論日本人是如何化簡為繁的

01-26

日本人在2017年的有薪年假使用水平又一次毫無懸念地在發達國家中名列榜尾，這不奇怪，因為大家都知道日本人工作起來可謂是加班加點毫不含糊。但同時日本人的生產性在發達國家中也常年排名末位，工作時間最長，產出卻最低，這豈不是說效率低下嗎？沒錯沒錯，今天就來吐個槽，說說日本人工作起來是如何化簡為繁的。

一言不合就開會

要比哪個國家的人最愛開會，那一定是日本。先來看一下布醬的同事們是如何策劃一次員工旅行的。首先叫了七八個年輕人開會，任命為此次旅行的策劃小組成員，各自說說對目的地和內容的建議，兩個小時過去了。過幾天又開會，根據上次的討論，請旅行社給了若干推薦日程，大家選出兩三個最感興趣的，兩個小時過去了。再過幾天，向旅行社確認好所選的日程可以預定，大家再投票選出最終的一個方案，又是兩個小時。之後還要再派出兩個人去踩點兒，完全按照日程實地考察一遍，拍些照片回來向策劃組介紹一番具體情況，並製作召集參加的海報，每一次都是兩個小時的會議。這是順利的時候，遇上策劃小組成員出差，還得安排電視會議；策劃成員來自其他地方的分公司，為了平衡大家輪流出差，每次開會還得換地點；再有意見不統一的，還得多開兩次會調解。也不過就是20人規模的下鄉摘草莓做陶藝之類的一日游嘛，午餐時候多找幾個人順便聊一聊有哪些玩樂的地方，綜合起來做個日程，打兩個電話訂個大巴車和餐廳之類的，郵件通知報名即可，一個人分分鐘就能搞定的事情，非要開八次會議才能解決嗎？請注意這並不是正經工作，只是搞一次員工福利，真正工作起來那是有過之而無不及。

如果真有需要，會議多也不要緊，怕的就是開起會來沒完沒了，還說不到正題上。為了一個無關緊要的東西，說好花15分鐘討論一下，結果扯了三個鐘頭都沒有扯到點子上，越說越發散，這種事屢屢發生，布醬的茶添了好幾次水，都沒味兒了。後來會議室里多了一隻大掛鐘，帶來了些許改變，上司會看看時間說，哎呀都這個點兒了，我還另有個會議，大家先休息一下，等我回來再繼續討論。

執著於一字一句

源於日本的所謂「匠人精神」被大力提倡，即對任何細微之處都吹毛求疵，追求盡善盡美。而在公司里與具有這等精神的日本人共事，布醬真是深受其害。大小報告都要從一字一句標點符號的程度改起，沒有十遍八遍是完不了的，成倍增加了許多完全沒有必要的工作量。工作資料又不是文學作品，用詞造句多憑個人喜好，表達意思準確無誤即可，過分死摳字句的行為實在不敢苟同。如今布醬算是明白過來了，唯一的對策就是無論多早寫完，都壓在最後截止日再提交，讓上司沒有仔細修改的時間，同事們拖拖拉拉的毛病就是這麼被逼出來的。

而更加令人苦惱的就是那種眉毛鬍子一把抓，所有信息都要化為文字，一絲不漏地記錄下來的毛病。看看大學課堂里日本學生記筆記的樣子就知道了，奮筆疾書，永不停歇，恨不得把老師嗯啊咳嗽的詞都一併記下。前不久布醬恰好和日本同事一起負責做份調查問卷，布醬設計了用數字1到5來形容程度的選項，便於量化統計，但這份調查表遭到日本同事的強烈反對。她堅持要把選項換成五個詳細的文字描述，並且針對每道題都用了不同的表達，還要留出空白欄用於補充。等布醬拿到她收集的問卷結果，不得不像大海撈針一樣從「大概是這樣」，「沒有特別那樣」，「稍微有一點兒違和感但也不是不能忍受」之類的文字中去尋找信息，還要自個兒揣測這回答究竟該怎麼量化成圖表，簡直心累到快要放棄這一堆紙了。說真的，日本人是不是練過速寫，不然怎麼能快速寫下這麼多廢話，快趕上錄音機了。

