爽不爽？我是說能實現自動更正爽不爽？

有關自動更正的兩點說明：

自動更正支持文本和公式的自動替換，如輸入「長度」可以更新為「LEN（A2）」。
重裝系統前可以將自動更正項備份出來，自動更正存儲文件一般類似於如下路徑存儲「C:Users[用戶名]AppDataRoamingMicrosoftOfficeMSO1033.acl」。上面的用戶名可能是Administrator或者是用戶自己定義的操作系統用戶名。

超鏈接處理

有時候我們從網上下載的資料總是有超鏈接，而鏈接後的內容我們並不需要。有時候我們輸入的郵箱或網址會被自動識別為超鏈接，但我們不想被識別。類似這樣的問題，我們可以這麼處理:

利用「選擇性粘貼」去掉超鏈接。記得「單元格格式轉換」部分使用選擇性粘貼*1的例子嗎？相同的辦法，我們讓超鏈接部分的數據與「空白單元格」相加即可。
還有一種辦法去掉超鏈接。選中多個單元格或單元格區域後右鍵選擇「刪除超鏈接」菜單命令即可。
避免輸入內容自動轉化為超鏈接的幾種方式：

1). 輸入的內容被自動轉換為超鏈接後緊接著再按一次即可；2). 在輸入內容前輸入英文半形「』」即被作為純文本處理；3）徹底關閉自動轉換。依次選擇[文件-選項-校對]，點擊「自動更正選項」按鈕，在打開的對話框中選擇「鍵入時自動套用格式」選項卡，然後取消「Internet及網路路徑替換為超鏈接」前的複選框即可。

本章完。