電子郵件里的小心思

10.10 更新。感謝大家的贊同，說實話，有些出乎意料。客套的話不多說，能幫到別人自然很開心。只是有一事，我覺得還是要說一下的好。人總是在進步的，當好的習慣養成了，這些小事自然不覺得有什麼特別。人們說細節決定成敗，其實更重要的是態度。

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原文：

最近知友們對求職郵箱地址發起了激烈的討論……其實，用什麼郵箱並不重要。說來說去，若不能站在對方角度考慮對方收信時的效果，用什麼信箱都是白搭。

予人方便就是予己方便

記得剛上班的時候，老闆交代了我一件事，讓我發一個郵件去 follow up，我照做了。下班的時候，老闆特地走過來，對我說：「對於一個剛入職的人來說，我覺得你今天的 email 寫的不錯。再接再厲。」其實我只是在郵件結尾加上了「In case you do not have this file at hand, please find attached.」並不是我擔心對方沒有這個文件，我知道對方肯定有。但我自己多點兩三下滑鼠，省去人家不少麻煩。

有一次被同事 cc，從他的郵件里學會了一招。他需要發一個 Word document 給合作方，為了給對方帶來便利，將文檔里的正文用純文本複製粘貼在郵件結尾。這樣，如果對方在使用黑莓的話，便無需等待下載打開附件，可以直接快速瀏覽正文。若是在使用電腦，也可以打開附件進行修改。

如果發多個附件，請在正文里給每個附件一個簡短的描述。我常常收到帶三四個附件的郵件，每個附件的名字都長的差不多，再次準備打開時很難辨認。請將關鍵詞放在附件名的首或尾，因為電腦上的郵件軟體可能會縮略顯示附件的文件名，讓每個附件看起來都一樣。

簽名中除了電話手機公司地址以外，該不該包含自己的郵件地址？應該。起初我覺得這是多此一舉，別人收到我的郵件自然可以從 email head 里看到我的郵件地址。後來我發現大公司各有各的統一簽名格式，但都會包含郵件地址。也許是因為你的郵件可能會被轉發或回復給其他人，有的時候曾經 email head 里有的信息就不見了（somehow）。

措辭時要退一步

電子郵件交流時，不像面對面交流那樣帶有感情，也無法像電話交流中能聽出語氣，更不像書信可以慢慢推敲。電子郵件，如果你不注意的話，可以是冰冷、無情、易被誤解的。一句話可以用很多語氣表達出來，而電子郵件沒有這個功能——對方如何去解讀，當信發出去後，你的掌控就消失了。

舉個例子，若你不同意對方的意見，那麼在反對時請多用「我們」而不是「你」。比如「我們這樣做不合適」vs「你這樣做不合適」，我們來感受一下。

當事情收尾的時候，會有一些可回可不回的郵件，能夠回復盡量回復，簡短即可。這就像打電話一樣，尤其是剛入職者，應該是最後掛電話的那個人。

「順頌 X 祺」的時候，想好對方是什麼人，X 又該是什麼。

最後

不一定要犯錯誤才能學到東西。「鍛煉」這個詞不好，讓人感覺只有體力活，實際上細心觀察也很重要 =）

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