如何寫出好的工作彙報、工作郵件？

01-21

普通公司職員經常要寫工作彙報、郵件等，怎樣才能提高此類寫作的水平呢？

感謝邀請。

郵件根據主題不同可分為許多種，向上彙報類，通知類，溝通類，跟進類，等等。

如果工作在外地無法當面彙報工作的可以發郵件，

但，

重要的工作彙報必須向你的上級口頭或面對面彙報，郵件可以作為之後的留存。

先說郵件吧。

首先要確認寫這這封郵件的目的是什麼。

嘗試在主題里體現目的，因為大家收件箱里都是一堆郵件，大多數人會先根據發件人的級別先看，然後根據郵件主題是否跟自己有關來看，例如：

「請xxx總幫忙招待西班牙客戶」；

「請xxx準時參加下午13:30在A會議室的會議」；

「請各位收件人明天10:00交給我月報」；

可見在主題里寫明誰，在何時何地，做什麼是很重要的。

然後根據目的來搭建內容結構。

任何郵件都應避免長篇大論，少用定狀補語，把事情講明白即可。內容結構可按照金字塔形，先說論點1,2,3，然後是論據或原因，論點段落之間要有空行，論點可以加粗以顯示重要性。

發之前考慮一下是否「真的」要發。

有很多郵件是不必要發出去的。一個原則就是，能面對面說的就不要打電話，能打電話就不要發郵件。發郵件是很懶的做法，也讓自己養成不善於口頭表達的習慣。除非收件人離你物理距離很遠，否則都應該面對面地溝通為佳。郵件的作用在於留底，多人接收，提醒。

善用一些郵件技巧。

比如outlook2007里有很強大的提醒功能，對通知類郵件非常有用；投票功能對一些簡單的雙向選擇型的郵件內容也有幫助；

時刻注意郵件禮儀。

千萬不要濫用「群發」，「抄送」或「全部回復」；

多用「請」「麻煩」「感謝」「拜託」，又不費啥事；

有一個回答已經很好，請看：怎樣寫一封得體的電子郵件？

再說工作彙報。

網上有很多模板，都不要用。

同樣的，工作彙報也需要先確定思路，然後再開始撰寫，寫完以後以上級的角度來過幾遍，彙報的級別越高，越應該多演練。

使用PPT應該是工作彙報的標準主體文本了，其實更好的是mindjet思維導圖，建議你用好這個工具，只要用一次你就會喜歡上它，還可以用excel作為數據型論據。

一般的工作報告按時間分有周報，月報，季報，年報，按性質分有銷售類，職能類，結構都大同小異：

我做了什麼，做得怎樣，成績/不足，沒做到的原因分析；

下一步計劃是什麼，自己的計劃如何配合上級或部門的計劃；

具體的行動方案，要有時間，責任人，完成的結果是什麼；

需要的資源支持，預算/人/物等。

結尾偶爾帶一些對工作的展望，而非總是乾巴巴「謝謝！」

如果是銷售類的工作彙報必須有明確的數字和推算過程，比如計劃要達到的銷售額，要有數字也要有「為何是這個數」的推算過程，推算一定要嚴密經得住領導的「拷問」。

要想快速提高寫作水平，有幾點建議：

1. 在領導做彙報的時候認真做筆記，看他的思路是怎樣的；

2. 整個報告的關鍵是能「自圓其說」，也就是要鍛煉自己的邏輯思維能力，想好了才能寫好；

3. 除了想和寫之外，越是重要的彙報，就越需要口頭表述，所以，練好表達的能力。

至於如何練好邏輯思維，寫和口頭表達的能力，建議你關注采銅老師，看看他的一些回答，很有幫助。

多謝！

不介意直接上圖片吧，在微學寶看到就直接截圖下來了。希望對樓主有用~

　　好好工作是基礎，做好自己的本職工作是本份，只是如何讓別人知道自己有好好做卻也是需要長期學習和積累的。

　　工作彙報的形成不是簡單的一句話，也不是隨心所欲的任意妄為，它必然是有一套完整的邏輯鏈的。

　1.為什麼要做工作彙報；

　　做工作彙報的好處：

　　1）對自身：進行有效的計劃管理、實現自我增值、達成成長目標；

　　2）對工作：明確工作目標、落實工作計劃、追蹤工作進度、達到持續改進目的；

　　寫工作彙報的初期，跟一開始月計劃、月總結一樣都是痛苦的。原因在於過往沒有記錄、沒有有心觀察、一切不如從何入手，無內容自然無法計劃和總結。唯有堅持一段時間的記錄、總結、回顧，徹底了解自己的工作內容，養成記錄和總結的習慣，那麼做起工作彙報才會得心應手。

　2.工作彙報有哪些？

　　由小到大有：常規性、季節性、策略性。

3.一份工作彙報需要具備什麼？

　　固定的模塊可以有：文字、數據、圖片、圖表。文字是輔助說明，數據才是直觀的告知，圖片和圖表則讓彙報更生動和具有對比性，如微博營銷，各種妙筆生花的互動文字描述，遠不如依據每條轉發50次更能體現粉絲活躍程度。

4.做工作彙報前需要準備什麼？

　　首先，用心思考才能有所成效。凡是起點總是不容易，在日常點滴里去思考別人的要求是什麼，怎麼做到既滿足別人的要求有堅持自己的立場，實在是個需要長久自我訓練的技能。

　　其次，彙報是總結回顧，因而需要自己的邏輯、資料進行整理，讓無論是無形的邏輯、還是有形的資料都能邏輯清晰、條理分析，閱讀舒服，容易被接受的總是那些井井有條的。

5.如何做工作彙報？

　第一步：制定框架。每個人做事都有自己的邏輯框架，如是什麼、為什麼、怎麼做。或者做了什麼、做得怎樣、不足和原因、結果分析。無論是基於哪個邏輯框架，內容是基礎，做好日常記錄才能為總結提供堅實的內容和有效的數據。

第二步：框架結構。框架的構建是為了突出重點，突出成果或分析不足、提出改進意見，呈現下一步行動計劃，都是工作彙報所應具備的內容。

第三步：資料匯總。可落地執行或已落地執行的工作彙報，是具備具體行動方案的，有時間、有責任人、有執行人、有預算等，將活動或項目的相關人、事、物、財有序呈現，形成綜合匯總結果，讓人看見成績也看見後續的可能。

原文鏈接：如何做工作彙報

該如何彙報自己的工作成果給老闆或同事，最大限度的利用報告的機會來滿足自己召開會議的目的。應該如何採用合理的步驟，把自己手中的原始資料轉化成有效的演講報告，幫助演講者最大限度的感染聽眾，並且能夠實現自己的演講目的。

主要的步驟為以下幾點：

確定自己會議演講的目的
分析會議演講的聽眾的興趣點
決定會議演講的內容範圍
採用何種方式來呈現自己的演講內容
出色的現場表現

詳細的步驟說明請看下面的鏈接

作者：胡爾王

鏈接：在企業會議演講中如何彙報自己的工作成果？從準備高效的會議報告開始... - 胡爾王的文章 - 知乎專欄

來源：知乎

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