怎樣利用OneNote做時間管理？

01-22

我是一名銀行客戶經理，平時需要維護客戶以及跟進客戶，應付上級行的任務，還有一些周期性的工作。為了使得我的工作更有效率，不至於雜亂無章。我的工作環境是內網環境，不能連接互聯網，系統是XP。目前我一直在尋找一款時間管理軟體，因為條件不允許（http://doit.im等軟體需要連接互聯網登錄，wunderlist不支持XP）。所以我只能退而求其次選擇OneNote用於時間以及任務管理。但是不知道怎樣高效的運用OneNote實現時間管理？

題主可能需要的是一個簡單的工具，我這有一個以前寫的重量級別的運行在onenote上的系統，雖然不一定直接能夠滿足題主，希望一些觀點能對題主有些幫助。

基礎理論篇

在我的系統中，使用了六個高度理論作為核心，下面為了讓大家更好的了解的理解六個高度，引用《小強升職日記》中的相關描述。

六個高度理論

David Allen 提出我們的工作和人生是可以劃分成六個高度去進行檢視和規劃的，它們分別是：

一、原則（五萬英尺）：

你首先必須要找個時間好好地思考一下自己的價值觀、原則和目標，這是你工作的靈魂所在。如果你以前沒有思考過這些，建議你現在就開始思考。我可以和你分享一下我的原則：工作是謀求更好生活的途徑，追求無壓、流暢、高效的工作。

二、願景（四萬英尺）：

這裡面包含3—5 年的工作目標，可以是職位的，也可以是組織能力、協調能力等。在這個層面你需要問自己：

1、我的目標是什麼？

2、哪些人已經達到了我這個目標？

3、他們是如何達成的？

4、達到這個目標之後我的工作和生活會是怎樣的？

這樣一來我們就給自己構建了一幅圖畫，當我不斷地回顧這幅圖的時候，我要完成這些目標的願望也就愈加強烈。比如說我現在的願景是這樣的：

1、我的目標是能夠拿到30 萬的年薪，這樣可以給我的家庭更好的生活。

2、XX總已經達到了這個目標。

3、他具有廣泛的人脈、很強的組織協調能力以及對未來趨勢的判斷。

4、達到這個目標之後我會去歐洲度假，我會買一所大房子，我會為孩子提供更好的教育環境。我將一架飛機模型、一張大房子的照片、一幅孩子的照片擺在我的工作桌上，時刻提醒我工作的意義。

三、目標（三萬英尺）：

目標是比願景更細化的東西，通常在一年內就可以有一個階段性的成果。比如說我現在的目標就是：

1、每周通過參加商務聚會來擴展自己的人脈，主動給朋友們打電話來鞏固自己的人脈。

2、參加管理學的培訓課程或者是參加MBA 學習來提高自己的綜合能力。

3、每天堅持閱讀40 分鐘，來擴充自己的知識面，並且更深層次地研究自己所在的專屬領域。

四、責任範圍（兩萬英尺）：

工作上的角色，如銷售、管理、產品開發等；生活中的角色，如家庭、個人財務、精神層面等。要把每一個角色扮演好，就需要執行一些任務，以拉近現實和期望的距離。比如在這個層面我會拿出我負責的項目和產品，看看他們的開發、銷售、管理是否還有提升的可能性，因為畢竟要把自己責任範圍內的事情做得漂亮，才有可能升職或者有其他進一步的發展。

五、任務（一萬英尺）：

所有需要一步以上完成的事情都是一個任務，雖然我們已經有了一個"自上而下"的目標系統，但是我們仍然要將注意力放在眼前的一個個任務上。比如"新產品的營銷策略"等。

六、下一步行動（跑道）：

這是最為細枝末節的事件，我們要將他們全部放進我們的清單。

為什麼我們要使用《六個高度》？

它可以讓我們從六個層次系統的制定計劃，自上而下的設定原則、願景、目標，最終制定計劃實施，將六個層次串聯起來，形成一種合力，一個整體，而不是分散的，散漫的計劃。

小強升職日記中關於六個高度的好處總結如下：

最後給大家分享一下，《小強升職日記》中使用樣例：

好了，目前為止大家已經了解了我選擇使用GTD系統的理論基礎，有興趣的人完全可以按照以上理論自己動手搭建自己的GTD系統。下一篇文章，我將分享如何運用六個高度理論，分享應用過程中的心得。

應用篇

經過上個章節的理論介紹，相信不少人已經準備摩拳擦掌，制定自己的計劃。我不知道大家做出來的計劃看上去如何，反正我在每周、每月制定完計劃後都會感覺："How beautiful！"，這可能是能是我一直保持這個習慣的原因之一吧。現在肯定也有人好奇我是如何運用和展現的，這也是本篇文章的價值，為大家提供個人的經驗，希望對大家有所幫助。那麼，我們就開始吧！

