如何規劃辦公收納空間，解決「找不到、理還亂」的痛症？

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據統計：一個現代商務人士，平均每天會接收大約190類形形色色的信息，一年花在找東西上的時間大約是150小時。如果按照每天8小時工作時長計算，這也就意味著，一年將會耗用近19天的工作時間用以找東西。

那些容易發生「找東西」的辦公室，一般會有這樣的場景：

這些看似是收納技能及個人習慣導致的問題，其實背後大有文章，隱患來源於辦公空間的不合理規劃。

井然有序的辦公環境，是可以帶來愉悅感，讓工作事半功倍的。我將以我參與設計的辦公空間設計為例，從人性化視角來聊一聊，如何通過規劃辦公收納空間，提升辦公效率，並且節省行政開支。

辦公收納空間的規劃，要從三個方面進行考量，即人的行為動線、物品的收納系統、空間的可變性。

行為動線，允許「犯懶」自然發生

人有犯懶的天性，在行為上表現為怎麼方便怎麼來，哪裡順手放哪裡。辦公空間裝修完成後，格局和收納空間的可變性就會降低，所以在辦公空間設計之初，除了要考慮未來公司人員結構的變化外，還要考慮人的行為動線，不要指望人會為了保持環境而改變自己的行為習慣。

以我參與的辦公空間設計為例，在每個辦公區域的入門位置設計了包含掛衣區、放鞋區、個人Locker區的功能型牆櫃。這樣的設計，是基於對原辦公室的觀察：大多數員工上班時會把外套、隨身包堆放在座位周邊，佔用辦公位，工作空間局促難受，視覺效果多顯凌亂。

有了這排牆櫃：冬日可脫掉厚重外套、依次掛放，夏季時可立刻取下備用薄衫；如遇雨雪天氣，還可以將更換下的鞋子擱置於掛衣區下層，避免將辦公區域弄髒、弄濕；每位員工分配專屬Locker，各自將貴重包袋、健身裝備、私人物品等放入其中。

通過該區域設置，將脫衣、換鞋、放包、取物幾條重複動線精簡為一，減少了行為步驟，並將行為發生相關物品沿著動線集中收納，所有人都感受到空間設計上的友好，並在很大程度上降低了遵守與記憶物品收納的難度，辦公收納也得以呈現整齊一致的視覺效果。

我把上面的設計歸結為動線最短及行為順暢，考量的是使用場景中人的行為的自然發生，物品拿取便利、放回也很便利，如此一來，收納規則自然會被更多人所接受、遵守，有利於辦公環境的維護。

此外，在這個案例中，辦公區域中軸鋪上顏色、材質相同的地毯，將不同功能塊區域串聯起來，亦是動線最短的一種輔助表達，在空間上潛移默化引導行為的正確發生。

90後一代，對「顏值」尤其在意，在選擇就業時，那些辦公環境出眾的公司會得到更多青睞。

但是很多公司新裝修初期顏值在線，使用一段時間後，人多物雜，好環境不復存在。有沒有辦法讓辦公環境有長久的「保鮮期」呢？

進入辦公室主要職責是「工作」，很難讓所有人都拿出專門精力維護環境，而每個人的行為又確實對辦公空間產生了影響，各種公共物品，加上人員的流動性，如何讓大家記住物品的位置，並養成從哪拿放哪去的習慣？

在這裡提一個概念，物品收納系統，它要從人的使用角度出發，在考慮「容易看到」、「方便拿到」之前，更要思考是否「方便放回」，只有易於看到、易於取與放，才是好用的收納狀態。

在這個辦公空間的茶水間設計上，操作台自左向右放置了微波爐、燒水壺與咖啡機，皆順應了多數人右手操作電器的習慣。

根據使用場景與拿取便利，這個看似微小的空間里充滿了各種「內心戲」：

微波爐下櫃收納高頻使用的碗碟、微波器皿、微波食品等相關物品，而上櫃則收納中低頻使用的餐具類物品；
中右區櫃檯是燒水壺、咖啡機，那麼上櫃用以收納沖泡飲品等物品，如茶杯、茶葉、咖啡豆，而下方收納櫃則收納較重的物品，如牛奶、咖啡機清潔劑等；已開封的、高頻使用的茶葉、咖啡豆可收納於吊籃里，無聲提醒大家儘快使用已開封物品。

同理，在大型辦公物品的擺放上，也要從人的使用角度考量，尤其是印表機、飲水機、文件櫃這些公共電器與傢具，應考慮使用者就近可取。比如印表機附近收納列印紙、墨盒；飲水機附近收納一次性水杯；傳真機附近收納記錄紙筆；投影儀附近收納遙控器、轉介面、遙控筆等相關物品。

根據使用場景確定物品收納的位置，不僅便於取放，也是為辦公空間建立「物品地圖」，猶如給每個人大腦裝了GPS，根據場景自然聯想物品的位置，便於記憶，更有利於養成物歸其位的好習慣。

辦公物品分類一目了然，也能幫助行政人員進行在庫管理，避免不必要的重複購買，節省行政開支。

當下，辦公已日益趨向需求多樣化、形式靈活化、體驗智能化等特點，故在辦公空間的規划上，尤其是一些成長型的創業公司、聯合辦公空間，應多多考慮空間的可變性。收納系統的布局因為不可逆(重新裝修成本太高），需提前匹配空間布局、做好系統規劃。

在此案中，設計之初考慮到公司未來業務的拓展，便打造了具有收納功能的模塊化階梯區，可以根據公司發展情況擴大或縮小階梯區與辦公區的比例。

這張圖片就是階梯區的日常，沒有擺拍，為什麼能做到如此的井然有序呢？其實是在階梯上設計了隱藏式收納，會議坐墊、沙包、文具、投影工具皆可輕鬆收納入模塊內。

有限的辦公空間里，物品和人是源源不斷增加的。在操作這個案例時，考慮了3-5年的長期規劃，將分隔牆體、窗邊矮櫃都輔以收納功能，為空間可變提供了充足的收納支持。

現代化辦公要尊重員工的多樣性，依靠一人一位的管理是對人的束縛壓抑，尤其是創意型公司，可以嘗試非固定工位的模式，其實支持可變性、移動化的辦公環境更有利於團隊協作環境的養成。

辦公空間僅僅追求設計感是不夠的，想要保持井然有序舒適的環境，就不能忽視人的行為需求，從收納的視角出發，思考人的行為與空間的聯動，才能治標又治本地解決「找不到、理還亂」的辦公收納痛症。