提高郵件處理效率，用這 4 招就夠了

你是不是有多個郵箱？工作用的，私人用的，還有 QQ 郵箱，以及網易郵箱等？

你是不是每次需要查收郵件時，都需要打開相應的網站，輸入賬號和密碼再查看？而且還經常記混了密碼或者賬號信息？

你是不是嫌自己的郵箱，未讀郵件太多，完全沒有心思去整理，各種廣告郵件、文章更新的推送、驗證郵件等？

……

如果上述的情況，你都符合，那麼這篇文章，確實有必要看一下噢。因為這是病，得治，不巧，我剛好懂一些偏方。

郵箱，對於很多年輕人而言，尤其是工作了的人來說，是必不可少的工具。

但是，儘管他們可能每天都會用到它，但實際上郵箱的很多功能，都未曾被有效利用。今天在這裡和大家分享一些我自己總結出來的，可以提供自己郵件處理效率的工具、技巧等，希望能夠切實的幫到大家。

我曾寫過一個關於郵件寫作的回答，後來也曾被知乎日報所推薦，感興趣的朋友可以一併查看。

地址：工作郵件有何寫作技巧和禮儀？

一、善用郵箱客戶端 一鍵查收所有郵箱郵件

如果你已經工作一兩年了，還不知道或者沒有用過 Foxmail、Outlook 等郵箱客戶端，那麼說明，要麼你工作中確實可能不會怎麼用到郵件，是低頻次的；要麼就是你真的 Out 了，該學習學習新東西啦。

在這裡，我推薦的客戶端是 Foxmail，簡潔高效，無廣告、無臃腫的插件功能，一切都是恰到好處的剛好。（Outlook 太強大了，強大到臃腫無比，如果不是公司強制要求使用的話，完全不推薦；至於網易郵箱大師，你能接受郵件里有廣告，那麼歡迎你用噢。）

官網及下載地址：http://www.foxmail.com/

接下來，簡單分享一下我自己怎麼用的：

1. 如截圖所見，我有多個郵箱，包括常用的 QQ 郵箱、域名郵箱、iCLoud 郵箱、Gmail 等，所以如果是每次查收郵件都在網頁端登陸，效率低且重複，難受呀！用 Foxmail 添加一次郵箱賬號後，剩下的就只點擊查收郵件即可；

2. 客戶端的版塊分區，非常的明晰，沒有多餘的功能，寫郵件、回復處理郵件等都在頂部顯眼的位置，可以高效的開展；
3. 右側智能顯示相關的聯繫人歷史往來郵件，相關附件等，貼心至極；
4. 該有的一些功能，它一個都不少；（聯繫人管理、郵箱日曆、發起回憶、RSS 訂閱、附件管理等）



Foxmail 其它的好處，這裡不細講，歡迎下載體驗。

至於手機上的郵箱客戶端，我個人推薦 QQ 郵箱，恩，如果你能用上 Gmail 的客戶端，當然是最好不過的。

二、善用收信規則 智能分類處理

不知道收信規則為何物？

恩，你不是一個人，我之前一起工作過的同事，甚至一些工作內容就是和郵件打交道的朋友，都不曾了解過，就更談不上使用了。

先以騰訊 QQ 郵箱為例：



登陸到你的 QQ 郵箱後台，找到 設置-收信規則，如果你之前未曾使用過，那麼你看到的會是空白的內容，而截圖裡，則是我之前已經創建並且使用很久了的收信規則。

截圖裡有幾個沒有打馬賽克，以便用來詳細說明：

• 如果："發件人包含 account@mail2.zhihu.com" 則："移動到個人文件夾"
• 如果："發件人包含 newsletter1@jd.com" 則："移動到個人文件夾"

• 如果："主題包含 Google Analytics" 則："移動到個人文件夾"

