如何規劃辦公收納空間,解決「找不到、理還亂」的痛症?
據統計:一個現代商務人士,平均每天會接收大約190類形形色色的信息,一年花在找東西上的時間大約是150小時。如果按照每天8小時工作時長計算,這也就意味著,一年將會耗用近19天的工作時間用以找東西。
那些容易發生「找東西」的辦公室,一般會有這樣的場景:
- 辦公空間裝修時未考慮收納空間,美美的環境很快被雜物堆滿;
- 每個人都分配了收納空間,可東西還是隨手亂放,用時經常找不到;
- 行政人員每天被無數人問東西在哪裡;
- ……
這些看似是收納技能及個人習慣導致的問題,其實背後大有文章,隱患來源於辦公空間的不合理規劃。
井然有序的辦公環境,是可以帶來愉悅感,讓工作事半功倍的。我將以我參與設計的辦公空間設計為例,從人性化視角來聊一聊,如何通過規劃辦公收納空間,提升辦公效率,並且節省行政開支。
辦公收納空間的規劃,要從三個方面進行考量,即人的行為動線、物品的收納系統、空間的可變性。
行為動線,允許「犯懶」自然發生
人有犯懶的天性,在行為上表現為怎麼方便怎麼來,哪裡順手放哪裡。辦公空間裝修完成後,格局和收納空間的可變性就會降低,所以在辦公空間設計之初,除了要考慮未來公司人員結構的變化外,還要考慮人的行為動線,不要指望人會為了保持環境而改變自己的行為習慣。
以我參與的辦公空間設計為例,在每個辦公區域的入門位置設計了包含掛衣區、放鞋區、個人Locker區的功能型牆櫃。這樣的設計,是基於對原辦公室的觀察:大多數員工上班時會把外套、隨身包堆放在座位周邊,佔用辦公位,工作空間局促難受,視覺效果多顯凌亂。
有了這排牆櫃:冬日可脫掉厚重外套、依次掛放,夏季時可立刻取下備用薄衫;如遇雨雪天氣,還可以將更換下的鞋子擱置於掛衣區下層,避免將辦公區域弄髒、弄濕;每位員工分配專屬Locker,各自將貴重包袋、健身裝備、私人物品等放入其中。
通過該區域設置,將脫衣、換鞋、放包、取物幾條重複動線精簡為一,減少了行為步驟,並將行為發生相關物品沿著動線集中收納,所有人都感受到空間設計上的友好,並在很大程度上降低了遵守與記憶物品收納的難度,辦公收納也得以呈現整齊一致的視覺效果。
我把上面的設計歸結為動線最短及行為順暢,考量的是使用場景中人的行為的自然發生,物品拿取便利、放回也很便利,如此一來,收納規則自然會被更多人所接受、遵守,有利於辦公環境的維護。
此外,在這個案例中,辦公區域中軸鋪上顏色、材質相同的地毯,將不同功能塊區域串聯起來,亦是動線最短的一種輔助表達,在空間上潛移默化引導行為的正確發生。
收納系統,為辦公空間創建「物品地圖」
90後一代,對「顏值」尤其在意,在選擇就業時,那些辦公環境出眾的公司會得到更多青睞。
但是很多公司新裝修初期顏值在線,使用一段時間後,人多物雜,好環境不復存在。有沒有辦法讓辦公環境有長久的「保鮮期」呢?
進入辦公室主要職責是「工作」,很難讓所有人都拿出專門精力維護環境,而每個人的行為又確實對辦公空間產生了影響,各種公共物品,加上人員的流動性,如何讓大家記住物品的位置,並養成從哪拿放哪去的習慣?
在這裡提一個概念,物品收納系統,它要從人的使用角度出發,在考慮「容易看到」、「方便拿到」之前,更要思考是否「方便放回」,只有易於看到、易於取與放,才是好用的收納狀態。
在這個辦公空間的茶水間設計上,操作台自左向右放置了微波爐、燒水壺與咖啡機,皆順應了多數人右手操作電器的習慣。
根據使用場景與拿取便利,這個看似微小的空間里充滿了各種「內心戲」:
- 微波爐下櫃收納高頻使用的碗碟、微波器皿、微波食品等相關物品,而上櫃則收納中低頻使用的餐具類物品;
- 中右區櫃檯是燒水壺、咖啡機,那麼上櫃用以收納沖泡飲品等物品,如茶杯、茶葉、咖啡豆,而下方收納櫃則收納較重的物品,如牛奶、咖啡機清潔劑等;已開封的、高頻使用的茶葉、咖啡豆可收納於吊籃里,無聲提醒大家儘快使用已開封物品。
同理,在大型辦公物品的擺放上,也要從人的使用角度考量,尤其是印表機、飲水機、文件櫃這些公共電器與傢具,應考慮使用者就近可取。比如印表機附近收納列印紙、墨盒;飲水機附近收納一次性水杯;傳真機附近收納記錄紙筆;投影儀附近收納遙控器、轉介面、遙控筆等相關物品。
根據使用場景確定物品收納的位置,不僅便於取放,也是為辦公空間建立「物品地圖」,猶如給每個人大腦裝了GPS,根據場景自然聯想物品的位置,便於記憶,更有利於養成物歸其位的好習慣。
辦公物品分類一目了然,也能幫助行政人員進行在庫管理,避免不必要的重複購買,節省行政開支。
可變性,讓辦公空間適應更多可能
當下,辦公已日益趨向需求多樣化、形式靈活化、體驗智能化等特點,故在辦公空間的規划上,尤其是一些成長型的創業公司、聯合辦公空間,應多多考慮空間的可變性。收納系統的布局因為不可逆(重新裝修成本太高),需提前匹配空間布局、做好系統規劃。
在此案中,設計之初考慮到公司未來業務的拓展,便打造了具有收納功能的模塊化階梯區,可以根據公司發展情況擴大或縮小階梯區與辦公區的比例。
這張圖片就是階梯區的日常,沒有擺拍,為什麼能做到如此的井然有序呢?其實是在階梯上設計了隱藏式收納,會議坐墊、沙包、文具、投影工具皆可輕鬆收納入模塊內。
有限的辦公空間里,物品和人是源源不斷增加的。在操作這個案例時,考慮了3-5年的長期規劃,將分隔牆體、窗邊矮櫃都輔以收納功能,為空間可變提供了充足的收納支持。
現代化辦公要尊重員工的多樣性,依靠一人一位的管理是對人的束縛壓抑,尤其是創意型公司,可以嘗試非固定工位的模式,其實支持可變性、移動化的辦公環境更有利於團隊協作環境的養成。
辦公空間僅僅追求設計感是不夠的,想要保持井然有序舒適的環境,就不能忽視人的行為需求,從收納的視角出發,思考人的行為與空間的聯動,才能治標又治本地解決「找不到、理還亂」的辦公收納痛症。
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