極簡GTD系統：用三個清單，你也可以管理好時間

前段時間，有小夥伴私信問我：

L，您平時要做的事情那麼多，就我們所知，就有寫公眾號，回答知乎，管理社群，還有工作和家庭，您是怎麼完成這麼多事情的？

我告訴他：其實遠遠不止這些，我還同時在寫著兩本書，談著一個節目，寫著五六個平台的約稿，每天要應付各種合作需求，以及讀書、讀文獻、學習……等等。

恰好，最近稍稍有些閑暇，把自己的時間管理系統重新整理了一遍，於是，打算正式回答一下這個問題。

希望能幫到每一位覺得時間總是不夠用的朋友。

我的時間管理系統，由兩部分組成。

一是「工作管理」部分。這部分在我的 Live 「極簡高效的工作管理法」裡面，講得很清楚了。

二是「生活管理」部分。也就是如何高效利用時間，在最短的時間內，做完儘可能多的事情。

我採用的工具，也非常簡單，就是普通的待辦清單（Todo List）工具。只是在清單的劃分上，有一些變化。

我把它叫做「AFD」方法——也就是三個清單：Action，Focused，Dessert。

網上有許多 Todo List 工具。比如最有名的三劍客：Todoist、滴答清單、奇蹟清單。無論你用的是哪一款，都適用這套方法。

甚至，即使你用Onenote或者印象筆記，乃至Excel，都可以。

下面詳述。

第一個清單：執行清單（Action）

很多人做Todo List，就是簡單地羅列出自己每天要執行的事情。比如下面這樣：

• 到超市買蘋果

• 交報告給老闆

• 完成方案第二版

• 完成文章「為什麼一瓶水可以賣到180元」

• ……

不知道你有沒有發現，這些任務中，其實存在一個問題：

它們的「顆粒度」是不一樣的。

具體來說，「到超市買蘋果」，就是一個非常明確、簡單的行動——你不需要思考「買什麼」「去哪兒買」「怎麼買」，它所佔用的「認知資源」是非常少的。

同理，「交報告給老闆」也是一個非常簡單的行動：發郵件，上傳附件，發送，搞定。

但是「完成方案第二版」和「完成文章」，就沒有這麼簡單了。

完成方案，可能包括理清邏輯、搜集數據、填充內容、製作圖表、排版優化……完成文章，可能包括搜集論據、搜集資料、撰寫大綱、準備案例、完成全文、修改……諸如此類。

它們並不是可以一步完成的工作。

如果我們按照這種方式劃分Todo List的話，就很容易產生一種情況：當我們看到這些任務的時候，會瞬間產生一種迷惑：

• 我做到哪裡了？

• 我的思路是什麼？

• 我還需要做些什麼？

這會給我們帶來「認知負擔」。

不要小看「認知負擔」——實際上，為什麼我們經常會拖延？正是因為，這些認知負擔，使我們產生了這麼一個潛意識：

「這是一個複雜的任務，我沒法立刻開工，我需要先理清思路。」

這就導致了，我們去完成它的「動力」被削弱，而「阻力」卻提升了。

實際上，我們大腦的邏輯是非常簡單粗暴的：我們傾向於去做簡單的、不需要太多思考的事情；而排斥複雜的、需要大量投入的事情。

所以，我不會在Todo List裡面寫諸如「完成文章」這樣的內容，而是會這樣分解：

• 在Google學術上以xx為關鍵詞搜索論文；

• 讀完10篇論文，印證和完善核心觀點；

• 列出文章大綱；

• 準備案例（可考慮xx、xx、xx和xx，不少於3個）；

• ……

每一條細分任務，不但會分拆到最小的操作步驟，明確「我要做什麼」，而且會寫得非常具體：數量，目的，關鍵詞，等等，都不會落下。

這樣的好處是什麼呢？當我看到這條任務的時候，我就可以立刻去執行，不需要一絲一毫的延誤，也就完全排除了大腦產生「這個任務很複雜，先做簡單的吧」這種念頭的機會。

在我的Todo List上，我會專門開一個清單，將所有安排在今天的任務細化、分解，列出可以直接去執行的事項，讓自己專註在行動上。

如何控制自己的念頭，不要拖延？很簡單，就是專註在執行上，不給它分心的機會。

第二個清單：聚焦清單（Focused）

很多人對「休息」有一個誤會：休息，就是好好睡一覺，讓精神得到恢復，減少身體的負擔。

其實這是不對的。

對於體力勞動，睡覺是最好的休息方式，因為可以讓肌肉得到放鬆。但對於腦力活動，睡覺能起到的作用是有限的。

更好的方式，是調整你的聚焦點，切換到不同的工作上，激活大腦的另一塊區域。

為什麼呢？

你要知道，經歷一段高強度的工作之後，使我們感到疲勞的，並不是因為我們的能量損耗——實際上，有研究表明，大腦在高速運行時，其耗能並沒有比休息時高出很多，甚至可以說沒有太大變化。