一本正經地搞小事

這兩年公司里徹底廢除了paper work，然而布醬並不覺得這有什麼卵用，工作效率還是會被冗長的流程拖延到遙遙無期，用不用紙張的區別就是，之前是要逐一傳遞文件蓋上一串章，如今改成電子系統逐一傳遞文件點擊審批，也就是減少了社內郵遞員的工作量吧，整個流程的時間並沒什麼變化。想投個學會，不到兩百字的摘要居然得通過足足十四層審查，不提前一個月開始申請審查，就別指望趕上截稿日。反正布醬是不太想得明白，那些個從不打交道的部門和自己的稿件究竟有什麼關係。

布醬更想不明白的是，日理萬機的管理者們為何有空高度關心辦公室的整潔，隔三差五就要來巡視，頻繁到每個月都有那麼一兩次。這是相當隆重的事兒，提前幾日就要發郵件通知大家做好準備，該打掃就打掃，並且分配好當天負責陪上級視察的人和各屋留守的人，在場時間精確到十分鐘。到了當天，留守者必須陪同視察者繞屋一圈，回答一切提問，視察者要把犄角旮旯都細細檢查，無論如何都要找出點無關痛癢的漏洞記在小本本上，才會去下一間。布醬收到過的批評有：地毯的一角翹起來了請弄平整，插座上空著的孔請堵上安全蓋，諸如此類。全部視察結束之後，視察者們還要齊聚會議室總結情況，最後把各屋的漏洞都發郵件反饋回去，一一督促改正，這才算完事。總之，每巡視一次就要折騰掉大半天時間。布醬真想提議，不如給保潔阿姨漲點工資，讓她替上級把這個心給操了吧。

這樣雞毛蒜皮的小事多得數不清，日本人統統都要一本正經地搞出一套複雜的做法，儘可能鋪張開來。比如部門裡新年聚個餐都要三五個人來負責，一個負責打電話訂餐（注意不是選餐廳，這是另一個需要事先多次探討的課題），一個負責收錢，統計參加人數和之後調整人數變更居然要兩個人分別負責，最後還有個人負責結束後發郵件確認所有人安全到家，細緻堪比當媽的。之前認識的一位在中日泰三國工作過的前輩評價，泰國人工作看起來不忙實際也沒在忙，中國人工作看起來超級忙實際也是超級忙，日本人工作看起來忙到死實際上P事都沒幹，頗為中肯。

PPT當讀物

PPT這個工具隨處可見，但是日本人對PPT的使用方法和我們通常的習慣不太一樣，不論大小會議，只要放投影儀，一進門人人都先拿一份列印好的PPT再入座，這個習慣完全是日本獨有，頁面簡潔有效並靠口才打動人的彙報風格在日本的會議室里少之又少。評價一份PPT是否做得好，日本人首先要看其是否適合列印出來閱讀，信息是否齊全，甚至是否能夠在不聽演講的情況下也足夠獲取全部信息。這是因為，當你站在台上指著投影慷慨激昂滔滔不絕的時候，下面坐的聽眾大部分並不會抬頭看你，而是在低頭看手中列印好的PPT資料。在國內時大學裡爭相複印老師的講義課件也是很普遍的事，但絕不至於拿到課件就不用聽講，僅僅是作為輔助資料使用罷了。

使用目的不同帶來的麻煩就是簡潔的製作方式往往不適用了，「易讀性」的優先程度被大大提高，PPT似乎變成了WORD，提綱挈領的短語被適合閱讀的大段文字代替，寫個PPT幾乎變成了寫論文。如果本來就不打算投影只作為電子版傳閱的PPT，更是恨不得用芝麻大小的字體填滿頁面，不放大個三倍五倍的根本看不清，一段話還得來回拖拽左右半邊去讀，明明一眼就應該看清楚的東西非要折騰半天才能看完，分分鐘就生出一肚子火。

日本人自己也常常詬病這些問題，但大勢所趨，要改革談何容易。新年伊始，布醬決定鼓起勇氣向上級提出一些改進意見，至少先從團隊內部做起，減少不必要的會議，內部討論時ppt做簡潔些，等等。既然是來自日企傳統文化之外的外國人，那就首先發起打破慣例的嘗試吧。