為什麼你的PPT不能征服別人 ？
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導讀
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可是我不得不說，絕大多數人做出來的PPT都是對聽眾的精神污染。所以，我覺得今天這個主題分享還是很有必要的。
今天我們不講PPT的具體操作細節，更不會去講PPT的使用方法。這都是很容易掌握的，如果你現在還不能熟練地使用製作演示文稿的軟體，最好抓緊時間，報名一個網課（比如網易雲課堂的「秋葉PPT」課程）或者讀兩三本PPT的書籍，儘快熟練掌握一個演示文稿軟體的使用方法。
今天我分享的，是大多數PPT書籍和課程都不會涉及的部分。因為目前有太多情況是為了使用PPT而使用PPT，所以很多人都說PPT是人類最噁心的發明之一，上面密密麻麻的表格、公式、文字、折線圖、餅狀圖……讓人看的眼睛發暈。可見，一個糟糕的PPT讓聽眾感覺非常不舒服。
PPT是微軟的一個演示文稿軟體，其實我想把這個範圍擴大到演示文稿。這裡的演示文稿，包括微軟的PPT、蘋果的keynote等各種軟體上播放的文稿，但也不局限於這些，比如展板、文章的配圖等都可以當做演示文稿。
有一個事件我印象很深。當年王自如和羅永浩對於鎚子手機的公開辯論，羅永浩用這樣一個一個的展示板代替了演示文稿的作用，所以整場看下來，從辯論的角度來說羅永浩完勝王自如。所以可見，一個有效傳達信息的PPT是非常有說服力的。
演示文稿的作用到底是什麼
所以這裡引出來了第一個問題：演示文稿的作用到底是什麼？其實很多人把它完全當做了提示器，也就是下面這張圖最下面這個東西。是提示播音主持人、演講者該講什麼的工具。
PPT是為你的演講服務的，它最大的作用就是輔助你的演講，讓你想傳達的信息更容易被聽眾吸收，所以PPT一定是為聽眾服務的而不是台上的演講者服務的。
所以在製作PPT的時候就需要我們進行換位思考了，如果你是台下的聽眾，你更喜歡看怎樣的PPT？
事實上他們喜歡更輕鬆get到你的要點的PPT，而且是越輕鬆越好，最好連腦子都不要動的簡單。所以我們PPT的標準就是儘可能降低聽眾獲取信息的成本。
如何降低信息的獲取成本呢？我總結出了以下六個關鍵因素：
明確的目標
我們一般確定做PPT的任務後，就直接打開PPT軟體，然後瞪著雪白的屏幕，想到什麼就放上去什麼……這顯然是不合理的。
我們接到任務後，首先的第一步，就是明確我們這次講演的目標是什麼。
所謂的明確目標，也就是我們想通過一次講演達成怎樣的目的。
上課用PTT的目的是讓學生更有效率地學到知識；蘋果產品發布會的目的是介紹新產品，並促進銷售；創業公司路演的目的是取得投資人的關注，拉來投資；給客戶展示方案的目的是取得客戶的信任，簽下合同。
不同的目的，整個結構、內容、風格等要素都是不同的，所以一定要先明確這個PPT的目標。
如何明確目標呢？
第一步：我們要給誰講？是學生？是普通消費者？是投資人？還是誰？這個受眾描繪的越清晰越好，比如是大一剛入學的商科學生，比如對蘋果產品非常熱愛的核心消費者……描繪的越清晰，越能確定我們的目標。
一不小心，把怎麼取標題的方法說了出來。那我們繼續回到主線來。確定了AB點以後，我們的目標就很明確了。
第三步：去思考「如何通過我們的講演讓聽眾的認知從A點升級到B點」。
AB點分為兩種，一種是傳達信息，一種是說服聽眾。獲取信息就是，A點是聽眾不知道某事，而B點是聽眾知道了某事；說服就是，A點是聽眾是這樣認為這件事是這樣的，B點是聽眾改變了對這事的看法。這兩種其實是有交叉的，聽眾知道了某些信息後可能就會改變看法，而讓聽眾改變看法，是要傳達給他們一定的信息的。所以我們主要看的是它偏向於哪種。
合理的結構
當我們確定好了目標之後，就可以組織整個內容的結構了。
內容的表達結構是非常重要的，不光是PPT，寫作、演講、開會甚至聊天都需要結構思考力。這裡推薦一下巴巴拉·明托的《金字塔原理》和李忠秋的《結構思考力》這兩本書。
