這些工具,可以將團隊的戰鬥力提高 300%

我想,下面這些經歷,你應該不會陌生:

  • 給設計師下了需求,過了兩天還沒交付,主管在催,跑過去問,得到的答覆是:我這就開始做。

  • 在群里討論一個話題,大家七嘴八舌,氣氛熱烈,過後想整理內容,不得不對著幾十頁的聊天記錄慢慢爬。

  • 一個項目數十個文檔,有什麼改動,都得群發郵件,三令五申:請大家下載最新版。要是有人沒看到信息,後面肯定會出事。

我帶團隊的這幾年裡,有一個體會:

很多時候,我們的時間和精力,其實都浪費在一些無關緊要的地方。

為什麼團隊里每個人都非常優秀,工作也充滿熱情,但是整體的效率,就是上不去?

因為,一個團隊的整體效率,並不是每個人效率的相加。

這裡面,要扣除一部分的「協作成本」。

什麼是「協作成本」?

舉個簡單的例子:如果團隊有 3 個人,分別是 Jack,Alan,Tom,那麼只需要 3 條溝通管道(J - A,A - T,J - T),就能夠保證信息在整個團隊裡面流暢傳播。

但如果團隊有 6 個人呢?那就需要至少 15 條溝通管道,才能讓每兩個人之間,都確保信息的傳達沒有障礙。

如果有 10 個人呢?那就需要 45 條。(有興趣的同學,可以想一想這裡的演算法)

我想,很多團隊的人數,都不止 10 個人吧。

有些大的企業,可能動輒一個項目,就有數十人參與。如何協調這數十個人,讓每兩個人之間,都能確保信息的有效傳達?

這就是「協作成本」。

如果這些溝通管道,有部分失效了,造成的後果,可能會很嚴重。

舉個簡單的例子:

運營做了方案,讓 BD 去談客戶。結果方案又在內部改了好幾次,負責對接的人員一時疏忽,沒有及時聯繫 BD,導致 BD 發回報告時,才發現方案不是同一版。雙方一對照,發現 BD 跟客戶談的內容,相當一部分都失效了。

這就很尷尬了。

往小里說,這次合作基本要重談,這幾天的工作,完全是無用功;往大里說,客戶覺得這家公司不靠譜,直接中斷合作,也不是沒有可能。

《人月神話》中,提到過一個「Brooks 法則」:向一個已經延誤的軟體項目加派人手,只會造成更大的延誤。因為你需要把工作重新切分、梳理、分配,訓練人員,重建團隊的溝通模式,等等。這一切都會產生「協作成本」。

很多時候,我們常常會忽視這些,隱藏在團隊日常工作模式下的「協作成本」。會想當然地認為:10 個人需要 1 個月,那 15 個人是不是就可以縮短到三周?20 個人是不是只需要半個月?

但絕大多數情況下,20 個人,可能會變成 1 個半月。因為多了 10 個新人,溝通管道從 45 增加到 190,相當於溝通成本增加了 3 倍。

這是一個非常簡略的計算(再強調一次,不要當真),但它的確更接近事實。

那麼,如何降低「協作成本」,提高團隊的運作效率呢?

1. 項目協作

提高團隊協作效率,最首要的方式,就是「項目協作」。

簡而言之,就是讓團隊里的每一個人,不但看得到自己的任務,也能看得到其他人、乃至整個團隊的所有任務。

在這種模式下,所有人的任務都是透明的。每個人可以直觀看到,自己位於整個項目裡面的哪個位置,自己要做的任務,處於哪條鏈條,有著什麼樣的重要性。

這樣做的好處是:將每個團隊成員的思維,從「任務」,變成「項目」。

這兩者有什麼區別呢?「任務」是孤立的,而「項目」是任務的有序組合。

當你聚焦在「任務」的時候,你只會想著「我要把它們做完」;但當你從項目的高度去看待時,對於每一個任務,要不要做?為什麼做?什麼時候做?跟誰對接?接下來如何處理?重要性和緊急性如何?都可以一目了然。

