老J專欄（082）管理表格的實戰技巧

在公司管理中，管理表格的設計和應用是很重要的環節。當你想了解一個公司的管理水平，那麼不需要太多的時間，把公司的管理表格都拿出來晒晒、看看就知道了。為什麼要有管理表格呢？說成簡體中文版的意思就是：管理表格是管理者思想的整理，是執行者的工作記錄，最終都是為管理為了數據的收集、分析和控制。

從員工到經理人都需要有自己的管理表格才能完成整體工作。如果經理人不會做自己的工作計劃表格，那麼也無從談起對公司的管理。如果一個員工填不好自己的工作表格，就做不好自己崗位的本職工作，未來的發展也會受到限制。多說一句：什麼是責任心？就是做好份內的事，承擔自己應負的責任，填好自己的工作表格就是責任心的體現。

針對管理表格和數據，我們需要做到的以下幾個層次：

1、可知：需要解釋嗎？至少你要知道有哪些東西需要知道吧？

2、準確：收集到的數據不對，你要那數據幹嘛？

3、及時：都發生600年前的數據，你要那數據幹嘛？

4、可追朔：看看錶單的填寫時間，不行找找監控錄相。

5、可分析：數據是用來分析問題原因的。

6、可預測：預計一下我們下個月的銷售情況如何？

7、可控制：估計下個月客戶少的話，我們是不是要搞搞促銷呢？

一、員工的表格部分

大家在做表格管理的時候，通常也會遇到如下幾個問題，比如：如何設計管理表格？如何讓大家正確填寫？如何讓大家堅持填寫？先讓我們來談談表格設計原則的問題。在這裡，我要給大家共享的經驗就是：

1、誰來設計：必須要讓使用工作表格的人來參與設計。在管理表格上最容易犯的錯誤就是設計者離使用者的實際工作太遠，導致設計完的表格不實用，進而在使用過程中沒有人喜歡填寫而流產。

2、表格出爐原則：沒有最好，只有更好。因為世界上沒有完美的人，所以也沒有完美的公司，更不會有完美的表格。在設計表格的時候原則上，先設計出1.0版本，再不斷的改進，升級，一定先要能解決實際工作中的問題。

3、易填寫：包括表格填寫的時間的先後順序，是不是和實際工作中發生的流程一樣？比如我以前在一些地方看到公司在設計熱線接聽表的時候，客戶姓名和電話寫在前邊，實際上這是不符合客戶的熱線諮詢習慣，客戶習慣於先描述問題。當員工判斷完這個問題的時候，就可以開始記錄，等客戶表述完後，我們再向客戶索取姓名和聯繫方式。這樣的表格設計可以大大的減少我們的填寫負擔。

經常使用的填寫內容都畫上選擇項，填寫時只需要鉤選就可以（電子版的做成下拉菜單）。每個崗位填寫不要超過2分鐘。只有特殊情況備註不得已時，再使用文字描述。如果掌握不了這項要求，那就設計完了自己先填10份試一下。

4、明確填寫要求：在表格里就可以註明填寫要求。表格要做到從來沒填寫過的人看一眼就知道你想要的是什麼數據。比如要求填寫姓名，開始、結束時間等，需要說明此項內容的就應該加填寫標註。關鍵內容部分需要特殊說明，黑體加粗加下劃線，比如本財年，本季度要控制的關鍵指標。

5、可追朔性要強：表格填寫完成後，要有收集和整理。比如按日裝訂、按月存檔，在需要的時候可以很方便的找到。當發生問題後很快就能找到我們需要的工作表格。

6、定期的檢查：定期的指定主管或負責人對數據表格進行檢查。如果發現填寫不清或者遺漏等現象，要及時發現並指導改正。如果是員工對填寫內容不明確，需要及時統一填寫口徑。如果表現表格中有設計不合理的地方及時反饋。當然，如果發現表格填寫中因個人填寫不當，可以適當處罰，罰劣獎優。還是那句話，罰款不是目地。當養成習慣了，也就不存在員工不好好填寫等情況了。科學家告訴我們說，養成一個習慣，只需要你堅持21天！

7、錄入成電子版：長期的數據積累，以便於用做數據分析。積累的時間越長，分析的效果越好。

二、管理者的表格部分

1、涉及到年度規劃的內容，全年要完成的大事等（此處省略17萬字……）

2、涉及到月度計劃和總結的：公司管理者的計劃目前能精確到月就已經很不錯了，能在一個月的四周里，安排管理事宜。通常如果前邊的基礎管理表格做的非常好的話，每一天你都能看到截止到昨天的各種運營數據！當然，你可以不用看。但一定要做到，想看，馬上能找到。如果不是自然月為日期單位的，要以30天為單位，也就是未來30天，你都要做什麼？

3、經理人月度計劃要做的緯度：重要？緊急？重點？項目？日常工作就不要寫了。

4、數據提供一定要有數據源和數據提供者，而不是自己去系統或者去表格里複製，並且以郵件的方式傳遞給管理者。這樣可以保證數據準確，並且可以追朔，還可以校驗。

5、執行完表格後的達成情況分析，計劃可行性及執行力的分析，再做改進（此處省略1萬字……）