個人生產力提升手冊（完整版）

每個人都想提高自己的學習和工作效率，運籌帷幄處理各種大小事情。

好的消息是，確實有不少實用的方法被人們研究出來，而且在不斷優化和持續分享。如果你願意花時間去跟蹤、研究和嘗試，一定能找到適合自己的獨特方法。

但多數人沒有時間和精力去做這件事，而喜歡探索這些方法的人也經常容易陷入「方法」陷阱，忘了初心，比如我自己。

為了讓大家少走彎路，我整理翻譯了一套效率提升方法大全，便於網友們按圖索驥：「學習中實踐，實踐中摸索，更快更好的實現效率提升。「

如何使用這個手冊？

每個方法標註了上手速度，分為：」低「、」中「、」高「。

當想做一個大的項目卻不知道如何開始時，推薦嘗試評級為」中「或」高「的方法。

當Todolist快到期，在壓力下犯了拖延症時，推薦嘗試評級為」低「的方法。

最近這些年的科學研究也發現，不同人的學習偏好不同，有些人對視覺信號更敏感，有些對喜歡實體的觸覺，有些人抽象理解力更好。所以對這些方法也做了區分，有些混合了不同類型。

當學習這些方法時，請注意：

1. 目標是實際完成任務。 雖然學習新的工作流常常需要花費額外的時間，但隨著時間的推移，它們應該越來越輕鬆。如果你發現某種生產力方法佔用了你大量的時間，精力和精神帶寬，那可能不適合你。完全可以換其他方法。

2. 沒有一勞永逸的方法。 你可能會發現，有些方法更適合某些項目，有些可能不適合。靈活處理，不要害怕改變。

3. 方法只是」嚮導「，並非金科玉律。 建議嘗試使用不同的方法，混合搭配找到你最理想的工作流。

提升生產力方法

個人看板

上手速度：低

類型：視覺，觸覺

適用人群：列很多項目，但很少能完成的人

作用：讓項目進度可視化

個人看板是一個非常簡單有好用的系統。可以把項目狀態清晰的呈現在眼前。

如何工作？

通過便簽或白板把項目分為三類：要做（ToDo），在做（Doing）和已完成（Done）。

在開始新的項目之前，需要專註於完成當前項目，當所有便簽都移到」Done「分類時會很有成就感。另外，把所有的工作放在你面前能幫助你平靜，提升控制感。

Teambition、Tower、Worktile、Trello等平台都支持看板功能。

吃活青蛙：先做最難最重要的事

上手速度：低

類型：抽象

適用人群：拖延症患者

作用： 有助於避免拖延，同時確保你在正確的事情上取得進展。

馬克吐溫曾說過：「早晨吃一隻活青蛙，那你剩餘的一天中就沒有更糟糕的事情發生了」。

「Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.」

所以先做要事、難事的方法就被稱為「青蛙法則」。

斯蒂芬·科維著的《高效人士的七個習慣》也提到了「要事第一」，意思基本一致。

如何開始使用？

首先，你要認識到拖延的衝動是不可避免的，就像賴恩·特雷西（Brian Tracy）《」吃青蛙「：21種偉大的方法來阻止拖延，並在更短的時間內獲得更多的成就》一書中提到：

