如何策劃一場年會，併合理的安排時間？

01-20

二三線城市，工作單位是一家小型的房地產公司。我目前的職位是總部負責後勤，平時公司所有的活動基本都是我在做。這次年會感覺忙不過來，年會時間定在1月17號，但是前期籌劃階段的時間安排比較盲目。從現在開始準備，物資採購，節目審核，會場安排，包括獎項設置（其中還有兩個測評需要做）等等，希望各位給點意見，謝謝~

最近陸續又有人來看這篇東西了，看得出來大家又已經開始準備年會了。不要覺得現在開始準備為時過早，很多公司已經佔好場地了，越晚尋找場地就越困難……

專欄新寫了一篇文章，歡迎同時拿來參考：

年會又雙叒來啦！甲方，你該如何辦好一場年會？

分割線後是原答案。

很抱歉很早就關注了這個問題，奈何過去一周實在太忙了。

我不知道這個時候回答問題對你還有沒有用，畢竟已經過去很久了……

答主來自專業的活動策劃公司，你能想像到的企業集體活動我們幾乎都策劃和執行過。

我不知道你所說的「負責後勤」究竟能負責公司的哪些事務，比如你提及的「物資採購」里你在預算和內容等方面有多大的話語權。所以這裡就簡單地跟你說一下，一場年會的執行安排一般是如何來做的。

既然是1月17號，那麼我們就當作是今天（12月14號）開始好了！

總體執行思路採用倒推法：

·當天，堅守崗位，保持電話和對講機暢通

·前推1天，搭建；第二次召開項目執行會議

·前推至少3天，純機動天數，不提前做任何安排

·前推至少5天，印刷品清點確認，包括背景板、簽到板、桌卡等等；召開項目執行會議，明確當天分工

·前推至少7天，物資清點，所有採購物資到位，包括禮品等；印刷品下單

·前推至少10天，採購下單完畢，若接近雙11或節假日需要更提前

·前推至少15天，最終確定參會人員和工作人員的安排，確定人數，購買保險；確定年會設計品；確定年會搭建、擺桌等方案和供應商簽訂合同；和場地簽訂合同（若為酒店，請再提早，越早越好）

·前推至少20天，設計年會KV；對接舞台搭建、禮品、禮儀、表演、拍攝等供應商，確認報價

·前推至少25天，確定年會需求，列出物資清單、供應商清單；看場地，預估搭建需求和擺桌需求，最好製作平面+3D效果圖

·越早越好，站在執行高度確定年會方案，主要為流程和內容

·越早越好，預估年會規模，預估預算，找場地（年會場地有多難搶你一定知道，尤其是大規模，小規模+時間靈活的可以不用提前這麼多）

所以，理想情況下：

12月16日，【場地對接人名單.xls】【年會方案.ppt】

12月17日，確定【年會方案最終版.pdf】【活動執行時間表】

12月22日，確定【桌形和效果圖.pdf】【供應商清單.xls】【禮品清單.xls】

12月27日，確定【年會KV最終版.pdf】【報價單最終版.xls】

1月2日，確定【參會人員名單.xls】【工作人員名單.pdf】【保險底單.pdf】【XXX設計稿最終版.pdf】【XXX供應商合同.pdf】【XXX酒店合同.pdf】

1月7日，確定【採購確認單.xls】——[節目單]

1月10日，確定【採購單.xls】【印刷品下單確認單.pdf】

1月12日，確定【年會執行細則.xls】【工作人員名單最終版.pdf】【印刷品確認單.xls】

1月16日，監督搭建，對接供應商，確定【活動當天聯絡單.xls】——[綵排]

1月17日，臨場發揮

大體思路就是這樣，時間節點是按照經驗大致去估計的。根據你們所處的地方等等，肯定需要有所改變。

另外，你永遠無法把握一個沒有合作過的供應商，如果有需要切記盡量提前+多確認。

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要說年會和年會的整體需求差別很大，所以細節上也各有不同，多一個表少一個表都是非常正常的。而且年前的年會和年後的年會又完全不同（實際上年後的比較噁心）。

