項目經理跨部門溝通的10個原則

對項目經理來說，跨部門溝通不良，可能會讓他好不容易建立起來的自信瞬間摧毀。

　　你認為十萬火急的事，到了其它部門主管口中，竟然成了「芝麻綠豆大的事」；原本應該合作解決的問題，到了跨部門會議上，又淪為「各彈各的調」，找不到共識。

　　到底，在不同部門各有不同立場與利益的情況下，怎樣才能把話說清楚，把成果做出來？很多人抱怨為什麼跨部門溝通這麼難？其實，只要掌握幾個典型基本原則，進行無障礙的跨部門溝通，並非難事。

　　在你跟同事討論事情之前，先把一些基本問題想清楚，不要毫無準備就去，否則很可能得不到你想要的東西。下面的幾個問題應該事先想清楚：

　　1、你希望對方幫你做什麼事？

　　2、你認為他會要求你做什麼？

　　3、如果對方不同意你提出來的做法，有沒有其它選擇方案？

　　4、如果雙方沒共識，你會有什麼後果？對方又會有什麼後果？

　　跨部門溝通不良，很多時候都是「語言不通」所引起。舉例來說，營銷部人員平常講的是「相同語言」，他們非常清楚自己部門的規則、目標與期望。同樣地，財務、生產、人資等部門，也有自己的語言與觀點。因此，想要溝通順暢，前提就是「聽懂對方的語言」。原則2的一個重要方法是換位思考，試著站在對方的立場思考：

　　1、這麼做，對業務部的業績有幫助嗎？

　　2、如果我是他，會接受這種做法嗎？

　　3、這個方法真的有用嗎？

　　跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機率降到最低。此外，頻繁的互動有助於建立彼此的熟識度，讓你更容易設身處地想問題。因此，時不時的跟其它部門的同事吃吃飯、聊聊天，有好無壞。

　　你面對的是必須長期共事的同事，因此，凡事以誠實為上策，最忌欺騙、隱瞞事實，破壞信任關係。部門間一旦缺乏信任感，會加重彼此的防禦心，溝通時就會有所保留，甚至隱藏一些重要信息。相反的，互信會讓雙方在溝通時打開心防，他們會明白說出自己的需求與考慮，並且提高合作意願，共同解決問題。誠信溝通有四個要素：

　　1、錯的不要解釋；

　　2、務必不要爭執；

　　3、不打斷對方說話；

　　4、微笑再微笑。

　　頻繁的互動有助於建立彼此的熟識度，讓你更容易設身處地想問題。因此，時不時的跟其它部門的同事吃吃飯、聊聊天，有好無壞。

　　在跨部門會議上，每個主管為了維護自己部門的利益，難免會出現一些摩擦。有些主管，尤其是新手主管，為了怕把氣氛弄僵，往往會變得沉默寡言，以維持表面的和諧。艾林哈特在《有效溝通》一書中點出，「如果管理團隊在議題的討論上都沒有衝突，決策質量就會低落。」艾林哈特提醒，千萬別把「沒有衝突」跟「意見一致」混為一談。

　　有時候，太過和諧反而凸顯不了你對議題的重視，而且問題也不會獲得真正的解決。因此，艾林哈特建議經理人，態度要柔軟，但立場要堅定，「別太快或太輕易就順從認命。」記住，你是部門主管，雖然你要和其它部門保持良好關係，但是，捍衛部門及部屬的權益，更是你責無旁貸的使命。

　　讓溝通聚焦的最好方式，就是呈現具體事實，引導人們迅速將注意力放在中心議題上，減少不當的臆測。

　　美國達頓商學院企管教授布爾喬亞三世在《哈佛商業評論》中為文指出，事實(例如目前銷量、市佔率、研發經費、競爭對手的行為等)可以將溝通過程中「人」的因素降到最低。在缺乏事實的情況下，個人動機可能會遭到猜疑，但「事實就是事實」，它不是出自人的幻想或自私的慾望，因此，提出事實「可以創造一種強調議題，而非人身攻擊的氛圍。」布爾喬亞三世說。

　　當你進行跨部門協商時，不要執著在單一做法上，而是開發多元選項，例如一次提出3～5個方案，讓其它經理人有更大的選擇空間。

　　專家分析，多元選項能讓選擇不再「非黑即白」，經理人有較大的彈性調整自己的支持度，也可以輕易變換立場，不覺得有失顏面，因此能夠降低溝通時的人際衝突。

原則7：創造共同目標一起合作

　　無可諱言，各部門間一定同時存在合作與競爭關係。部門間若想進行建設性的溝通，一定要強調彼此的合作關係，競爭意味愈淡愈好。合作的關鍵在於擁有共同目標。

　　因此，盡量去創造一個橫跨各部門的共同目標，然後一起努力，就算有爭執也沒關係。因為，就如蘋果計算機創辦人賈伯斯所言：「如果每個人都要去舊金山，那麼，花許多時間爭執走哪條路並不是問題。但如果有人要去舊金山，有人要去聖地亞哥，這樣的爭執就很浪費時間了。在跨部門溝通中，達成一致的目標需要弄清楚四個問題：

　　1、雙方的共同目標是什麼？

　　2、有什麼阻礙雙方合作？

　　3、創造共同目標的資源是什麼？

　　4、合作的價值是什麼？

　　每個經理人都是各自管轄範圍內最有權力的決策者，而他們也期待別人尊重他的這種權力。因此，當你在進行橫向溝通時，一定要挑對對象。

　　舉例來說，你們最新的網路營銷計划下周就要上路了，但是信息部門的網站建置還未完成。這時，不要心急地馬上跑去找負責的工程師，你應該去找他的主管，進行協調，找出解決之道。

　　總之，跨部門溝通時一定要注意彼此位階的對等關係，以免造成不必要的誤會。

　　幽默可以做為溝通時的緩衝劑，也可視為一種防禦機制。當你必須呈現可能會觸犯到他人的事實，或是要溝通棘手訊息時，以輕鬆或幽默的方式來傳達，比較能保留對方的面子，也有助於正面的溝通。幽默使用法則的四條禁忌：

　　1、不談論對方家庭；

　　2、不以人身攻擊；

　　3、不涉及組織敏感話題；

　　4、幽默有度，點到即止。

　　當你針對某件項目或議題，進行完跨部門溝通後，務必要回到自己部門，向部屬清楚傳達最新進度與訊息。很多時候，跨部門會議中所決定的事項，必須交由各部門的一線人員去執行，因此，一定要確保所有信息傳達無誤，才不會讓好不容易達成的共識大打折扣。為了確保溝通信息無誤，管理者可以利用以下幾個方法：

　　1、向對方重複溝通中的主要內容；

　　2、利用澄清的方式提出不明白的內容；

　　3、談論重點議題時盡量不要打斷對方講話。

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