每個人都會拖延，高績效者和低績效者之間的區別在很大程度上取決於他們選擇拖延的內容。

所以你要把日常工作由難到易排序。精力旺盛的時間用於處理最難、最讓人焦慮的任務，這樣可以改善整體工作質量和你一天的感受。

必須做（Must），應該做（Should），想做（Want）

上手速度：中

類型：抽象，視覺

適用人群：需要對大量任務做優先順序判斷，並傾向於用圖形列表排序。

作用： 根據任務的緊迫性排序，確保完成正確的事情

這是莫斯科方法的變體，MosCoW方法如下：

M - 必須滿足的需求

S - 如果可能，應該有這個要求，但項目的成功不依賴於它

C - 如果項目不影響任何其他項目，可以有此要求

W - 以後可以提出這個要求，但不是這個時候

Must, Should, Want方法有助於幫我們分辨哪些事急迫，哪些可以等。

Must任務應該是不可以妥協談判的；

Should任務是需要做，但不一定今天完成（比如回復某特定郵件）；

Want任務是你想做，但目前不實際或不必要，可以推遲到將來做。（比如學日語）；

SMART方法

上手速度：中

類型：抽象

適用人群： 大項目的早期階段，進入前的策略分析。

作用： 把大而抽象的想法和目標變成具體可行的計劃。

這個很常見的方法，不贅述。參見：SMART原則

「行動」方法

上手速度：中

類型：抽象

適用人群： 需要將頭腦風暴的成果轉化為可執行的待辦事項。

作用： 整理創意工作成果

http://Behance.net於2006年制定了「行動」方法，作為簡化創意會的一種方式。頭腦風暴和大多數創造性工作往往都是無序凌亂的，都需要跳出框框才能真正創新，而完成任務則需要有序的系統。

「行動方法」可幫助從創意階段轉移到有優先順序，截止日期，負責人的可操作步驟。它將劃分為三個關鍵類別：行動計劃，暫停條目和參考資料。

行動計劃：完成項目所需的步驟。

暫停條目：有趣的想法，但不直接適用當前項目計劃，以後可能會用到。

參考資料：完成項目所需的資源和信息。例如，品牌的視覺和Logo樣式指南可能是首頁改版項目的參考。

時間塊方法

上手速度：低

類型：視覺，抽象

適用人群： 負責多項工作的經理人，或工作時間碎片化，經常被打斷的人。

作用： 通過對特定類型的工作進行特定的時間段的分析和安排，讓工作減少被打斷，更有計劃性。

比如安排固定的時間段處理常規工作，比如閱讀和回復郵件。把不同的工作安排到不同的時間塊中處理。

這樣可以避免「多線程」任務經常切換。

另外一個方法是「主題日」，比如每周特定的日期做特定的事，比如周三開項目分配會。周五應酬、見合作夥伴等等。

生物黃金時間

上手速度：高

類型：抽象，視覺

適用人群： 相信數據和自我實驗，希望優化獲得每日最大生產力。

作用： 跟蹤你的生物節奏，找到不同種類生產力的最佳時間。

連續跟蹤記錄三周自己每天的時間使用情況，有點類似柳比歇夫的時間統計法，通過數據跟蹤和分析，找到自己每天的高效率時間。

輔助記錄工具：Rescuetime軟體和Toggl瀏覽器（Chrome和Firefox）插件。手機上可以用aTimelogger2。

GTD（Getting Things Done）

上手速度：中

類型：抽象，視覺，觸覺

適用人群： 被大量事情淹沒，需要用一種方法組織起來。

GTD是世界上最著名和最持久的生產力方法。

由David Allen創作，並以其同名書籍暢銷書誕生，「Getting Things Done」是一個全面的生產力系統。GTD旨在通過將大腦中的想法放在有組織的外部系統中，消除對大腦的壓力。

GTD方法操作步驟：

1. 捕獲 只需用寫下你要做的任何事情，不要擔心如何做和什麼時候做，只是把它從你的腦袋裡拿出來。一個很好的經驗法則：如果你有壓力或焦慮，將它添加到你的TodoList中。

2. 明確任務 消除模糊的想法和擔憂，將其分解成具體的任務或步驟。如果你寫了「銀行」，現在想清楚是否需要到銀行辦理業務，打電話給銀行詢問貸款或者只是在線查看餘額。如果是一個很大的項目，那需要其分解成幾個小步驟。

3. 組織 如果明確了任務，你需要確定優先順序，並加上截止日期，將其分為項目或可以馬上處理的任務（例如寫電子郵件或打電話）。

4. 反思 查看每天和每周的待辦事項。檢查項目步驟是否仍然含糊不清？截止日期是否合理？把能分解的進一步分解，調整截止日期，去掉不相關、不合理的項目。

5、執行 完成列表中的一個個任務。

番茄工作法

上手速度：低

類型：抽象

適用人群： 每天都感覺時間不夠用，而且容易分心。

作用： 通過把工作分解成短塊，讓你保持更長時間的專註。

番茄工作法是簡單易行的時間管理方法，是由弗朗西斯科·西里洛於1992年創立的一種相對於GTD更微觀的時間管理方法。

如何使用番茄工作法？

選擇一個待完成的任務，將番茄時間設為25分鐘，專註工作，中途不允許做任何與該任務無關的事，直到番茄時鐘響起，然後在紙上畫一個X短暫休息一下（5分鐘就行），每4個番茄時段多休息一會兒。