通俗一點解釋，就是如果是知乎、京東、谷歌統計的某個郵箱發過來的郵件，那麼會自動執行這些規則，分別歸類的不同的文件夾里，省去了人為的整理過程。



為郵箱開啟了上述收件規則後，知乎發給我的關注提醒、私信提醒、邀請回答等提醒郵件，都會自動歸類到這個叫【知乎關注】的文件夾里。同理，根據自己的需要，設置其他類型的收件規則，可以很大程度上從源頭解決未讀郵件大雜燴的情況。



（如截圖所見，騰訊郵箱包含的收信規則較多，有空可以好好研究一下噢）

順便我在這裡給大家科普幾個可能會用到收件規則的場景：

• 你的領導、上級給你的郵件，用發件人的規則轉移到某個文件夾里；
• 公司 HR 、企業文化等無關緊要的工作郵件，放一個文件夾；

• 個人相關的，放一個文件夾；
• 收件主題里包含某幾個關鍵詞的，放一個文件夾；

• 周末的時候工作郵箱無法用外網登陸，嘗試在特定的時間內收到的郵件都無條件轉發到另一個郵箱；

• ……

當然，除騰訊郵箱之後，其他郵箱基本都是有【收件規則】這樣的功能，只是名字可能會不一樣。可以趕緊去探索發現一下，比如 Gmail 是叫過濾器：

三、善用郵箱高級搜索 找封歷史郵件沒那麼難

只要你用的是主流的郵箱服務商，基本上都會提供高級搜索的功能，只是不知道你有木有用過咯？

（這是騰訊郵箱提供的高級檢索選項）

（這是谷歌郵箱的高級檢索選項）

很多網友在知乎上有關注一些關於如何提交檢索效率，或者是某些在搜索引擎里使用的小技巧之類問題，實際上更值得學習一下郵箱里的高級檢索命令。

四、巧妙設置郵件轉發 郵箱一個就夠了

如果你也像我一樣，擁有可能近 10 個郵箱，那你肯定知道，這其實是一件很崩潰的事情，對於普通人而言，超過 3 個就有些招架不住了。

但是實際上不同的郵箱其使用場景不一樣，又不可能完全不用，只是頻率會很低，那怎麼辦呢？通常都是玩手機居多，有辦法在手機上只登陸一個郵箱，就查看到不同郵箱的郵件嗎？

恩，答案是有的。那就是設置轉發規則。

還是以 QQ 郵箱為例，設定了非某個指定郵箱發來的郵件時，都會轉發到另一個設置的郵箱，同理，可以把其他使用頻率和重要程度不高的郵箱，都開啟轉發規則，轉發郵件到你主要用的一個郵箱里，並設置不同的分類文件夾規則。

比如，我自己的使用場景是：

把 QQ 郵箱，和 Gmail，以及多年前註冊的網易郵箱，都開啟了郵件的轉發功能，會轉發到自己使用頻率較高的個人域名郵箱，而同時我的域名郵箱綁定了微信，那麼後續不管是哪個渠道收到的郵件，我都能第一時間通過微信知道，連郵箱客戶端都不用打開了。

（截圖裡，是我的谷歌郵箱開啟的轉發規則）

真箇轉發功能，一次設置，終身受用的噢！（誰用誰知道呀！）

寫在最後的話

這裡還有一些小 Tips：

• 郵箱不追求多，選擇一個自己喜歡的一個就好，專註可以減少很多不必要的重複；

• Gmail 有 Gmail 的好，QQ 郵箱有 QQ 郵箱的好，也不用刻意去使用某一個產品，自己覺得好用，習慣用哪個就好；
• 本文里分享的技巧，對於任何現在以及未來會和郵箱打交道的人，都非常實用；這些東西，如果你沒有主動研究過，一般人也是不會告訴你的，因為他們可能也不知造；
• 如果你在處理郵件時或者在管理自己多個郵箱時，也有一些小技巧、軟體等可以分享，歡迎在評論里留言噢。

寫過和郵箱相關的文章如下：

• 15 分鐘 教你搞一個專屬於你的域名郵箱

• 長期使用個人域名郵箱是一種怎麼樣的體驗？

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