在使用OmniFocus的過程中如何搭配使用日曆？

01-22

研究了OmniFocus之後發現使用它是要將所有的計劃、規劃等一步步分解最終成為一個一個具體的行動，而很多以時間段為標準的事件就無法使用OmniFocus來用，那麼究竟怎麼搭配使用比較好？

以時間段為標準的事件為何不能用OmniFocus？

開始時間對應OF的開始日期、截止時間對應OF的截止日期、時間段對應of的持續時間。

我想你是想問，如何搭配日曆，能夠在事件的開始時間就能提醒你？

答案是，在OF里填好事件後，把開始日期（defer）添加到日曆，靠日曆的提醒。

如果要高效使用OmniFocus就不能把她當作日曆App使用，OmniFocus是Todo類App，記錄的都是待辦的Aciton，GTD在Do之前的所有清單類工作就交給OmniFocus，但Do的時候，最好將Action放入到日曆裡面，日曆不單單是提醒（提醒功能OF也有），而是代表你要在某段時間完成的「承諾」和具體執行安排。

簡單說就是：OF收集細化行動事項，用日曆規划出具體的執行時間並把重要的事情做好安排。

針對這個問題，本人親自寫了一篇文章，相信可以幫助到一些人。文章全文：

雙劍合璧，結束混亂：任務管理中omnifocus 與日曆的配合使用

為了本文描述便利，先對一些高頻辭彙做出定義，避免重複解釋。標準日程：任務的時間跨度在一天之內，有明確的開始與結束時間，普通日程：任務的時間跨度超過一天以上，有明確的開始與結束時間；日曆：本文專指蘋果系統原生日曆（ios 日曆已經能與 omnifocus 進行非常好的匹配，所以不再引入第三方日曆）；
本文目的
作為一款側重任務與項目管理的軟體，omnifocus 備受好評，在此不多做介紹。但是omnifocus 的時間屬性不強，比如重複任務無法設定重複循環結束的時間；對於標準日程無法以時間塊的方式進行明顯標識，從而無法準確的對當日安排進行有效預估與事後評估（事後評估涉及到時間管理中的第一關也是很多人最難堅持過來的一關：時間記錄，下文會講到如何運用），在各種視圖中，看到的都是一堆的代辦事項，無與之匹配的時間段模塊，模糊加焦慮。
任何一項任務，無論巨細，執行起來都是需要消耗時間的。如果我們能夠引入日曆作為搭配，將很完美的解決融合任務管理與時間管理，真正做到重點突出，方向明確指向未來（德魯克認為一名優秀的管理者其目標與行為都是指向未來而非現在，對這個人佩服的五體投地）。
任務分類
首先我們需要對我們工作、生活中的各種任務進行一次定義和分類，以便展開下文的討論與分析；根據任務本身的時間屬性，可以分為以下3種：

有開始與結束時間

根據任務的時間跨度，可以分為標準日程與普通日程。比如， 2017 年11 月 11 日 15:00-17:00 召開營銷方案會議就屬於標準日程；準備出國旅遊相關事情，準備期為2017年9月1日-2017年9月10日，就是普通日程；

有開始時間無結束時間

有些事情我僅僅需要在將來某一天被系統提示我該開始著手處理了，我不需要現在考慮和決定具體的到期截止時間due。直到開始的那一天到來之前我都不希望這類事情跳出來干擾我。例如，客戶在國外，讓業務員在 2017 年 6 月 10 日後和他聯繫。

無明確的開始與結束時間

此類任務在GTD 中屬於典型的「將來/也許」任務，可以直接歸入「將來/也許」項目下面，設定一個合適的 review 周期即可；
設置兩個至關重要的透視

due 透視

作用：1、按計劃完成既定安排（包括日曆里的今日安排與 omnifocus 中的今日任務）後，當天還有空餘時間，可以通過查看 due 透視，分析將來到期的任務中，有哪些任務可以分解出一些動作作為當下可以做的；2、due 任務都是對截止時間有嚴格要求的，通過查看 due 透視，可以對未來的任務有個概覽與規劃，不至於頻繁出現指直到deadline 的時候才趕工。設置：