最終制定出來的計劃會是什麼樣子的？為了讓大家有個直觀的印象，看下面幾個圖：

14年計劃

9月計劃

先介紹一下我使用的工具：

Onenote：主要使用工具（身邊的人都知道我onenote的重度用戶，怎麼能少的了它)。
Doit：用於"下一步行動"的工具，每日計劃的載體（可用其他GTD軟體替代）。
Xmind：計劃制定時使用的輔助工具（有助於梳理思維，大家可用自己喜歡的方式去梳理）。

目前我們的準備工作終於做完了，終於開始實施。大家可以根據《六個高度》的理論細則，由上至下的認真的思考每一層次的問題。關於各個層次的制定，我的補充經驗如下：

原則制定（五萬英尺）

首先它重要性不言而喻，但往往卻不容易制定，因為它涉及人生觀、價值觀、世界觀，並且要用一句話去概括。可能會有人在這個層次反覆糾結。以我為例，反反覆復改來改去，仍然沒有一個滿意的答案，但並不意味著我無法進一步向下制定計劃。計劃本身沒什麼重要的，重要的是它讓我們行動起來。所以，我們可以暫定一個原則，粗糙一點，不那樣完美，甚至空白，將探索它當成我們的目標。

願景制定（四萬英尺，3-5年目標）

願景層次的第一步就是為自己的人生分成幾個部分，然後分別制定相應的願景。這裡為大家提供幾個分類，大家選擇合適自己的分類吧

《小強升職日記》：事業、財富、健康、生活
草根老師：工作、交際、家庭、健康、寫作、學習
李踐老師《高績效人士的五項管理》：工作、素質、愛好、身體、家庭、社交
我的方式是分為：身體、工作、素質、愛好、家庭、社交

當然人生處於不同的階段可能會有不同的分類，我們可以隨時根據自己的需要添加或者刪除，記得我在另一篇的文章中分享的一個建議：將過程當成結果，希望我們將整個系統打造成一個，強壯、靈活、高適用性的系統。

目標（三萬英尺，年計劃）

在這個層次，通常是由一年的計劃和目標組成，開始涉及到具體的目標，系統變得龐大起來，是時候使用更加強力的工具了，我使用的是思維導圖軟體--xmind。未接觸過的同學，可以先了解一下：思維導圖，安裝好軟體，10分鐘就學會如何使用了。

在這裡使用思維導圖有兩個好處：

有助於思考分析，這是思維導圖出發點。
與《六個高度》理論完美匹配，兩個都是從高像底的向下派生，原則--&>願景--&>目標…

責任範圍（兩萬英尺，月計劃）：

我將責任範圍改為月計劃，它是對年計劃的細化與分解，這樣便保持更好的連續性，它將年目標與計划具體成一個個的項目進行管理。而我們的責任範圍可以說從在願景中就開始體現了。

任務（一萬英尺，周計劃）：

如同職責範圍一樣，任務在這裡我理解為對月計劃的細化與分解，也可以叫周計劃。它是由項目、子項目、具體任務組成。

下一步行動（跑道，天計劃）：

我們從六萬英尺的高度下降到由具體任務組成跑道上，在這個跑道上可以肆意狂奔，因為我們已經在五個不同的高度來確保我們的方向和目標。然而，並不是所有的事情都會按照計劃的發生，比如，突發事件：臨在下班前突然決定去買菜，零散卻要很久才會發生的任務。再如：剛得答應了朋友3個月後參加他的生日聚會，這時可能就需要一個提醒功能了。為了更好處理類似任務。我使用了DOIT作為補充，藉助它的收集、提醒、多平台等功能來完善現有GTD系統的不足。

我們為什麼使用doit：

藉助提醒功能，定時執行任務，削弱我們對未來的擔憂。
隨手收集任務，安置瑣碎的突發事件，從瑣碎的事物中解放自己。
跨平台使用，根據所使用的平台（windows、android、ios、web）方便跟蹤任務，放在手邊隨時查看。

上面已經將我的六個高度理論實踐的骨架勾勒出來，是時候補充血與肉，讓我們的GTD系統豐富起來。大家可能留意一些問題：如，主角onenote還未出場，同時使用三款工具，如何協調？下面我們開始進入下一個章節，我將為大家介紹如何使用這個系統，讓它高效運作起來。最後，我希望每一對GTD感興趣的人，都能製作出一個每次完成後都能感覺"How beautiful！"的系統。