最後……

一個人要把所有細節做到位是幾乎不可能的，不是我低估題主的能力，而是人的精力有限，現有資源很少的情況下可能光跟供應商打電話就要用掉好幾天了。而且雖然我給出了一個簡單的時間節點的建議，但是現在開始籌備真的非常緊張，即便對內行人來說，意外(不說大了，就比如快遞丟件)也是經常發生的。

建議樓主找一個活動策劃公司來幫忙，功勞不論，背鍋可就不值得了。

轉載請聯繫作者。

年會將至！甲方，你該如何辦好一場年會？ | 卡米雷特的小站

還有一個多月時間，這個時間足夠籌備公司年會。

你糾結，可能是老闆沒給下工作命令吧？

怒達一發↓

第一步：確定活動方案

所謂主線方案是指，確定活動的主要內容，其中包括但不僅限於活動目標、活動時間和地點、活動形式、活動大致流程。因為整個策劃案的細節都是以這幾方面作為核心點的。

1、活動目標：就是指想通過本次活動達到什麼目的

具體如何確定呢？

首先給活動定個基調，是品牌宣傳活動，還是促銷活動，還是用戶運營活動。因為不同的類型的活動確定目標的標準和維度不一樣。就去年的那次活動來說，更傾向於品牌宣傳活動，目的是為了提升公司品牌在整個行業的知名度和影響力。

大方向的活動目標確定後，再分解目標。思考方式是，通過哪些方面能體現一個公司品牌的影響力呢？我們主要考慮了以下幾個方面：

1. 地產行業知名企業（開發商端+供應商端）的參與數。我們的評價維度是行業前20

2. 地產行業意見領袖的參與數。像王石這種大咖，以及百強地產行業總經理級別人士

3. 作為一個行業性盛會，必須新的、領先的觀點。所以需要邀約相關人士進行演講分享及論壇討論等

4. 另外，本次活動作為線上評選的承接，需要針對供需雙方頒獎。以這個角度也能增加邀約嘉賓的砝碼。

2、活動形式

通過活動目標分解，活動形式已經呼之欲出了。對應我們的目標分解內容來看，本次活動至少包含以下幾方面的內容：

§ 行業大咖演講及觀點分享，可分為開發商端大咖分享和供應商端大咖分享。

§ 論壇環節。通過集中討論，碰撞出思維的火花。

§ 現場頒獎。為了體現隆重性和權威性，可以讓開發商端行業大咖給供應商端頒獎，並且頒獎必須有獎牌獎碑類的實物。

§ 年會活動一般相當於慶功宴，大家都需要對辛苦一年的自己坐一個犒賞。另外，頒獎這麼熱鬧的是，優勢行業供需雙方都在場，組織一場晚宴是十分必要的。一方面把活動推向高潮，另外方面促進雙邊的交流，增加活動的滿意度。

3、活動時間

需要考慮幾方面：

§ 對參會人來說是否方便。許多公司都會進行一年的總結，如果有一個行業性的獎項，也是成績的體現，所以活動時間必須選在大部分公司進行年終總結之前。

§ 對作為主辦方的我們來說，地點是否方便時間是否充裕。一般來說本地作戰比較方便，在物資、人員調配以及成本上，都能進行較好的把控。時間上，根據活動可能需要的大宗事項準備進行預估，一般來說，都是一個月。

§ 確定公司的資源及預算。前面我們分析過，行業性大咖的邀請將成為本次活動成敗的關鍵，所以公司已有的人脈及企業資源主要集中在哪裡，如果在廣深，那最好將活動地點定在廣深。另外預算上也需要考慮，異地作戰的話，各方面的費用都會增加。另外參會人的差旅住宿也是一大開支。

綜合以上幾方面的考慮，權衡之後作出你活動地點的選擇。

4、活動大致流程

活動形式基本確定後，再進行細節的豐滿。主要考慮以下兩個方面：

§ 活動的流暢性。舉個極端的例子：聽了20分鐘演講，主持人說來大家一起合個影，然後再坐回去接著聽，這典型不流暢的。

§ 人性的特點。人能夠高度集中精力的時間一般也就20分鐘，所以演講時間最好控制再20分鐘分鐘以內。不間斷做類似事情的時間，大概是2-3個小時（比方說我們讀書、上班，都是分上午和下午），所以同一類型的活動需要不宜持續超過3個小時，中間最好穿插其它類型的活動，以幫助參與者放鬆。

