七周成為數據分析師：Excel技巧：好用到哭的多級菜單

01-26

作者：秦路公眾號：秦路（tracykanc）
配套七周成為數據分析師視頻教程：磨劍之作，七周成「師」！秦路主講，七周成為數據分析師

今天我教大家打造出多級菜單。

Excel處理的時候總是會遇到各種各樣的錄入數據。而且數據被要求固定格式，比如產品的規格，公司部門等。

這時候有一份下拉菜單將會提供很大的便利。不過當你需要像曾經的作者君一樣手動錄入中國省市區三列數據時，你會發現下拉菜單然並卵，幾百個數據像腹瀉一樣拉到死啊！

ok，下面簡單舉一個例子。

圖示是一份簡單的公司員工數據。我們可以看到部門基本只有市場、行政、財務、採購、技術五個。

先來個開胃小菜，簡單設置個菜單。

移動到你要提供下拉菜單的單元格，在［數據］選項卡中有一個數據驗證，經常被我們用來固定格式。選擇［數據驗證］

把允許設置成［列表］，而源，就是給我們提供的下拉選項。

在源中我們需要的數據，用英文逗號隔開。Excel請多注意中英文符號差異，老外的軟體就是這麼蛋疼。

點擊確定，接下來就是見證奇蹟的時刻！

我們會發現我們選擇的單元格旁邊會多出一個性感的倒三角，彷彿對我們吶喊：拉下我，拉下我。

然後就出現我們輸入的數據了。如果你不小心輸了一個中文逗號，你會??的。

接下來你是不是馬不停蹄的在員工那裡也輸入了一大串中文，期待也有一個高級的下拉菜單呢？

然後……

再次不爭氣的哭了，這太長了啊，一點也不方便。

沒錯，當數據多到一定程度以後，單一的下拉菜單並不方便。那麼有沒有可能當我在菜單中選擇市場部門以後，自動跳出來市場部門的員工呢？這樣不是很方便輸入了嗎？這個需求是能做到的。

這就是今天的主題，多級菜單。

另外作者君再大發慈悲的告訴你一下，其實源數據也是可以選擇區域的。

比如~

兩個效果是一樣的，你真的不用打那麼多字~

sorry~說晚了，其實作者君很善良。

我們簡單看一下淘寶，理解多級菜單的概念。

上圖就是最常見的樹狀多級菜單。

當我們選了衣服箱包，右邊會自然的浮現出二級菜單。極大的方便了我們的選擇。接下來我們在Excel上要實現的也是這樣的功能。

騙你的，當然沒那麼高級啦。

呵呵嗒。

現在新建一個表，把部門和員工都歸類放好，屬於該部門的都放在該列下面。

為了使用多級菜單，我們必須告訴Excel，這個部門裡到底有哪些員工，這樣才能讓二級菜單相應的顯示我們需要的選項。

在［公式］中選擇［定義名稱］

這是一個很強大的功能，我會在之後的幾個技巧中再詳細介紹。

新建一個名稱，名稱寫市場，區域選擇市場下的所有員工姓名。

可以簡單的理解，現在市場這個數據，已經包含了王小天，右婷在內的所有市場員工。

市場＝王小天、右婷、李詩…

依次把其他名稱也填寫好。

接下來有請＝indirect() 函數，它代表引用單元格的值。

我們剛剛定義了市場＝王小天、右婷、李詩…

此時用indirect引用［市場］，就代表引用了王小天、右婷、李詩等。

又是見證奇蹟的時刻了！

繼續數據驗證，這次不再輸入文本，也不再輸入區域，而是輸入市場，要帶英文雙引號。

噹噹當！此時顯示的就是市場部門中的員工，而不是所有的員工，是不是一下子方便了很多？！

不過這有一個問題，它引用的是市場員工，那麼不論我前面的部門是市場還是行政，二級菜單顯示的永遠都是市場員工。

上圖的行政，顯示的也是市場。不要擔心，我們只要調整一下就好了。

把indirect()里的引用，改成前面部門所在的單元格區域即可，此時前面是行政，下拉菜單顯示的就是行政員工，前面是市場，那麼就是市場員工。

真正做到了菜單的數據聯動！

想必霸道總裁大人不日就會對你說：很好的菜單，女人，你讓我一下子記住了你。

如果一個公司有幾十個部門，幾百號員工，這將極大的方便員工輸入信息。

哪怕遇到了省市區數據，也能輕鬆搞定！

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