如果團隊里的每一個人,都能用項目的角度去思考問題,那麼,大家協作起來,就會特別有默契。因為在這個時候,每個人的目標都是一致的。

為什麼許多優秀的團隊,做起事情總是特別慢?很大一部分原因,就是因為每個人只看著自己的任務,沒有把自己的目標與團隊的目標,調適到同一個方向。

這樣,力量自然就被分散了。

所以,我經常跟團隊里的人說:永遠不要只看著自己的事情,要關注整個項目,要時刻弄清楚:我們在做什麼?為什麼這麼做?我做的事情有什麼意義?我應該做什麼,才能儘可能提高整個項目的效率?

只有建立這種思維,才能擺脫短視的影響,真正把精力投入在最重要的事情上。

踐行這套模式,最簡單的方式,就是「看板」 —— 在一張白板上,將項目分成數個階段,在每個階段寫上當前需要執行的任務,並標註清楚:由誰負責,何時提交,如何驗收,等等。

我們團隊嘗試過多款數碼工具,最後留下來的,是 Teambition。基本可以滿足需求。

舉個例子:我們部門,會分成文案策劃,前端設計,運營,推廣這幾大塊,於是,同步在 Teambition 中建立四個相對應的板塊。運營要做一個活動,首先由策劃搭建框架、文案完成主體內容(文案策劃板塊),然後向設計師下達需求(前端設計板塊),與此同時,推廣小組同步籌備對外傳播(推廣板塊),最後活動上線,由運營維護效果,給出分析(運營板塊)。

在這整個過程中,運營人員作為活動的主控,可以看到每一個環節的進展。每個小組現在進展如何?任務卡在誰的手上?哪個環節延誤,哪個環節提前完成?一目了然。

這套工具最吸引我的地方在於,它適用於多種不同的工作場景,可以根據自己的需求去定製工作流程和模板。

如果你是研發團隊,可以自行構建這幾個板塊:需求池,開發中,測試,已上線。所有的需求先放在「需求池」,開始一個迭代,再選要完成的需求,按照「開發中」「測試」「已上線」的順序執行。

結合 Teambition 企業版的「自動化規則」功能,會更加方便 —— 事先設定好規則,當完成一個需求時,打鉤,任務就會自動從「開發中」跳到「測試」,並分配給事先設置好的執行者。

總而言之,這套模式的核心,是將整個項目的目標和進展,公開呈現給團隊所有成員。唯有這樣,才能確保每個人的目標與團隊目標一致,實現效率的疊加。

2. 文件協作

如果你涉及過稍微大一點的項目,你一定能夠理解:要確保每個人所有的文檔都是最新版,是一件多麼麻煩的事情。

假設團隊有 10 個人,公司和家裡各 1 台電腦,就是 20 台電腦。一個項目做下來,怎麼說也得近百個文檔(表單、方案、報告、記錄等)。這些文檔只要有一點修改,你就得確保,這 20 台電腦,所有的版本都同步到最新。

這簡直太折騰人了。

舉個例子:

AE 更新了客戶的簡報,在群里發了個「簡報已更新,請下載」。文案沒有及時看到,過了幾個小時,消息已經被刷掉了。結果文案做了半天,發過去,AE 詫異:你怎麼沒有按最新版做?文案也納悶:什麼最新版?我沒有看到哇。

這種情況太常見了。大家一忙起來,連續幾個小時不看信息,都是極正常的。要確保對方收到,只能要麼直接跑過去,要麼多發幾次信息(打擾人),要麼發郵件(不一定會看)。

一天下來,大部分時間,都耗在信息傳達上。

那麼,如何解決這個問題呢?