通過以上兩方面的考慮，我們將活動流程豐滿至如下。

第二步：確定活動的落地方案

一個活動能否成功，關鍵在於執行。當方案確定那一刻，你會發現，欣喜轉瞬即逝，接下來就是壓力山大。因為要做的大大小小的事情實在是太多了。這個時候，你就需要以下3大法寶。

1、取得公司層面支持，明確自己的權利和義務

好幾百人的大會，不可能由一兩個人完成，整體需跟進事和調配的資源極大。這個時候，你可以根據活動方案，大致估算一下需要的人手以及涉及到的部門，取得公司層面的支持，並有公司層面宣傳由你擔當這次活動的總統籌，所有人必須以這件事為先，聽你調配。

這裡有兩個關鍵點：

§ 公司要了解這件事的重要性，需要你或者你的領導去溝通和傳達。

§ 一定要召集所有相關人，然後由公司層面宣傳由由你統籌。這樣你才能名正言順。

2、將活動方案「進化」成落地方案

在取得統籌權利和公司支持後，你需要合理利用這些人員和資源。活動方案只能告訴大家，我們大概要做一個什麼事情，並不能讓大家知道這個活動具體要做什麼事，什麼時候做，以及要做到什麼程度。所以落地方案就非常重要了。這裡有幾個步驟：

§ 用活動方案，告訴大家，我們要做一件大事，做好了之後有什麼效果和好處。

§ 用落地方案，告訴大家，為了達到這些目的，做成這件大事，我們需要做123456這些事。1由誰負責，2由誰負責….每個小組需要達成一個什麼樣的分目標，這件事情的關鍵點是什麼，等等。

§ 我將作為大家強力的後盾，有任何疑問隨時找我。而我，也將隨時了解各位的進展情況。

§ 任務分解，責任到人，保證每個人明確自己的任務。

第三步：確定活動關鍵型元素：如酒店，並進行實地踩點（多次！）

這點其實歸於前面的部分，之所以單獨拿出來說，是因為酒店作為整場活動的承載點，必須確人好各項細節，才能進行下一步的安排。

1、預定酒店：像五星級酒店，容納500人以上的酒店，提前2個月預定可以省十多萬

2、酒店硬體確定：是否配備LED屏，酒店自帶的LED屏是否足夠大氣；音響效果，話筒；外接音響等設備接線是否方便；控制室在哪裡，是否方便等等。

3、酒店裝飾確定：是否有空間搭建燈光桁架，現場哪些地方可以放背景板，哪些地方可以貼海報等等。如果有些必要的地方不能貼物料，與酒店人員提前溝通等。

4、同時還要注意，酒店方直接對接人員配合度怎樣，反應是否及時。因為到時候現場如果酒店配合慢，將引起巨大的問題。

第四步：活動前期準備

這裡包括三個部分，一是「硬裝」準備，一個是「軟裝」準備，還有一個是「活動人員」準備。

1、硬裝

「硬裝」主要是指活動現場「硬」的設備，如燈光、音響、屏幕切換器、LED屏等。這部分工作準備好了，活動流程的順利進行就保證了一大半。

這部分工作的難點在於找到質量好、服務好、配合度高的服務商。一般有兩種方法，一是盤點公司或者自己手頭上已有的已合作過的服務商資源，二是發動公司所有人及自己的關係尋找新的服務商。主要要做到貨比三家，從東家獲取專業知識去比對西家的產品及報價，這樣才不容易被坑。

2、軟裝

「軟裝」主要是指活動現場的裝飾性物料，如背景板、台卡如座位卡簽到卡等、海報、參會證、裝袋資料等等。這部分需要把控的是

§ 確定現場整體的「裝修圖」，及現場物料怎麼擺放，統一設計風格及必要元素（如LOGO、年會主題）。

§ 各物料的材質、尺寸、數量、價格、預計印刷時間等等。材質則需要特別注意的是，一定要打樣，親眼看到親手摸到才能放心。

3、活動人員

「活動人員」是指非公司內部人員的現場活動人員，比如接待禮儀、節目表演人員、安保人員等等。這部分人員也需要提前與相關服務公司確認，人員數量、到場時間、綵排時間、表演的具體節目等等。為了保證活動整體水平，像禮儀的服裝、表演的節目風格等等，都需要統籌人員進行最後的確定。