結構，或者說邏輯，其實很好理解。對於PPT來說一般有兩種：總分的結構和漸進的結構。總分有點像一顆倒立著的樹，以上統下，好處是邏輯清晰明了。漸進結構呢，就像一座山，有層層上升登頂的感覺，好處就是有情緒的感染力。不過我推薦大家都用總分的結構，因為一般只有TED演講、創業公司路演等，這種偏向於「表演」的時候才需要層層登頂的感覺。而且這種結構也很難把握好，不太適合一般人。如果對這種結構感興趣，可以去讀一讀有關演講的書，比如TED演講掌門人克里斯·安德森 (Chris Anderson) 幾個月前剛出的《演講的力量》就很好。
下面我們著重講總分結構。其實我們中小學語文課就學過了，總分、分總、總分總……可是很多人其實到現在都不會用。其實可以用兩種方法來找到這個結構。
第一種就是用疑問、回答這種對話的形式來往下引出問題。舉個例子吧：
比如我準備這個演講，目的是讓大家學會做一份能征服別人的PPT，那麼我就會往下問問題了：為什麼要做？什麼是？怎麼做？等等，這些問題有的可以合併成一個主題，歸納好後，二級目錄就出來了。然後再繼續往下問，直到問到你覺得可以解釋清楚了為止……這樣就可以組織出一個以上統下的樹狀結構了。
如果第一種方法發現比較困難，是在是問不出問題。那麼我們可以試一試第二種方法。
在確定好目標後，我們頭腦里就開始蹦出零碎的想法了。不過這些想法都是很碎片的想法，無法組織到一起。這時候，我們可以通過「頭腦風暴」將和主題有關的所有內容寫在一張張便簽紙上，每張便簽紙寫一個內容，寫得越多越好。
然後我們把這些零散的內容「編組」，也就是合併同類項，按照某種相似性排列好，給每組起一個名字。如果有無法分組的，就單獨列在一組，或直接捨棄掉。這樣從下到上的方式，也可以組成一個總分的結構。
不過，我們這樣組織結構是要遵循一個原則的。麥肯錫將這種原則成為「MECE原則」，翻譯成中文就是「相互獨立、完全窮盡」。也就是每個子項是與同級的關係是相互獨立的，不能互相包含，而且所有的子項組合在一起是他們的母項，也就是完全窮盡了。
歸類分組之後，最後一步就是把每組的子項按照某種邏輯進行排序。比如時間順序、重要性順序、結構性順序（比如從上到下、順時針東南西北……，從包裝的外部到內部等等）
鮮明的觀點
說完最重要的結構，我們再來說一說鮮明的觀點這個關鍵因素。
以前網上有人用一些圖對比過中國人和歐美人思維方式的區別，其中有這一條，就是歐美人說話比較直接，而中國人說話喜歡繞彎子。因為中國人相對比較含蓄一點。
做PPT的時候我們需要借用的是歐美人的說話方法，也就是說我們所有的標題盡量都是結論性語句，也就是有中心思想的，盡量不要繞彎子，而且盡量通俗易懂。不要高估聽眾的分析能力，直接幫助他們總結出來你想表達的信息。
這裡舉個例子：
上面這一大段雖然很詳細，但是很難讓聽眾在10秒鐘之內明白你想表達什麼。我們做個改寫，將所有語句改成結論性語句，直接輸出觀點。這樣改寫後簡短了不少，讓聽眾能立即知道你想表達的意思。
簡潔的設計
終於說到了設計。其實現在凡是說講PPT的，大多都集中在感官層上，比如如何設計頁面，如何排版，如何做動效等等。所以我就不詳細展開了。
其實，感官層在聽眾的整個體驗上來講，只是其中最表層的東西。可是大多數學PPT、做PPT的人卻一直糾結於如何排版、如何做出炫酷的動效……卻忽略了同樣非常重要的幾個層面：行為層、性能層、情感層和含義層。
我今天說的內容，其實也主要集中在後面的幾個層級上。當然感官層也是必不可少的，我覺得其中最重要的，也是大家經常忽略的原則就是簡潔。
下面這幾張圖大家看一下。最上面的兩個就是我們經常copy來的模板做出來的。不能說有多差，但是和下面幾個比起來就瞬間low了許多。中間兩個是蘋果新品發布會的PPT，最下面的是今年國際體驗設計大會上的一張PPT。而同樣是這個會議，百度的劉超因為PPT太low了所以就被百度辭退了。
我們要知道，PPT是協助我們表達信息、聽眾接受信息的工具，作為一個輔助工具是不能做主角的，主角使我們的嘴。所以一個複雜的、花花綠綠的感官設計是會擾亂聽眾的注意力的，會讓他們無法集中精神在你說的話上的。所以感官設計要為內容、為表達服務，不過分炫技。所以放棄那些花花綠綠、動效炫酷的模板吧，其實我們完全可以通過一些簡單的結構自己做出一套漂亮的PPT。
還有，滿屏文字的PPT顯然是不合適的，這會給大家帶來壓力，那麼多文字放在屏幕上誰願意讀，如果讓我們讀文字還不如印出來發給聽眾讓他們自己讀，還聽台上的演講有什麼用？
