《PPT高手之路》03-有哪些製作PPT的好習慣？

題圖來自500PX

趕著周日最後一天寫，剛好是這個系列的第三篇，想討論一下關於操作習慣的問題。畢竟一個好的操作習慣往往能夠讓我們事半功倍。

廢話不多說，上全覽，直接看看這次要嘮點啥？

做PPT之前也可以用xmind梳理內容:)

看上去似乎有些雜亂，但不得不說做好這些，可以節約一半以上做PPT的時間，那麼我們就直接開始吧~

一、基礎設置

• 縮短保存時間

做PPT的時候難免會遇到電腦卡死，重新打開往往需要重做很多步驟，相信每次發生這種情況我們內心都是奔潰的！如果縮短自動保存的時間，這樣就算重做也需要幾步而已。

（打開：文件—選項—保存）

• 提高撤銷步數

相信大家在做PPT的時候，都免不了撤銷（快捷鍵Ctrl+Z）這個動作，那麼不妨在設置里調到最高150，這樣就不用擔心撤銷不到想要的那個狀態了。

（打開：文件—選項—高級）

• 嵌入字體

這其實是一個可選項。做好PPT以後經常需要發給別人，但是如果你用了一些好看的字體，而別人電腦里沒有安裝，那麼PPT的效果就會大打折扣。嵌入字體就可以解決字體缺失問題，但是如果沒有用一些特殊字體就可以不用管了。

（打開：文件—選項—保存）

• 快速訪問工具欄

簡單理解就和電腦桌面一樣，我們可以給PPT的各種功能添加快捷方式，需要的時候就能迅速調用。

（打開：文件—選項—快速訪問工具欄）

設置好以後是什麼效果呢？

這是我按著自己常用的功能進行的組合，依次是保存、撤銷、插入形狀、新建幻燈片、對齊、取色器等。做好這些，調用功能時候就不用再去選項卡里一個個找啦！

二、常用快捷鍵

不管什麼軟體，用好快捷鍵都能事半功倍。最常用的可以記住快捷鍵，次要的直接添加進快速訪問功能欄就行。

• 平移複製（快捷鍵Ctrl）

選中對象，按住Ctrl，再拖動就可以直接複製一個當前對象，來回拖動幾次可以複製多個。

同時按住Ctrl還能夠多選對象。

• 等比例縮放圖片（快捷鍵Shift）

調節圖片時如果不等比例進行縮放，那麼就會導致圖片內容的畸形，這也是做PPT的禁忌之一。

• 中心縮放圖片（Ctrl+Shift+alt）

也是調節圖片的一種方式，從中心對圖片進行縮放，但不影響圖片的比例。

• 重複上一個步驟（F4）

F4是重複上一個步驟的快捷鍵，經常用在多次複製對齊當中，也很方便。

• 全選（Ctrl+A）

內容很多的時候，可以全部選中進行編輯，比如字體大小、圖片格式等。

• 組合（Ctrl+G）

同樣也是用在內容多的時候，把內容進行一些組合，這樣更方便對齊和移動。

取消組合快捷鍵：Ctrl+Shift+G

• 快速保存（Ctrl+S）

雖然我們已經縮短了自動保存的時間，難免也還是有意外發生，這個時候就可以用手動來進行保存，直接選擇存儲位置，快捷鍵：Ctrl+S。

當然了，這些是我自己平時常用的快捷鍵組合，還有一些重要但不怎麼常用的都放在了快速訪問工具欄中，需要時直接調用就可以了，速度同樣很快。

• 選擇性粘貼（Ctrl+Shift+V）

剛剛前面說到嵌入字體，能夠解決字體缺失的問題，不過嵌入字體有時候會導致PPT保存比較慢。這個時候可以用選擇性粘貼，直接複製為圖片。

三、偷懶技巧【認真臉】

講完基礎設置和快捷鍵以後，PPT也還有很多實用的小功能很有幫助。

• 參考線/網格線

（打開：視圖 —參考線/網格線）

對齊是做PPT非常重要的一部分，雖然PPT有提示對齊功能，但其實不太明顯，這個時候新建一些參考線會好很多。

PPT默認參考線只有兩條，但我們可以自己新建，操作：滑鼠選中參考線，按住Ctrl拖動。

如果嫌參考線新建繁瑣，可以試試網格線。

仔細看屏幕上的區別

• 替換字體

（打開：開始 —替換—替換字體）

如果你經常幫人做PPT，經常會遇到需要調節字體的時候，一個個選擇未免太繁瑣，可以試試這個功能。

• 格式/動畫刷

（打開：開始 —剪切板—格式刷）

經常我們會在網上下載很多PPT模板，有很多設計師做好的樣式，直接格式刷過來用就可以了。

動畫刷也是一樣，可以建立自己的動畫庫，收藏一些常用的動畫，需要的時候直接調用就可以了。

（打開：動畫—高級動畫—動畫刷）

• 母版版式使用

在設計模板的時候，難免會需要一些固定的版式。舉個例子，在公司里做PPT時，有時候也需要在每一頁加上logo，一個個加太繁瑣，其實我們只要設置好母版就可以了。

（打開：視圖—幻燈片母版）

編輯好母版，用到相應版式時，直接右鍵選擇就行。

希望有幫助^_^

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