關於以上幾點，我的建議是，可以讓服務商畫好現場搭建圖，如燈光服務商畫好現場燈光搭建圖，廣告物料服務商確定現場各種物料的擺放圖並表明尺寸。當然，如果公司有預算，以上這些公司可以全部外包給策劃公司。但作為統籌人員的我們，了解基本套路，才能不被策劃公司忽悠。

第五步：跑流程、現場物料最後確認及綵排

1、跑流程

主要指兩個方面：

§ 作為總統籌，需要不斷在腦海中梳理每個流程細節，想像在腦海里開一場年會，從頭到尾走上幾遍。

§ 當基本物料和人員配備都準備好之後，拉上關鍵人員如主持人、各項目負責人、關鍵環節工作人員一起跑幾遍流程。（這裡的關鍵環節是指你覺得可能出問題、複雜的環節）。

多跑幾遍並不斷調整其中可能出現問題的地方，這樣能最大限度保證真正活動時的順利進行。

2、現場物料最後確認必須對照物料清單一個個核對

「硬裝」比較大，數量好清點，但如果某一項出現紕漏將影響活動流程的順利進行，如音響設備等。這種需要在綵排時多次試用確認，最好準備好備用方案，如多備一套音響設備。

「軟裝」方面出現大問題的可能性不大，但小問題如列印錯文案等，解決方法時相對大型物料提前確定，小型的廣告物料一般當天能緊急做出來。

3、綵排

綵排大家都懂，就是抽出一天時間將所有工作人員，硬體設備操作人員、禮儀節目表演等活動人員全部拉到現場，根據活動流程全部大致走一遍。

多說一句，非公司內的工作人員，其餘的可能會有費用產生，一般表演人員都是按天結算的。

第六步：活動現場把控

如果活動前期準備比較充分，一般來講現場出現大問題的可能性不大。但老話說得好，「計劃趕不上變化」，做過線下活動的朋友都知道，現場總會多多少少出現一些小問題。這裡，給大家幾點建議：

1、建立現場會務微信群

微信作為實時溝通工具，可以在微信群隨時了解各處的情況。也可以把相關領導拉進去，因為領導在接觸客戶過程中，可以發現另一個角度的問題。隨時提要求，我們可以隨時調整。

2、關鍵項目負責人必須人手一個對講機

這與微信群互為補充，也是為了更快響應現場的變化和需求。微信群用於全面了解現場的情況，無論是誰反饋的問題，無論問題大小都可以隨時了解。而對講機用於下達指令，讓各項目負責人快速響應，解決問題。

3、主持人旁邊必須有一個人協助

雖然前期的方案、大致流程與領導過過，但是很多小細節其實領導在策划過程中並不在意，但在現場可能隨時會提出改進意見，比方說茶歇提前10分鐘，主持稿的小改動等。主持人要時刻保持狀態，這些小細節就需要有人實時關注微信群，並確定好之後告訴主持人。甚至準備好修改後的主持稿。

4、現場總統籌必須呆在固定位置

現場總統籌與活動方案的總策劃最好是一個人，這樣這個人能完全知道現場各個環節的細節，也知道萬一出現什麼問題，立即找到響應的項目負責人。總統籌建議長駐在設備控制區（放置屏幕切換器、電腦、音響設備控制的地方），現場任何工作人員有任何問題，都知道去哪裡找總統籌，避免像無頭蒼蠅一樣找不到具體事項的負責人。

第七步：活動收尾及復盤

活動終於順利結束了是不是鬆了一口氣？是的，可以鬆一口氣，但第二口氣得馬上提起來。因為你還要收拾現場、盤點剩餘的物料、確保運輸到位；結算服務商尾款、跟公司報銷；還有最最重要的一點就是：活動復盤。

1、所有工作人員都要參與

在我看來，活動復盤就是再做一次活動策劃，不同的是，你有了一次實實在在的經驗。拉上所有的工作人員一起複盤看看哪裡做得不好，思考怎麼改進，下次做的時候我們還可以做哪些提升；復盤哪裡做得好，為什麼做得好，下次是不是可以更好。