設計的順序是從大到小、從模糊到具體的。一般是先確定風格、然後尋找靈感，然後是細節問題，比如配色、排版、圖片、字體、圖標等等……
再說尋找靈感，其實尋找的基礎是平時的積累。比如看到優秀的設計作品收藏起來、定期收集一些優秀的PPT模板，然後來臨摹它們的風格。
配色、排版、圖片、字體等等這些非常具體的東西，非常繁雜，而且要靠我們平時的積累。其實許多講PPT的公眾號都寫了詳細的技巧，大家可以自己找一找多學習學習，這裡就不展開了。
形象的表達
PPT作為演講的輔助，其最大的優勢，就是可以通過視覺來傳達信息。所以我們要充分利用這一特性，來輔助我們更準確、高效地傳達信息。而相對於讀文字來說，聽眾也更願意讀圖，所以多圖少文字也是提升聽眾體驗的一種方式。
用圖來傳達信息，使用全圖PPT是比較簡單一點的方式。比如下面這個例子，是介紹鎚子駕駛這個APP的，用了兩張整副的圖，很直觀很強烈地表達了在駕駛過程中APP簡單易用更重要。所以全圖App一是可以更好地產地情緒，另外對於產品發布會來說，可以更好地展示產品細節，其次，全圖可以給觀眾帶來更多的遐想。
這種全圖PPT的關鍵就在於選圖，選圖的關鍵在於讓觀眾建立某個印象的關聯。所以圖一定要與內容關聯，想要建立關聯我們需要建立一些關鍵詞。比如這個例子，想要表達的是只有刻意練習才能成為行業頂尖人才。所以通過場景、主題、身份、細節這些關鍵詞選擇了貝克漢姆一張很彆扭的射門瞬間。
不過全圖PPT更適合大屏幕的展示，作為會議室、教室里的小屏幕來說，可能很難達到那種效果。所以我們也要學會其他的形象化表達方式。不過這不是一兩天就能掌握的，在這裡我建議大家學習一下手繪。其實任何一個技能學習最大的價值是思維能力的學習，學習手繪最重要的是通過圖形來表達信息的能力。其實我個人在這方面還是比較欠缺的，還在不斷努力。
出彩的細節
有時候，決定聽眾整體體驗的往往是一些細節問題。所以一定要把細節考慮周到。比如你講演的場地、屏幕的特性等等。比如光線比較暗、屏幕比較大的情況下，最好用暗色、大圖、大文字；在光線明亮、屏幕較小的情況下，要提高對比度、用色明亮一些。盡量做和屏幕尺寸吻合的PPT，這樣不會改變畫面的比例，而且可以盡量利用整個屏幕的空間，讓觀眾看著更舒服。比如現在看我PPT的估計都是在手機上，所以我做成了豎版的PPT。
上圖是我今年五月份參加一次比較正規的路演時拍下的，由於屏幕的比例和PPT的頁面比例不吻合，所以整個畫面的變形了，下面觀眾看得就很不舒服。在細節上還要注意，所有設計一定要為傳遞信息而服務，所以就不要出現紅底黑色字這種看不清文字的情況，文字大小要注意調整，排版盡量符合黃金分割原則等等。
開場與結尾的設計也非常重要。開場如果能迅速抓住大家的眼球就成功一半了。常見的開場有講故事的，有拋出令人驚訝的數據的，有直接拋出結論的還有直接展示成果或者產品的。總之就是上來先吸引住聽眾才行。
結尾也非常重要的，甚至關乎到整場下來的評價。因為心理學上有一個「峰終定律」，也就是人們對一段體驗的峰值和終點的印象最深，所以結尾處理的好會很加分。常見的結尾有講與開場相呼應的故事和展望未來，升華整個主題，當然來點彩蛋就更好了。
這些細節雖然很小、甚至不容易察覺，但是用上之後能讓我們的PPT更加出彩。不過這些細節要通過不斷的實踐積累才能注意到。所以，這裡稍微雞湯一下，就是我們要多觀察生活，多體察人性。只有這樣，我才能注意到那一個個能讓我們更出彩的細節。
好了，講完6個關鍵因素，我們就已經接近尾聲了。今天分享的信息量可能比較多，大家還需要慢慢消化。
最後
到這裡，很多人肯定會覺得，這麼做PPT好複雜啊……對啊，無數做什麼事情，不用心都不會做好。所以我們一定要讓自己在「學習區」里，每次做PPT準備演講，都去挑戰一下，讓自己每次都有一點收穫。而不是讓自己在「舒適區」里，做100份PPT都是用已經熟練掌握的東西，沒有一點提升。
最後送大家兩句話。
第一句是我經常和別人講的：「大神之所以成為大神，是因為他們敢於做別人不願意做的事情。」
另一句是在知乎看到的：「做你害怕做的事，然後你會發現其實也不過如此。」
與大家共勉。
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