Scalers：分享一個文件管理的思路方法

網路上有大量的計算機文件整理的思路和方法，有很多看上去很華麗，但是忽略了一個問題，就是執行成本高。你可以這麼理解，有文件管理困難症的人，本來就是因為管理系統的缺失導致的，然後你再通過體系構建的思路，讓這群人搞文件管理，其實有點太難了。

今天分享一下我的思路和做法，你可以考慮試一試。我不保證高效，因為你可能學不會，但是我相信你看了會有思考。

文件的管理很重要的一個方面就是，為了以後在某一天，你可以方便地找到。所以這是一種「一切為了未來，從而紮實地做好當下」的策略。這其實和成長的策略很像，就像你不能因為自己當前這一會懶，從而給自己放水，放水了在後面一定會有更大的代價。整理文件是這樣，管理自己的屋子也是這樣。

這是我說的思路，思路是高於技巧的。雖然思路有時候會被人斥為雞湯，這種人一般比較沒水平，所以我就懶得搭理。因為他可能會覺得下面我要說的一二三才是乾貨，就是那種一看就知道怎麼做的，但是這些做法即使給了你安全感，你還是不會變通的。所以你可能學會了整理文件，但是卻不知道觸類旁通地整理郵件，於是你買了一本整理文件的書後，還要買一本整理郵件的書。這樣書商可以賺你兩次錢，Exciting。但是其實思路定了，做法只是順理成章的事情。所以我能寫怎麼整理文件，還可以寫怎麼收拾房間，本質是一樣的。

1.按照屬性維度分類，從頂向下的視角

維度可以理解為一個屬性，你可以選取任意一種維度，但是維度選好了，關鍵在於持續往下走，不要搖擺。

你可以根據自己的關注領域，分出幾個大類。比如我會關注安全技術、機器學習、口譯，於是我會對應這些分出幾個文件夾。比如一開始安全技術可能比較籠統，於是我先做了一個Security的文件夾，然後涉及到Web，逆向，以及虛擬機，我又分別的單獨獨立出了一些文件夾。在口譯方面，我會建立一些主題類的文件夾，比如關於信息安全的口譯，或者比如每次政府工作報告，就建立一個新的文件夾。

在文件夾結構層次選擇上，不要太過於糾結。比如誰包含誰的問題，這個其實不重要，你可以並列地放在一個大目錄下也可以。文件夾的核心在於歸攏到一塊，也就是只要是一個主題下的，就可以歸到一起。當一個文件夾下的文件太多的時候，可以考慮再生成一個新的文件夾。

這個適用於你持續地盯著一個項目，比如你要搞個100小時的口譯訓練，就可以這麼玩。

2.按照時間驅動，建立月文件夾

還有一種可能，我們如果持續地要關注一些事情，會有一些一陣陣地項目，那採用時間驅動的方式，會比較方便，主要是省腦力。

我在工作上就是建議月度文件夾，就是每月建立一個，把這個月和工作相關的文件以及小工作項目，放在裡面。因為有的事情是臨時的，所以三個月後對你沒有什麼影響，你只要往裡面扔就行，當然可能要再建立一個二級目錄。

3.按應用管理文件，從抽象層面解決

在用一些應用的時候，會有一些默認的路徑。在Windows下我把我的文檔默認路徑調到了一個非系統盤，所以可以讓應用來直接管理文件。比如我有時候會有思維導圖，思維導圖的軟體會自己在我的文檔下建立文件夾，所以思維導圖就存在默認文件夾下。這裡有個前提，思維導圖我用的少，最近幾年一年不超過十次，所以我沒有必要專門把導圖文件分級別管理。

4.最核心的來了，搜索才是終極大殺器

其實這個世界是複雜的，所以強迫症患者是很難把所有的東西歸類到具體的哪個文件夾下的。這樣做的成本太高了，所以換一個思路，就是交給機器來處理，利用好搜索。

以前有全文搜索的Google Desktop，後面下線了，替代的是Windows全文搜索，需要做一些設置，請自行搜索。不過我覺得用文件名搜索能滿足很大一部分需求。有個軟體叫Everything，就是用來解決這個問題的。通過快速建立文件名稱的索引，能方便地找到文件，而且是實時響應。

但是這裡有一點要求，就是你在命名文件的時候要勤快一些，盡量在文件名上加上一些方便回憶的關鍵詞，便於快速定位。比如，你不要用「新建文件夾」、「新建Office文檔」這種默認的爛大街的名字，三個月之後你看文件名根本想不起來這是什麼鬼。比如你如果寫筆記，就寫清事項的筆記，比如「費孝通《鄉土中國》筆記」。我要求成長會的組長提交的復盤日誌，都要包括小組名稱，復盤周數，以及提交人，而且格式越規範越好，因為以後你可以用正則表達式直接匹配查找。

這其實是一個訓練自己換位思考的機會。比如經常有人給我投稿，文件名就叫「投稿.docx」，這種就屬於業餘到泥土裡的選手，我扔到文件夾的時候，還要給你標註一下誰什麼題目。你以為全世界都是以你為中心么？當然你也可以反駁，難道不成以你Scalers為中心么？我這只是建議啊，因為這都是習慣，你要不注意，下次還會發「個人簡歷.pdf」給HR找工作，但是做過簡歷篩選的人都會有體驗，這樣的簡歷，是優先不會點開的，除非全世界就你一個人找工作。所以你做的活太糙，消耗了機會你都不知道。

如果你在平時命名的時候到位一些，你的文件夾管理的時間可以省下來，就把你要找的文件關鍵詞輸入，於是可以用直接打開的方式定位，你甚至可以根本不用在意文件結構。

比如我有一個下載文件夾，如果我一瞬間不能判定文件扔到哪裡，我就扔到裡面去。但是我把命名做好了，下次按照關鍵詞，可以秒找。

所以文件管理的核心在這裡。你想到一個文件，用Everything輸入名稱，然後馬上命中即可打開。你要圍繞這個目標去倒逼你的命名。但是文件結構也不是說就扔掉，這是一個輔助，可以讓你的思考清爽一些。你想想這是不是要比你點點點快多了。

要做到這一點，你平時下載文件的時候，要多花一點心思，未來會很省事。

5.其它一些要點工具

最後有個叫Clover的工具，你可以用這個代替Windows的資源管理器，而且可以建立快速到達的路徑，就像IE的收藏夾。

還有，桌面上不要放太多東西，就是盡量讓你的工作界面，維持在某一個打開的應用上。也就是說，萬不得已，不要對著桌面發獃，也許這樣你的效率會高一些。

最後總結，文件管理的思路和網頁搜索的思路其實很像。我們要找一個東西，就去用關鍵詞搜一下，你不用管網頁在哪個IP地址的伺服器上。我們也許可以借鑒這個思路，在結構化的文件夾的基礎上，構造出一個基於完備文件名的文件管理方法。