這些工具，可以將團隊的戰鬥力提高 300%

我想，下面這些經歷，你應該不會陌生：

• 給設計師下了需求，過了兩天還沒交付，主管在催，跑過去問，得到的答覆是：我這就開始做。

• 在群里討論一個話題，大家七嘴八舌，氣氛熱烈，過後想整理內容，不得不對著幾十頁的聊天記錄慢慢爬。

• 一個項目數十個文檔，有什麼改動，都得群發郵件，三令五申：請大家下載最新版。要是有人沒看到信息，後面肯定會出事。

我帶團隊的這幾年裡，有一個體會：

很多時候，我們的時間和精力，其實都浪費在一些無關緊要的地方。

為什麼團隊里每個人都非常優秀，工作也充滿熱情，但是整體的效率，就是上不去？

因為，一個團隊的整體效率，並不是每個人效率的相加。

這裡面，要扣除一部分的「協作成本」。

什麼是「協作成本」？

舉個簡單的例子：如果團隊有 3 個人，分別是 Jack，Alan，Tom，那麼只需要 3 條溝通管道（J - A，A - T，J - T），就能夠保證信息在整個團隊裡面流暢傳播。

但如果團隊有 6 個人呢？那就需要至少 15 條溝通管道，才能讓每兩個人之間，都確保信息的傳達沒有障礙。

如果有 10 個人呢？那就需要 45 條。（有興趣的同學，可以想一想這裡的演算法）

我想，很多團隊的人數，都不止 10 個人吧。

有些大的企業，可能動輒一個項目，就有數十人參與。如何協調這數十個人，讓每兩個人之間，都能確保信息的有效傳達？

這就是「協作成本」。

如果這些溝通管道，有部分失效了，造成的後果，可能會很嚴重。

舉個簡單的例子：

運營做了方案，讓 BD 去談客戶。結果方案又在內部改了好幾次，負責對接的人員一時疏忽，沒有及時聯繫 BD，導致 BD 發回報告時，才發現方案不是同一版。雙方一對照，發現 BD 跟客戶談的內容，相當一部分都失效了。

這就很尷尬了。

往小里說，這次合作基本要重談，這幾天的工作，完全是無用功；往大里說，客戶覺得這家公司不靠譜，直接中斷合作，也不是沒有可能。

《人月神話》中，提到過一個「Brooks 法則」：向一個已經延誤的軟體項目加派人手，只會造成更大的延誤。因為你需要把工作重新切分、梳理、分配，訓練人員，重建團隊的溝通模式，等等。這一切都會產生「協作成本」。

很多時候，我們常常會忽視這些，隱藏在團隊日常工作模式下的「協作成本」。會想當然地認為：10 個人需要 1 個月，那 15 個人是不是就可以縮短到三周？20 個人是不是只需要半個月？

但絕大多數情況下，20 個人，可能會變成 1 個半月。因為多了 10 個新人，溝通管道從 45 增加到 190，相當於溝通成本增加了 3 倍。

這是一個非常簡略的計算（再強調一次，不要當真），但它的確更接近事實。

那麼，如何降低「協作成本」，提高團隊的運作效率呢？

1. 項目協作

提高團隊協作效率，最首要的方式，就是「項目協作」。

簡而言之，就是讓團隊里的每一個人，不但看得到自己的任務，也能看得到其他人、乃至整個團隊的所有任務。

在這種模式下，所有人的任務都是透明的。每個人可以直觀看到，自己位於整個項目裡面的哪個位置，自己要做的任務，處於哪條鏈條，有著什麼樣的重要性。

這樣做的好處是：將每個團隊成員的思維，從「任務」，變成「項目」。

這兩者有什麼區別呢？「任務」是孤立的，而「項目」是任務的有序組合。

當你聚焦在「任務」的時候，你只會想著「我要把它們做完」；但當你從項目的高度去看待時，對於每一個任務，要不要做？為什麼做？什麼時候做？跟誰對接？接下來如何處理？重要性和緊急性如何？都可以一目了然。