必須所有的有參與過的工作人員一起哦，因為每個人看到的角度不一樣，思考點不一樣。最核心的是，只有當時做這件事的人，才真正知道這件事怎麼改進更好。

2、整理關鍵服務商信息以備以後使用

服務商資源對於策劃來講，就跟客戶資源對銷售一樣重要。所以必須建立服務商信息庫，記錄好聯繫方式，本次活動的服務水準，優劣勢，建議復用程度等等。

3、撰寫復盤總結，幫助自己思考

其實有的時候外包給外面挺好的，仔細算算自己策劃又費時又費力，還不夠專業，花費也不見得少到哪裡去，真不如外包來的簡單直接。

掐指一算，距離年底還有2個多月，眼看又要到了一年一度的年會高峰！企業年會不只是一種形式，更代表著一種企業文化，代表了企業對於員工的一種饋贈。

身為優秀的行政人員，相必老闆一定跟你說了這樣的話：希望你能做出一場激情澎湃、溫暖人心、高端大氣、低調奢華的年會……

那麼，年會應該如何籌備呢，下面Tsir就從幾個細節處入手，教你幾個重要的小環節吧！

一.確定年會的主題

隨著近年來年會上玩法的越來越多樣化，企業年會的場地除了酒店之外也會選擇在游輪、秀場、劇院等地舉行。

大多數公司年會的主題都是圍繞「回顧過去，展望未來」來頭腦風暴。同時也可以從企業文化、公司未來的戰略發展以及年終目標作為基點相出年會主題，例如「創新破局、策動未來、奔跑吧2018、新發展新機遇」等等，而且互聯網企業辦年會喜歡解釋而上，甚至把年會作為本年度的公關計劃之一。

二.選定年會場地

一場成功的年會，合適的場地是前提。年會的場地分四種，選擇場地時可以先確定大致方向。

1.酒店

分為星級酒店和非星級酒店，星級酒店適合預算充足的企業，非星級酒店可以在菜單的選擇、唱會的布置上再下功夫。

適合：頒獎年會、公司總結、答謝客戶等

2.遊艇

遊艇上舉辦年會既能達到聚餐的效果，又能欣賞夜景，是一種非常好的享受。但是它

也有一定的局限性，比如無法支撐太多的舞美效果，人數限制也比較大。

適合：人數較少、喜歡輕鬆愜意的企業

3.創意倉庫

越來越多公司摒棄傳統的酒店年會，選擇各類創意倉庫。這類場地由舊廠房改造成適合舉辦活動的場地，可塑性很強，人數、演出都無限制。

適合：時尚類公司、追求新鮮感的企業

選定場地後，切記選擇集中一天把候選場地都考察一遍，注意以下幾點：

場地環境是否整潔寬敞，能否提供表演空間
場地設備是否齊全，是否提供音響、燈光等器材
場地服務包含哪些，是否有禮儀接待人員
場地餐飲，有哪些不同檔次的餐食，如何選擇套餐最為划算
場地安保，是否有應急疏散通道，如突發情況場地工作人員的應對方案是否齊全
場地報價，是否符合公司領導層的預算要求，當然，性價比越高越好

三.確定年會環節

領導致辭：公司業績回顧、明年工作安排
年度優秀員工表彰
員工才藝展示
抽獎遊戲、互動環節
企業文化宣傳

四.提前訂購企業文化衫

越來越多的企業開始重視營造自己的品牌形象，不僅員工團建身著統一的企業文化衫，在重要場合如公司周年慶、年會尾牙的時候，也會請員工穿上服裝，提升團隊凝聚力，展示品牌形象。

相信很多企業都有這樣的經驗，文化衫的定製圖案僅限於死板的公司LOGO缺乏設計感；採購的服裝質量遭到同事的抱怨，穿一次就被閑置了；定製渠道提供的款式單一，可選擇性低。這邊推薦大家可以了解一下T社定製這個平台，提供高質量企業文化衫的定製，同時有海量設計師資源。它有華東地區最大的服裝生產基地，衣服的印花選擇也很多樣，售後也能得到保障。