有些人認為25分鐘時間不夠他們深入工作。如果這樣，你可以調整，直到找到適合你的番茄時間，比如一堂課的45分鐘如何？

國產的番茄土豆、Forest都是很好的番茄鍾工具。

不破壞鏈條

上手速度：低

類型：視覺

適用人群： 想培養新的每日習慣。

作用： 鼓勵日常習慣或任務的一致性。

這個方法因美國著名單人脫口秀演員Jerry Seinfeld（傑瑞·宋飛）而出名，他說他每天都在寫段子。不管有沒有靈感，他每天至少寫一個。

他是如何做的呢？

每天寫完段子就在日曆對應日期畫一個X。幾天之後，一個可愛的X鏈就出現了。如果試圖偷懶，錯過的日子將會破壞整體的美感。

這其實就是一種可視化的簽到打卡，很實用。

艾森豪威爾矩陣

上手速度：中

類型：視覺

適用人群： 把事情簡單的分成幾類，不如按重要性和緊急性排序。

作用： 確定哪些任務具備高優先順序，哪些只是讓你分心。

艾森豪威爾矩陣使用視覺的方式確定優先順序：XY軸。

如何做呢？

1. 拿一張紙，畫一個非常大的加號。
2. X軸（又稱水平線）代表緊急程度：最右邊代表最緊急，左邊代表不緊急。
3. Y軸（垂直線）代表重要性：底部的重要性低，頂部重要性最高。

你最終獲得四個象限：緊急且重要；不緊急但重要；不重要但緊急；不重要不緊急。

你可以將所有任務都放在對應的象限，你便能夠清楚地了解目前需要做的事。

敏捷方法

上手速度：中

類型：抽象

適用人群： 目標導向，解決複雜項目，需要遵守時間表。

作用： 重點關注成果和優先次序，同時保持對您的項目和目標範圍的審視。

敏捷方法可以讓日常計劃與你更大的目標保持一致。和多數生產力方法一樣，它鼓勵通過對工作進行分塊，但它仍然以結果為導向。它推動你花時間來思考什麼更有效以及如何改進。許多方法只關注當前進度，但敏捷方法可以讓你著眼於過去和未來。

周一展望做計劃，然後關注每日目標和成果，周五反思改進。

設定每日目標時，應該確保符合本周的目標。當設定一周的目標時，應該符合本月的目標。每月目標要符合年度目標，並且在每個時間段結束時做總結回顧。

哪些工作有效？哪些沒有完成什麼，為什麼？以後需要做什麼調整。

這種方法可以定期提醒自己最終目標，重新激發熱情。這也是一種寬恕的方法。如果你搞砸了你的一天甚至一周，那也沒關係。敏捷結果可以讓你及時思考原因避免影響未來的選擇。

必做和不做清單

上手速度：中

類型：抽象

適用人群： 總是花大量時間擔心昨天的工作有多少沒做完，或有許多阻礙工作效率提升的壞習慣。

作用： 相比傳統待辦事項列表，增加了一種新的方式來觀察生產力。

很多傳統待辦事項列表只關注當下需要做的事情，而忽視了你已經做完的事。

所以要做一個完整的列表，跟蹤你在一天中完成了什麼。

當然不是要你專註於所有事情，而是要把重點放在進步上，研究表明這會給人很大的動力。

如果你發現不少小工作（例如回復不是那麼重要的電子郵件）阻塞你的一天，可以嘗試「不做清單」。

列出您想要避免的活動和不良習慣，並將其寫下來，然後經常檢查設法避免。

你起初可能覺得有點傻，因為你很清楚應該做什麼和不做什麼。但實際證明，寫出來的提醒效果更好。

有好的方法，歡迎留言推薦。個人微信：vista8 備註：學習

推薦閱讀：