https://pic2.zhimg.com/v2-f1193bb32c0ecb64030abfb7eeebec7d_b.jpg

defer 透視

作用：在處理當日任務時，調出那些因為設置了 defer 屬性被隱藏，而在當天進入開始時刻的任務，防止沉沒。
有一類任務，未到開始時刻，我們不希望其出現在任何視圖中，對我們造成不必要的壓力與干擾。因此我們會通過添加 defer 屬性，將其隱藏，對應的視圖需要為可用模式。（設置了 defer，但是同時也添加了 due 屬性的任務是無法隱藏的，在未開始之前會以灰色顯示，但是仍然可以顯示在預測中，需要特別留意。）defer 時間未到，該類任務被隱藏不可見。到達defer 時間，任務出現在其對應的項目中，變為可見。但是因為這類任務之前沒有添加 due 屬性，所以雖然可見，但不會顯示出現在預測視圖中，當然也包括今日視圖。這就是需要 defer 視圖的原因。
設置：

https://pic4.zhimg.com/v2-b93d207c6937517be63d74fb14117e07_b.jpg

準備工作
1. 收集任務到 omnifocus 的收件箱；2. 對任務的時間屬性進行判斷與設置。該環節的一個原則就是多用defer少用due！沒有真正截止時間的任務不要設置due，改用 defer 來解決，這樣也可以極大的精簡預測界面。隨著環境的發展變化，當 defer 時刻到來的時候，再判斷其是否需要具備 due 屬性不遲。判斷後後做如下處理：

將標準日程與需要每日被提醒的普通日程插入日曆中；
將不需要被每日提醒的普通日程，以及將來/也許的日程保留在 omnifocus 中；
反覆的堅持這個動作，將很好的維護自己的任務管理系統，確保其運轉優良，而不崩潰。

工作流
接下來我們進入到具體的任務處理流程環節。以從早到晚為序，流程如下：
1. 打開 defer 透視，看是否有今天開始啟動的事項。如果因為環境的改變，該任務不需要在當前啟動了，就再defer或刪除。如果有，進一步判斷這些任務從當前情況看來，是否需要設置 due。這裡有一個建議，如果該任務確實需要馬上啟動，無論其是否有截止日期，均設置一個合理的 due，沒有 due 的啟動任務如同沒有啟動。設置好後，根據上文分析，如果屬於標準日程和需要每日提醒的普通日程，就插入日曆中；2. 打開日曆，查看當天安排，優先處理日曆中的日程。日程優先順序最高，神聖不容侵犯，任務一旦列如入日曆，就必須確保其能被執行，否則不要輕易插入日曆中。這是確保個人任務管理系統不崩盤的首要原則。3. review「儘快」項目。有一類任務，我們無法判斷其具體的 defer 與 due 時間，反正就是需要儘快處理。比如，客戶發來信息希望就一些產品問題，讓公司客服儘快和其聯繫。這種事情不能拖，但是也沒有明確的時刻要求。這件事在列入 omnifocus 的收件箱的時候，可能就是：儘快打電話給客服部經理讓其聯繫某客戶。類似的事情其實很多，這種事情不能太拖，不然可能導致不好的後果。因此，我們可以針對此類任務專門建立一個叫做「儘快」的項目。該項目的review周期設置為每天。4. 查看 due 透視，看將來到期的任務中，有哪些可以進行拆分在今天執行一部分，從而推動任務前進。5. 通過review 透視進行回顧。包括：（1）回顧其他項目中的待辦任務清單，提高把控力，防止任務下沉（注意針對不同的項目設置不同的回顧周期，避免每天花過多的時間在不必要的任務回顧上）。（2）檢查每個 due 任務是否有與之匹配的當前行動或行動計劃，確保能被推進；（3）檢查個人任務管理系統在運行中是否有缺陷需要優化，包括流程上的缺陷與系統設置的不合理等。6. 做第二天的計劃：包括將 omnifocus 中的次日任務插入日曆，分解due 任務的部分動作至次日；把日曆中的全天任務明確到具體時間段；通過在日曆中建立一個專門的日曆，記錄實際執行任務所花費的時間，配合 workflow 非常方便，可以代替其他時間記錄軟體。這能幫助我們在一天結束的時候，比對之前日曆中的計划進行總結。
------重複以上任務處理流程，幾天我們就能進入到一個思路清晰、重點突出、不斷循環、自我優化狀態。

固定有日期的事件用日曆，非固定日期靈活事件用of

我之前也買了OMNI 我個人覺得按你的說法可能奇妙清單或者fantastical 2更適合使用也比較簡單

用iPhone原生的日曆就好了，而且OmniFocus可以顯示日曆的。