下面是一些T社定製服務過的案例企業以及製作的一些文化衫

五.準備年會搭建材料

1.簽到區

1）簽到背景板

簽到背景板是年會預算必須需要的一部分，在年會開始前放在簽到處，用來員工們進場簽到合影拍照留念。

2）簽到工具

以前通常是準備一個簽到本，但現在利用互聯網技術進行線上籤到越來也多了，例如微信簽到、電子屏簽到、AR簽到、VR簽到等。

3）其他部分

禮儀、現場指引牌、簽到處鮮花、海報等等

2.主會場區

舞台：預算足夠的可以準備噴繪背景+舞台兩側背景板（內嵌LED屏），預算不多的準備單面舞台背景板就可以了。同時，演講台、台花、舞台的搭建別忘了哦
音響設備：全頻音響、低音音箱、公放、效果器、無線麥克風、數字調音台、立式支架、音控師，這些都需要提前準備好
燈光設備：LED帕燈、搖頭燈、移動燈光架、燈光師

3.攝影攝像

回想起來，往年的年會季朋友圈幾乎都是災難片。除了獎品太差、紅包太少之外，缺少專門的攝影攝像才是罪魁禍首。照片太少、質量不高、沒有請攝影師，不管是員工還是老闆，低質量的年會照片都非常影響朋友圈秀場的熱度！

當公司有攝影特長的員工不妨提前發動並安排分工，年會後及時出片為大家提供晒圖素材。

預算足夠的話，也可以聘請專業的攝影團隊來解決，

五.活躍氣氛

年會除了要做充足的準備工作之外，籌辦人員還應該善於調節場內氣氛，這邊Tsir有兩個小建議：

善於利用熱點事件給大家留下深刻的印象
注意年會活動的實用性，從節目安排到獎品發放，從主題選定到時間安排，都要從實際出發，富有創意又實在，拒絕華而不實。

首先回答題主的第一個問題：如何策劃一場年會？

順手在度娘找了個年會流程給題主參考：年會流程

在這個基礎上修修補補應該問題不大，在策劃年會節目的時候題主可以參考一下。

至於如何合理安排時間，我還是建議題主藉助第三方應用。因為有的第三方應用從年會通知到年會環節都會很細緻地幫用戶規劃好，省時省力，又比較合理。

我覺得題主以及有需要的小夥伴們可以看看：企微雲年會活動

希望我的回答對題主有幫助！

我覺得彈幕互動這個方式比較好玩，能讓所有人都參與進來。我們團隊就用過一個叫彈幕派的軟體，它有比較好玩比較特殊的彈幕形式，哈哈哈

時下最有特色的莫過於大屏幕互動系統咯，我身邊有不少朋友公司年會都有用，畢竟策劃年會是件辛苦活，每年還要變著法子想創意。這種大屏幕互動軟體比較方便吧，今年我們部門開始負責出年會總策劃案，朋友就推薦給我一家【樂乎現場】

每年公司年會都很苦惱。自己要梳理一下思路流程領導的必要環節加進去之後，我們自己再來梳理一下各環節，環節可以包括遊戲、抽獎、頒獎、節目表演等，要注意的是領導致辭後面不宜加那種太過搞笑或是娛樂的環節。要掌握好時間。在幾個節目中間插入一些互動小遊戲（成語接龍，60秒不NG或是用大屏幕互動軟體玩些互動小遊戲：搖一搖、猴子爬樹等，軟體推薦樂乎現場）、抽獎（這也是年會中的重頭戲，調動員工積極性）。可以的話讓領導也表演個節目，唱歌跳舞都好，也有利於拉近與員工的距離。

我也是在一個二線城市，長沙。我們也是一個小型房地產企業，去年老總布置下這個任務，以後，經費雖然給足了，但是企業沒這種人才，於是我去搜，發現有很多年會策劃公司，我就仔細看了一遍，發現那個蔥蔥傳媒有限公司，還不錯，於是跟他們洽談後，發現真的很專業，於是我們的年會策劃就給他們做了，最後發現年會上互動很強，節目也好看。還價格低，今年還要找他們了。18163718583 這是一個聯繫人號碼