使用篇

相信有心人已經根據六個高度理論結合我的建議開始制定自己的GTD系統，大家可能在紙、電子筆記、word、execl任何用的順手的地方記錄下我們的計劃，先預祝大家進展順利。我的承載GTD系統的主體是onenote+doit，下面我會將實踐的經驗分型給大家，給大家提供參考。

現在請出我們的主角--onenote，微軟的一款電子筆記軟體，與現實中的紙質筆記本最相似的結構，擁有無以倫比的自由書寫方式。你可能不知道，它從07年開始便是便是office組件之一，因為愈發受到用戶喜愛，微軟已經單獨將它提取出來作為一個單獨產品，並免費提供給用戶使用，如果您關注過surface你會發現，會發現每個surface的宣傳影片幾乎都會提及它，甚至在surface配套的書寫筆上配置了專門的按鈕。好了，控制住情緒，讓我們回歸正題。

下面為大家展現如何在onenote上記錄GTD系統。在我們的GTD系統中，目標部分（原則、願景、目標）是不會經常變換的，所以使用自己喜歡的方式在onenote上記錄即可。而其他部分需要經常變動，為了更高效的記錄我們的計劃，周計劃與月計划進行了模板化。在模板中包含了所有onenote涉及的使用細節，模板截圖如下：

下面，我們逐一解讀：

模板化

如果可以請盡量將一切記錄模板化，可以迅速的幫我們提升效率。用xmind整理好計劃以後，輸入到onenote上時，只需要填入相應的內容，不需要每次都調整字體、格式、標記。再比如：周總結中的兩個問題（我覺得本周…），已經忘記從哪裡看到了，感覺很好，便在周計劃中固定下來。每周不需要提醒自己要想起這兩個問題，在做周計劃的時候自然而然的便自動去回答這兩個問題，分分鐘養成一個好習慣。

ps：在使用模板的時候，需要使用替換功能，而onenote中沒有替換功能（簡直無力吐槽啊！），這時需要安裝一個插件：Onetastic，它將會添加替換功能和其他額外的功能。

善用標記

當每月、每周、每年的GTD記錄信息增加，我們進行統計和回顧，就開始變的複雜。這時我想想回顧最近幾個月的項目A的進展情況，我就需要先到每個月計劃里查詢計劃，然後到每周計劃里查詢周計劃，光是想想就很吃力了。為了更好的橫向的對比不同時間相應的任務完成情況或記錄，我引入標籤機制（標籤就是項目模板圖中每項圖標）來幫助我們來迅速回顧統計項目進展。先給大家看下最終效果，讓大家了解其中好處。

上圖中，圖1，對興趣進行篩選；圖2，對總結簽進行篩選；圖3，對具體任務進行篩選，進行匯總信息。

只要指定的過的標記，都可以通過onenote進行篩選。首先，我們要先自定義標記，步驟非常簡單，進入標記選項卡後，選擇自定義添加即可。然後，將滑鼠停在對應的文本上，選擇標記菜單中的我們制定的標記，即使用自定義標記標記了文本。最後便可以使用標記摘要功能匯總我們剛才的文本：在onenote的"查找標記"功能中選擇相應的收索標記條件後，點擊下方的"創建摘要"按鈕，系統便會自動的將收索到的標記匯總在一起，形成上圖的效果（視頻教學）。操作如圖：

在這裡為大家舉個例子吧，假設現在需要進行9月計劃的回顧，這需要對9月的4周（36周-40周）任務做一個橫向的分析，步驟如下：

將4周的內容複製到一個新的分區（這是onenote篩選的最小範圍，這個無力吐槽的BUG）
進入查找標記標籤，選擇"標記名稱"與"此頁組合"

點擊"創建摘要頁"，便完成了標記的篩選。
到新生成的標籤摘要頁面，分析標籤內容，內容如下（我進行了摺疊）：

為了更標準化，我制定了相應的標記規範，分享給大家：

標記規範
- 為每個類別添加標記，通過標記實現縱向計劃視圖
- 為項目添加項目標記
- 在每項中添加X月、X周，為了標識每項的時間。
- DOIT標籤表明該任務會在DOIT中添加
- TASK標籤表明具體的任務（效果見模板圖片中的第三個）
- 標記規範如下：

