大牛手把手教你寫工作郵件

在學校里的時候，部門招新，收到過很多學弟學妹們發的報名郵件，基本是慘不忍睹，大多是「無標題」，「無正文」，「無簽名檔」，然後還得下載附件查看才知道是誰發的郵件。這類情況太多太多，即使很多已經混跡於職場的同仁，也不免存在這種「致命傷」。一封郵件不能完全說什麼，但它在某種程度上代表著，你對收件人的尊重程度，以及你個人的修養，好的郵件會給你加分噢！

1. 關於主題

一定要寫！

提取所寫郵件的關鍵信息，讓收到郵件的人知道，這封郵件值不值得看，是否為垃圾郵件！

如果不寫的話，一般會默認為「無主題」，對於經常看郵件的人來說，這是非常糟糕的體驗。

如投簡歷的時候，主題可以是「姓名」「專業」「學歷」「求職崗位」或者可以再根據情況加上「電話號碼」等信息。

2. 關於正文

簡明扼要！

對於收件人的尊稱要有，以及在正文末加上類似於「以上，謝謝！」內容，會讓收件人覺得你很禮貌。

正文的要求是「說人話」，除非一些特殊的情況外，盡量化繁為簡，一句話能說清楚的不用兩句話。

3. 關於簽名檔

不是必須要，但有最好！進入職場的人，基本都是有的！

當你是第一次給某人發郵件時，你的簽名檔算是你的個人名片，收件人可以在簽名檔里知道你的基本信息，如果有進一步的溝通，可以根據你簽名檔里留下的聯繫方式直接與你取得聯繫。

補充一句，應該會有人不知道什麼是郵件的簽名檔，以及該如何去設置，這裡不科普了，歡迎百度。

4. 關於郵箱昵稱

這其實是個細節問題！

收到過朋友用 QQ 郵箱發郵件的人，可能都有體會，因為這些郵件里的郵箱昵稱，如果沒有設置過的話，大都源自你的 QQ 昵稱，所以你懂的。

對於已經進入職場的人，要額外注意這個細節，把郵箱的昵稱進行修改一下，以符合你現在的工作場景需要，即使用的不是 QQ 郵箱。

別弄個英文名，別人看了半天也不知道是誰，建議用真實名字或者是大都數人知曉的別名。

5. 關於抄送

發送和抄送別弄混了！

所寫郵件，應該發送給哪些人，應該抄送哪些人，需要搞清楚喔，不然會很尷尬，尤其是在一些部門、人員層級劃分很清楚的公司。

關於郵件的抄送是有點學問的，這裡不細說，在初入職場時，如果有不明確的，及時問上級，溝通確認之後，再進行下一步操作。

6. 關於附件命名

其重要性和郵件主題一樣！

永遠不要出現「新建文本文檔」「新建 Word 」「新建表格」「新建 PDF」等等。

如果收件人每天要查收好幾十封帶有附件的郵件，當他們下載之後，在一個文件夾里都出現各種「新建」時，估計他要瘋的。附件的命名，也是需要根據關鍵詞，簡明扼要的寫，如果是公司的一些文檔，最好是加上「自己的名字」「最後修改日期」「文檔名」等。

7. 關於附件

能夠貼在正文裡面的附件，請都貼出來！

讓收件人進行繁瑣的操作，才能查看到的郵件，都是需要反思的。當你的附件里有一個 PDF 或者 Excel 文件時，如果收件人的手機里沒有相關的軟體進行查看，他還得需要先下載相關軟體，才能看到你附件里的內容，這其實是減分項。

表格里的內容，其實可以用系統自帶的截圖工具，導出圖片，貼到正文裡面；如果是 PDF 的文檔，也可以通過導出圖片等形式，貼到正文。

收件人可以一目了然，根據需要再考慮，是否下載附件里的源文件查看。這裡想強調的是，這一點不是必須的，因為你會發現很多人的郵件里，其實並沒有做到這一點，如果你做到了，Nice！

8. 其它若干細節

1. 寫好郵件一定要，檢查！檢查！檢查！重要的事情說三遍。檢查收件人、抄送人的郵件地址是否正確。檢查是否存在錯別字、語句不通之處、邏輯不當之處。

2. 收到郵件及時的回復，這是對於發件人的尊重，也是一種基本的職場禮儀。

3. 分清楚「回復」與「回復全部」的差異，什麼時候什麼內容該「回復全部」，需要額外小心。

4. 入鄉隨俗，不同的公司，可能對於公司內部的郵件寫作有不一樣的要求，包括使用哪種字體、默認字型大小等，所以到了新的地方之後，先了解一下這個細節，並且在之後的郵件寫作中注意。

5. 如果是經常會和郵件打交道的人，或者是有多個郵箱的人，推薦下載一個 PC 端和手機端的郵箱客戶端，可以節省很多時間以及提高效率，這點用過的人都知道。比如，我自己有 QQ 郵箱、個人企業郵箱、工作郵箱、Gmail 郵箱等，用一個郵件客戶端，第一次綁定之後，每天打開客戶端，即可查收到所有綁定郵箱的郵件。

6. 抽空去查看一下你常用郵箱的「設置」選項吧，把裡面的每一欄都去看看，同時也順便把你郵箱的昵稱、簽名檔、默認字體、字型大小等進行設置一次。

7. 一般來說，郵件的簽名檔可以設置多個，所以可以根據自己不同的場景需要，先配置常用的幾個簽名檔，在發送郵件時，根據情況選擇。

8. 試試給你的郵箱設置分類、標籤或者是收件規則，可以減少花在每天查找郵件上的時間。

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