很多團隊會引入「網盤」 —— 比如 360 雲盤、百度網盤,把最新文件放到網盤上,讓團隊成員去下載。但本質上,並沒有解決這個問題:它依然需要一個「下載」的步驟。在你使用任何一個文件之前,都得登錄網盤,下載最新版本。

這簡化任何操作了嗎?並沒有。

更好的方式是「同步盤」。國外,最主要的代表是 Dropbox。

什麼是同步盤?簡而言之,它就是在每台電腦上,設置一個本地文件夾,並把這些文件夾,全部連成一片「雲」。當任何電腦上任何文件發生改變後,就會立刻同步到所有電腦上。這個過程是全自動的,後台的,不需要進行任何操作。

用一個場景來說明,就是:你每天回到家,打開家裡的電腦,稍等幾分鐘,所有的工作文件就全部自動更新到了最新版。直接使用即可。

一開始,我們團隊用的是金山快盤,很好用,只是後來停止服務了。不得已,找了半天替代產品,目前採用的是億方雲。

我個人用的是堅果雲,因為已經付費買了全年。但是在團隊協作上,由於有快盤的前車之鑒,我傾向於選擇企業級服務,至少關停的可能性會低一些。

比起堅果雲,億方雲的優勢不少。一是企業級服務,比較放心;二是團隊版(10 人以內)永久免費;三是它提供了文檔的實時、共同、在線編輯,這是一個巨大的痛點。

易用性方面,億方雲比起快盤和堅果雲,都要勝出不少。不但可以在本地文件夾操作,還有一個 web 版的管理後台,可以進行詳細的管理。邀請協作成員,管理協作成員,查看協作文件,查看別人分享給自己的文件,都非常方便。

安全性方面,目前也令人滿意。億方雲可以給每個成員設置詳細的操作許可權,可以通過「外部協作」功能,邀請客戶、合作方參與協作,並嚴格與內部文件隔離,非常省心。

如果說不足的話,那就是 Web 的管理界面稍微有點複雜,不太容易上手,一開始可能得花一點時間,建立使用習慣。

3. 表單協作

試考慮這個問題:

你是公司的行政人員,公司要組織看一場電影,近期院線有兩部電影,任選一部看,員工可以去,可以不去,也可以帶一名家屬。請問你怎麼統計相關信息呢?

你是要發個郵件給同事,裡面附帶一張 Excel 表格要同事填,然後自己下班後人肉統計嗎?

這是馮大輝公眾號前些日子發布的一個問題。你會怎麼做?

如果真的手動收集 Excel 表,下班後人肉統計,未免也太慘了……

這種情況,其實很常見。團隊組織團建,要收集大家意見;公司組織旅遊,要挑選路線;針對某個話題進行「頭腦寫作」,要收集大家的成果。諸如此類。

問題的核心是一樣的:如何最有效地收集和整理大量信息?

這個問題,我一般會採用「在線表單」工具完成,最常用的是金數據。

操作非常簡單,登錄金數據,像搭積木一樣創建一個表單,然後發布,把鏈接放出去,用戶點擊鏈接填寫表單。填寫完畢之後,打開後台,所有數據就全部靜靜地躺在表單里,還有自動化的報表可以直接查看。

基本上,所有需要「一對多」收集信息的工作,都可以這樣做。

比如,過節要給客戶送禮品,做一個客戶地址收集表,把鏈接發給所有客戶,讓他們填寫地址。填寫完,後台打開,所有的地址就合併到一張表裡面了。接下來,導出成 Excel,發給快遞,讓快遞列印單子。搞定。

需要審批和申請的流程,也可以用金數據完成。比如出差。行政做一張出差申請表,設置郵件通知。申請人打開鏈接填寫,填完,行政自動收到郵件通知。接著,遞交給行政主管和財務主管,審批,簽字,一氣呵成。

這樣一來,所有數據和流程,都可以通過在線表單來完成。一方面節省時間,另一方面方便保存,杜絕大量的紙質文檔,實現數字化辦公。

以上,是關於團隊協作,最基本的一些技巧。

希望這幾套工具,可以幫你提升團隊協作效率。


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