如果團隊里的每一個人，都能用項目的角度去思考問題，那麼，大家協作起來，就會特別有默契。因為在這個時候，每個人的目標都是一致的。

為什麼許多優秀的團隊，做起事情總是特別慢？很大一部分原因，就是因為每個人只看著自己的任務，沒有把自己的目標與團隊的目標，調適到同一個方向。

這樣，力量自然就被分散了。

所以，我經常跟團隊里的人說：永遠不要只看著自己的事情，要關注整個項目，要時刻弄清楚：我們在做什麼？為什麼這麼做？我做的事情有什麼意義？我應該做什麼，才能儘可能提高整個項目的效率？

只有建立這種思維，才能擺脫短視的影響，真正把精力投入在最重要的事情上。

踐行這套模式，最簡單的方式，就是「看板」 —— 在一張白板上，將項目分成數個階段，在每個階段寫上當前需要執行的任務，並標註清楚：由誰負責，何時提交，如何驗收，等等。

我們團隊嘗試過多款數碼工具，最後留下來的，是 Teambition。基本可以滿足需求。

舉個例子：我們部門，會分成文案策劃，前端設計，運營，推廣這幾大塊，於是，同步在 Teambition 中建立四個相對應的板塊。運營要做一個活動，首先由策劃搭建框架、文案完成主體內容（文案策劃板塊），然後向設計師下達需求（前端設計板塊），與此同時，推廣小組同步籌備對外傳播（推廣板塊），最後活動上線，由運營維護效果，給出分析（運營板塊）。

在這整個過程中，運營人員作為活動的主控，可以看到每一個環節的進展。每個小組現在進展如何？任務卡在誰的手上？哪個環節延誤，哪個環節提前完成？一目了然。

這套工具最吸引我的地方在於，它適用於多種不同的工作場景，可以根據自己的需求去定製工作流程和模板。

如果你是研發團隊，可以自行構建這幾個板塊：需求池，開發中，測試，已上線。所有的需求先放在「需求池」，開始一個迭代，再選要完成的需求，按照「開發中」「測試」「已上線」的順序執行。

結合 Teambition 企業版的「自動化規則」功能，會更加方便 —— 事先設定好規則，當完成一個需求時，打鉤，任務就會自動從「開發中」跳到「測試」，並分配給事先設置好的執行者。

總而言之，這套模式的核心，是將整個項目的目標和進展，公開呈現給團隊所有成員。唯有這樣，才能確保每個人的目標與團隊目標一致，實現效率的疊加。

2. 文件協作

如果你涉及過稍微大一點的項目，你一定能夠理解：要確保每個人所有的文檔都是最新版，是一件多麼麻煩的事情。

假設團隊有 10 個人，公司和家裡各 1 台電腦，就是 20 台電腦。一個項目做下來，怎麼說也得近百個文檔（表單、方案、報告、記錄等）。這些文檔只要有一點修改，你就得確保，這 20 台電腦，所有的版本都同步到最新。

這簡直太折騰人了。

舉個例子：

AE 更新了客戶的簡報，在群里發了個「簡報已更新，請下載」。文案沒有及時看到，過了幾個小時，消息已經被刷掉了。結果文案做了半天，發過去，AE 詫異：你怎麼沒有按最新版做？文案也納悶：什麼最新版？我沒有看到哇。

這種情況太常見了。大家一忙起來，連續幾個小時不看信息，都是極正常的。要確保對方收到，只能要麼直接跑過去，要麼多發幾次信息（打擾人），要麼發郵件（不一定會看）。

一天下來，大部分時間，都耗在信息傳達上。

那麼，如何解決這個問題呢？

很多團隊會引入「網盤」 —— 比如 360 雲盤、百度網盤，把最新文件放到網盤上，讓團隊成員去下載。但本質上，並沒有解決這個問題：它依然需要一個「下載」的步驟。在你使用任何一個文件之前，都得登錄網盤，下載最新版本。

