這3個單詞放在郵件里顯得不禮貌？！

出國之後，郵件是每天必不可少的一部分。而英語作為第二語言的留學生語感很難與土著相比，因此大家很為語氣措辭會不會顯得粗魯這件事感到苦惱。苦惱是對的！因為你們不經意間的一些口語，很有可能在正式拘謹的email中顯得非常沒有禮貌！整理出來這三個在正式email中絕對不要出現的單詞，希望大家可以規避：

1. Actually

什麼時候我們會用Actually這個詞呢？在我們指正別人錯誤的時候。

給大家一個小情景感受一下：

Erin: That wording felt a little misleading, so I changed it.（那個措辭聽起來有點讓人誤解，所以我改了它。）

You: Actually, I pulled that sentence from the [company] website! (Actually, 我是從那個公司網頁上摘過來的！)

這不算一個多糟糕的回答，但是更好的回應方式會是：

Thanks for your feedback! I used that sentence because I found it on their site.（謝謝你的反饋！我之所以會用那句話是因為那是我在他們公司網頁上找到的。）

第二種回應與第一種表達了相同的意思，但是聽起來比較尊重他人，有禮貌些。

「Actually」 的替代詞: Definitely, got it, I see, great point, makes sense, understandable

2. Sorry

什麼？犯了錯不用道歉？！不是這樣的。Sorry這個詞的過度使用導致它缺乏真誠，太隨意。犯了錯的時候，使用「I apologize.」 不失為一個好的回應。因為他比較少用，所以用起來更有分量，別人能感到你真心誠意的道歉。

如果你錯過了一次meeting，與其說 「Sorry, I forgot!」顯得非常Careless，不如換成 「I apologize—it totally slipped my mind. From now on, I』ll check my Google Calendar as soon as I get to my desk in the morning so that doesn』t happen again.」

注意：這不僅僅只是道歉，你還把你準備改正錯誤的計劃告訴了你的上司/教授，並告訴他你不會再犯類似的錯誤了。而真誠的程度上，又比 「Sorry, it won』t happen again.」要大很多。

「Sorry」 的替代詞: You』re right, I apologize, Going forward I will…, I understand why you』re upset

3. Me

我我我，怎麼什麼都以你為中心啊你誰啊！

我想勸諫大家規避的詞不僅是me，而是改掉以自我為中心的思維模式。

這是一封我本來打算髮給同事的email，在檢閱的時候發現了雷區：

Hi Sean,

When you have a moment, could you please send me the info on next Wednesday』s campaign launch? I want to double-check a couple details before it goes live.

Thanks,

Kevin

這是修正版：

Hi Sean,

When you have a moment, could you please send over next Wednesday』s campaign info? Double-checking a couple details before it goes live to make sure the client is happy!

Thanks,

Kevin

在修改這封email時， 我也去掉 「I」. 減少 「me」 的使用逼迫我思考我要如何為身邊的人和公司帶來利益，如何為隊友共同奮鬥的目標做出貢獻。這會讓溝通更加有效，接到郵件的人也會更舒服（比較不會覺得他在給你打下手）。「Me/myself/I」 的替代詞: You, us, we, the team, our company, our department

謝了這些平時如此口語化的詞叫大家規避，大家可能覺得我很龜毛。我真的很龜毛，對於郵件這件事，因為我覺得從一個人發郵件的內容可以看出他個性的很多方面。一個無法認真面對郵件的人（裡面如果還有拼寫錯誤和語病你就回家種田吧），我不覺得他會認真面對工作。也許留學生看這個還太早，但是你們找實習的時候會排的上用場的！而且平時養好習慣，關鍵時刻才不會露出馬腳！最後謝謝大家容忍我的龜毛！