有個細節請注意：如果想保持想我一樣的最終效果，必須要保持我模板中的書寫格式（使用tab鍵進行分級）。

任務評估

我們經常需要對任務評估，評估任務需要花費的時間，任務完成進度。為了實現這個目標我設計了評估規則，具體規則樣例如下：

任務一（50%5H-10H，60%10H）。說明：任務名稱（預期完成百分比%預期消耗時間，實際相對完成百分比%實際消耗時間）

比如，一個任務：閱讀《精益創業》，記錄將會如下：

閱讀《精益創業》（50%3H-5H）。說明：本周計劃閱讀《精益創業》這本書的50%，計劃耗時3小時到5小時。

而在周計劃回顧時，將會對該項任務進行評分，以及耗時記錄，而記錄將會變為：

閱讀《精益創業》（50%3H-5H，80%3H），說明：經過一周後，原計劃的任務閱讀《精益創業》的50%未完成，只完成了計劃目標50%的80%，共花費3小時。

引入DOIT語法

之前已經提起過，在下一步行動中，我們使用doit來進行實踐，只是畢竟是兩個工具如何能夠更好的鏈接兩個工具？所以，我引入了DOIT的批量導入語法：

#表示項目
@表示情景
表示標籤
！表示優先順序，示例：!高（高中低三級）
^表示時間
- 今日代辦
- 下一步行動
- 明日代辦
- 將來/也許
- 等待
- mm-dd（03-29）
- Yyyy-mm-dd

這樣我們在書寫一個任務的時候，便使用以上語法，標記出來優先順序、標籤、時間。匯總後直接使用doit的批量添加任務便可以了。DOIT的批量添加任務截圖：

仍然以上個任務為例：閱讀《精益創業》（50%3H-5H），如果需要在doit中添加提醒，我便會如此記錄：

閱讀《精益創業》 ^10-10 #閱讀 !高（50%3H-5H），說明：這條記錄添加入doit中時，它的意義就變為：添加一條："閱讀《精益創業》（50%3H-5H）"的任務，在10月10號這一天，優先順序別為高。

不過，可惜doit只支持這幾個簡單的語法，不然便可以更方便的添加任務。

DOIT的使用

關於DOIT的使用大家可以參考：易仁永澄的《Doit.im，掌控每一天》雖然暫時停止跟新了一段時間。DOIT的替代品也非常多選擇一款喜歡的工具即可（工具推薦：Wunderlist、Omnifocus、Remember the Milk 、紙與筆）。重點的是配套的習慣的養成，習慣也很簡單：每天早上花費10分鐘制定天計劃，晚上回顧一天計劃。

關於時間開銷

一定有人好奇，使用這個系統的花費時間，按照我的估計熟練以後：

原則與願景因為不會輕易變動、通常都是在進行年計劃的時候同時進行思考，所以時間便不做估計了;
年計劃大約用一個月左右的時間去思考制定；
月計劃2-4小時搞定；
周計劃1-2小時內完成；
天計劃每天10分鐘左右即可。

以我的經驗來看時間的開銷並不是太大，只需要每周周末找一個安靜的地方呆上一上午便解決了。

經過四篇文章的描述，相信大家也對我的GTD系統有些了解，當然很難將這個系統的方方面面的講解清楚，比如：承載GTD系統的基石知識管理系統，並未表述，以及其他細節。有機會我們再聊聊這些。應該很多人感覺我這是一個非常複雜的系統，當然，這並不是它一開始的樣子，它是一個慢慢成長的系統，我給大家看看它的腳步：

其實，不需要花費大量的精力去製作一個完美的系統，只需要把每次使用的機會，一點一點完善便可以了。好了，到此為止吧，歡迎大家給我留言交流，也希望大家留言提出寶貴意見。

一、http://Doit.im也有windows版本的，不曉得銀行業電腦系統能否安裝，如能安裝，最多不能同步，還是可以使用的；

二、使用OneNote可以建12個分區（1-12月，每月1個分區），每個分區按日曆天數建立（例如2014.4.1、2014.4.2、2014.4.3、2014.4.4.。。）

可以根據每天的任務進行填寫與編輯，沒有拖動功能，但可以Ctrl+X、Ctrl+V移動任務（對了，任務前可以選OneNote的任務符號，完成可以打勾【忘了那個功能的名稱了，已刪除OneNote多年】）。

周期性工作可以在OneNote建立個分區或在EXCEL建立個工作內容表（自用版），搭配著使用就可以了。時間管理歸根到底是事務管理，您做為客戶經理，維護客戶與跟進客戶是首要任務，意味著您的時間有可能被客戶佔據且難以完全自控。

三、要不用下outlook的任務管理試下

謝邀，我沒有用過OneNote做過時間管理，只拿它用做筆記管理軟體。

認真看了你的需求，建議你換做手機App來做管理，除非連手機也不能聯互聯網。

GTD只是時間管理方法，工具用什麼都可以，貴在堅持。

建議你參考楊逸林的回答，寫的很全面。