這簡化任何操作了嗎？並沒有。

更好的方式是「同步盤」。國外，最主要的代表是 Dropbox。

什麼是同步盤？簡而言之，它就是在每台電腦上，設置一個本地文件夾，並把這些文件夾，全部連成一片「雲」。當任何電腦上任何文件發生改變後，就會立刻同步到所有電腦上。這個過程是全自動的，後台的，不需要進行任何操作。

用一個場景來說明，就是：你每天回到家，打開家裡的電腦，稍等幾分鐘，所有的工作文件就全部自動更新到了最新版。直接使用即可。

一開始，我們團隊用的是金山快盤，很好用，只是後來停止服務了。不得已，找了半天替代產品，目前採用的是億方雲。

我個人用的是堅果雲，因為已經付費買了全年。但是在團隊協作上，由於有快盤的前車之鑒，我傾向於選擇企業級服務，至少關停的可能性會低一些。

比起堅果雲，億方雲的優勢不少。一是企業級服務，比較放心；二是團隊版（10 人以內）永久免費；三是它提供了文檔的實時、共同、在線編輯，這是一個巨大的痛點。

易用性方面，億方雲比起快盤和堅果雲，都要勝出不少。不但可以在本地文件夾操作，還有一個 web 版的管理後台，可以進行詳細的管理。邀請協作成員，管理協作成員，查看協作文件，查看別人分享給自己的文件，都非常方便。

安全性方面，目前也令人滿意。億方雲可以給每個成員設置詳細的操作許可權，可以通過「外部協作」功能，邀請客戶、合作方參與協作，並嚴格與內部文件隔離，非常省心。

如果說不足的話，那就是 Web 的管理界面稍微有點複雜，不太容易上手，一開始可能得花一點時間，建立使用習慣。

3. 表單協作

試考慮這個問題：

你是公司的行政人員，公司要組織看一場電影，近期院線有兩部電影，任選一部看，員工可以去，可以不去，也可以帶一名家屬。請問你怎麼統計相關信息呢？

你是要發個郵件給同事，裡面附帶一張 Excel 表格要同事填，然後自己下班後人肉統計嗎？

這是馮大輝公眾號前些日子發布的一個問題。你會怎麼做？

如果真的手動收集 Excel 表，下班後人肉統計，未免也太慘了……

這種情況，其實很常見。團隊組織團建，要收集大家意見；公司組織旅遊，要挑選路線；針對某個話題進行「頭腦寫作」，要收集大家的成果。諸如此類。

問題的核心是一樣的：如何最有效地收集和整理大量信息？

這個問題，我一般會採用「在線表單」工具完成，最常用的是金數據。

操作非常簡單，登錄金數據，像搭積木一樣創建一個表單，然後發布，把鏈接放出去，用戶點擊鏈接填寫表單。填寫完畢之後，打開後台，所有數據就全部靜靜地躺在表單里，還有自動化的報表可以直接查看。

基本上，所有需要「一對多」收集信息的工作，都可以這樣做。

比如，過節要給客戶送禮品，做一個客戶地址收集表，把鏈接發給所有客戶，讓他們填寫地址。填寫完，後台打開，所有的地址就合併到一張表裡面了。接下來，導出成 Excel，發給快遞，讓快遞列印單子。搞定。

需要審批和申請的流程，也可以用金數據完成。比如出差。行政做一張出差申請表，設置郵件通知。申請人打開鏈接填寫，填完，行政自動收到郵件通知。接著，遞交給行政主管和財務主管，審批，簽字，一氣呵成。

這樣一來，所有數據和流程，都可以通過在線表單來完成。一方面節省時間，另一方面方便保存，杜絕大量的紙質文檔，實現數字化辦公。

以上，是關於團隊協作，最基本的一些技巧。

希望這幾套工具，可以幫你提升團隊協作效率。