使我們感到疲憊的，是對於這項工作的新鮮感減弱，導致我們去處理它的意願降低。

人是一種極端需要「新鮮感」的事物。長時間思考同樣的內容，會抑制大腦的活動，讓人感到厭煩、疲倦、昏昏欲睡，乃至無法集中注意力。

很多人在這個時候，會以為自己困了，睡一覺就好。但其實，睡覺起到的作用，不是恢復精力，而是將這部分工作暫時從大腦中清除出去。等到睡醒重新工作時，它對我們來說，又是一項「新鮮的」工作了。

所以，更好的方法，是在你感到疲勞時，及時切換出去，去思考別的工作，做別的事情——哪怕這件事情同樣也是高強度的。

這個方法，叫做分段工作法（莫法特工作法）。

我會建立一個清單，專門用來存放兩個東西：

一是那些重要的、亟待解決的問題；

二是正在研讀和學習的論文、書籍等。

每當我工作累了，我就打開這個清單。一方面站起來走走、喝點東西，散步，一方面在腦子裡思考這些問題。比如：

• 書稿下一章要如何組織結構？

• 有哪些內容是需要查證文獻確定的？

• 下周的行程和計劃如何安排？

• 今晚吃什麼？

或者，打開之前沒讀完的書和論文，繼續讀下去，做筆記，整理邏輯和知識結構。

這非常有效。通常，過一段時間，等大腦又感到疲倦了，再重新回去完成前面的工作，思維會格外清醒。

甚至，能夠重新從別的角度去審視，發現一些之前沒有注意到的毛病。

第三個清單：成就感清單（Dessert）

我相信，你一定經歷過這樣的時刻：覺得厭煩、無聊，提不起精神，不想動腦子，無論是「Action」還是「Focused」裡面的事情，一點都不想干。

這是很正常的。每個人的精神狀態，總有低谷的時候，我自己也是。

但如果任憑這種狀態持續下去，顯然會嚴重影響效率，怎麼辦？

我的方法就是：事先做好一個「Dessert」清單，在裡面放一些非常簡單、無需動腦、沒有時間限制的小事，比如：

• 整理書桌；

• 整理電腦文件夾；

• 搜集圖片；

• 下載資源；

• ……

諸如此類。

當精力處於低谷、不想思考時，就打開這個清單，逐一去完成。

一方面，這可以最大限度地利用時間，將這些不重要的小事分別做好。

另一方面，當你一項一項完成掉它們的時候，會慢慢積累「成就感」。

這種成就感，正是幫助你擺脫這種狀態，讓精神狀態回到正常水平的最好武器。

通常，在做完2-3項「Dessert」之後，狀態就可以回到一個不錯的水平，開始去著手完成更重要的任務了。

與此同時，在做「Dessert」的時候，由於它們是完全機械、無需動腦的，思維會處於一個自由的狀態。在這個狀態下，可以放任它自由聯想，也許會產生一些有意思的點子，也說不定。

等到狀態回升，再把這些點子記下來，又是一種積累。

最後推一下工具。（無利益相關）

我之前用的是滴答清單，最近換成 MyLifeOrganized。更換的原因不是因為滴答不好用，而是用膩了，於是又把MLO撿回來……

這裡要強推一下MLO，據我所知，應該是Win平台上全球最好的GTD工具，沒有之一。

它對標的是Mac平台的OmniFocus —— 這兩者究竟誰更好用，至今仍在爭論。

不過MLO正版比較貴，中國價格是180元人民幣，同步需要另加錢訂閱。

但比起它能提供的各種自定義過濾箱、條件規則、各種任務設置……還是值得的（OmniFocus也要200多呢）。

如果你每天的待辦事項在20項以上，並且同時有多個項目進行，推薦試用一下，有45天的免費試用期。