我是如何管理郵件的（簡單粗暴）？

一封一封看，怕看過又忘了，把一些重要的郵件看完之後又標記為未讀，以提醒自己下次再來關注。久而久之，未讀郵件數量越來越多，常常被投訴說郵件不及時回。

這是我以前的做法，郵箱的就是和下面一樣的，上千封未讀郵件是什麼感覺。

也看過其他的做法，分各種各樣超級複雜的文件夾，往往自己都搞不清分類的邏輯。

也看了一些關於時間管理的書，裡面也涉及到如何管理郵件，講得很好，也照著做了一段時間，但由於過於複雜，還要分輕重緩急四個類型，看到一封郵件還要去想到底怎麼分類。堅持了一段時間也不自覺的放棄，還原到最開始的做法。

後來想出了一個最簡單的辦法，非常方便管理，一直堅持下來了。

能夠達到的目的：每封郵件都能被照顧得到，不遺漏任何重要的信息，日後查詢郵件里的信息非常方便。

一句話總結做法，就是每天下班之前，一定把自己的收件箱清空。

具體展開。

所有的郵件的類型，不分複雜了，只有三種：

• 提供信息類的（FYI, for your information)-不需要你回復的，比如群發的公司新聞、公司新規定、發給你的附件，提供某個日常報告給你的。
• 諮詢類的(Consulting)-問你某個問題，要你回答的（只是問問題，不需要做事的），比如要你發某個文件，比如諮詢你一個技術問題，比如問你某個項目的進展。
• 安排工作類(Assignment)：合作部門或者領導發郵件給你給你安排任務的，比如要你提供某個報告，要你去把某件事處理一下，客戶下達一個新指令，需要轉發給內部各部門，並且要追蹤反饋結果的。

記住，所有的郵件只有這三種類型。

一看到未讀郵件，腦海里自動把郵件往這三種類型歸類。

一、首先，從最容易的開始，就是提供信息的類的。

因為這些郵件價值不大，掃一眼看哪些是這種郵件，集中花幾分鐘看完就拖走，不要留在收件箱里影響自己的注意力。

• 公司的通知、新聞、IT維護信息，和具體項目無關的，沒太多價值，全部集中放在一個「通知」類的文件夾。

• 別人發給你的附件（和具體業務相關），當場有時間看，看完就拖走（拖放在相關項目文件夾），如果日後還有利用價值，把文件另存為在本地，保存完後立馬拖走，記住保存在本地是一個很好的習慣，很多人覺得反正在郵件里，以後也找得到，就不管了，但是真正以後要找的時候，翻天覆地又找不到。

• 別人發給的提供具體業務相關的信息的郵件，看完馬上拖走放入具體的項目文件夾。
• 每天收到的日常報告，不管是什麼項目的，簡單粗暴，不管有沒有興趣看，全部集中放在一個「報告「的文件夾里，記住千萬不要分項目保存（比如A項目，B項目），一方面你還要去找項目文件夾，這樣會挫傷你分類的積極性，另外，集中放在一起，等你要專門找報告的時候，非常方便找。

二、諮詢類的郵件

能夠立馬回答的，馬上就回答他，回完之後，把這封郵件拖走（放在相關項目文件夾）。

不能馬上回答的，比如你還要問別人的，暫時先留在收件箱。然後把這種類型的郵件集中記錄在本子上集中處理，等你找到答案再回復他，回完就拖走，在本子上劃掉。

三、安排工作類的郵件

和上面諮詢類的郵件中的不能馬上回答的一樣，先放在收件箱里，集中記錄在本子上集中追蹤，然後去處理這件事，處理完後，回複發件人處理的結果。回完之後馬上拖走（放到相關的項目文件夾里），本子上也劃掉。

每天按照這三種方法對待每一封郵件，理想狀況是每天下班的時候收件箱里全部是空的，在其他分類文件夾里的郵件都是處理過不需要處理的。當然由於不可能每天都能把所有郵件都處理完，總會有一些沒處理的郵件留在收件箱，那也沒關係，這樣有個好處，就是只要是在收件箱的郵件都是需要被處理的，而人每天最關注的就是自己的收件箱，這樣能夠不斷讓自己關注那些未被處理的郵件，直到所有郵件被清空，毫無眷戀，心如止水，下班就不會總是想著工作了。

文件夾分類的小技巧

相信大家都知道按照項目分比如項目A，項目B，項目C分，但是有些郵件，同時涉及到好幾個項目，到底放哪裡？

你看到底和哪個項目關聯性最大就放哪個文件夾，或者如下文。

我一般建立了一「通用項目類」的文件夾，把所有項目（或者大部分）共用的郵件放在裡面，比如「2016年項目進度」，「最新外觀檢驗標準「，「工程部圖紙存放路徑」，「設備供應商信息"。

還有一個」雜項「的文件夾，放一些和工作關係的不大的聊天郵件，比如」今晚大家一起吃飯「。

把所有舊的項目建立一個「舊項目」的文件夾集中存放以縮短列表，反對用年份比如2015 2014這樣分類法，因為這些年份真的代表什麼意義嗎，你能夠記得哪個項目是哪一年做過的嗎?日後要找的時候，非常不方便。

下圖是我文件夾分類的一個範例，總共只有五個文件夾，通知、雜項、日常報告、通用項目類，項目，（可以用01 02 ！這樣的符號給文件夾排序，不過outlook2013已經開始支持拖動排序了），收件箱是不是很清爽。

發件箱的管理

發件箱的管理就非常容易了，完全可以做到發完就拖走，每天清空。

發件箱也只有三種郵件：

• 回復別人的郵件

• 安排工作給別人等待別人處理或反饋的的。

• 主動別人提供信息的，比如主動向別人彙報工作，或者主動發某個文件給別人。

回復別人的郵件類的，回完了之後，馬上拖走放入分類的項目文件夾。

安排工作類的，發完之後馬上拖走放入分類的項目文件夾。在本子上記錄並追蹤這件事，就不要在郵件里追蹤這件事。

主動提供信息給別人的，發完也拖走放入分類項目文件夾。如果只是發個文件給別人，發完之後這個郵件要麼刪了（反正也沒什麼價值），要麼也放入分類的項目文件夾（推薦刪除）。

幾個問題的回答

• 為什麼每天要(盡量）把收件箱清空？

• 因為人最關注的都是自己的收件箱，如果裡面的郵件太多了，會干擾自己的注意力，所以無關的郵件必須及時拖走，留下的都是未處理的，讓自己持續關注未處理的郵件。
• 為什麼不設定自動規則（按照某個關鍵字或者按照發件人自動規律）？
• 我以前也用過，現在也沒用了。因為設定這些規則後，新郵件會自動跑到設定好的文件夾而不會出現在收件箱里，很容易忽略郵件。還是和上面說的一樣，人最關注的還是收件箱。哪怕是給老闆的郵件專門設了一個文件，你有多少次會記得專門看這個文件夾呢？
• 為什麼不用把未處理的郵件用紅旗（flag)標記這種方法？
• 這種方法我也嘗試過，結果是用紅旗標了之後再也沒去看過這個紅旗標誌這個分類了，還是上面那句話，收件箱是最靠譜的，誰都無法拒絕不去看收件箱。

另外我還寫過一篇姊妹篇，歡迎大家賞臉。

寫工作郵件的幾點建議（一目了然，高效溝通） - 史蒂芬的專欄 - 知乎專欄

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哈哈 我也有微信公眾號了stehouse

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