怎樣一次性地將事情做好，從而避免返工和重複？

01-18

例子：在讀書聽課時，自己的筆記雖說完整，卻常雜亂不堪，很多時候都要再次梳理，複習的時候才能看懂。反觀不少同學，筆記條理清晰，錯落有致，簡直加個封面就可以出書了。我挺想知道，這類人是如何做到的？請問有什麼訣竅嗎？

我條件反射地想起了巴甫洛夫的一個小故事：

據說，有一次，巴甫洛夫在上課時，發現台下有個學生頭也不抬，十分緊張地記筆記。他馬上中斷了講課，對這個學生說：「你在寫什麼？親愛的先生，你打算當速記員、秘書，還是當科學家、生理學家呢？」

作為一個處女座及嚴重的強迫症拖延症患者，在工作中做PPT的時候，追求完美的我以前總是想一次性做一個光彩照人亮瞎眾人狗眼的PPT出來，結果總是一直糾結呀痛苦呀這樣做也不行那樣做也不爽拖了很久直到deadline快到了最後只能隨便弄一個敷衍了事。後來我發現，還不如先做一個看似很垃圾的框架出來（你會發現雖然不完美但也不是你想像中的那麼差），再慢慢改。結果現在的PPT越做越漂亮。

這就叫產品的迭代。這才是符合自然規律成熟靠譜的方法論。

關於如何把事情一次性做好，剛好有些傳統行業的經驗可以分享，雖然有可能離互聯網行業的你們有點遠，但我想這個是互通的。

一次性做好，在生產製造領域有很多經驗可以借鑒。

首先是培訓和資質確認，也可以說是要持證上崗。每個生產人員的技能要得到精確的確認，能幹一個工種還是多能手。同樣，如果是外協廠家，要對外協廠做能力和資質的評價，是否做過類似的工作？在行業內屬於頂尖還是需要進行培訓？這些流程都不能少。歐美的廠家考察一般都是委託第三方來做的，非常規範，獲得的數據更客觀和真實。

把事情做好，一個關鍵環節是如何把工作分解成可以被量化、重複、檢驗的活動。生產製造領域我們叫從設計文件到工藝文件的轉化。只要按照工藝文件一步一步執行，就會儘可能減少差錯。一個工序完成後再輸入到下一個工序時要做checklist檢驗，這個檢驗可以是自檢，也可以是互檢。我們所謂的零缺陷在實際操作中是指不帶著缺陷進入到下一環節，在上一環節識別和排查錯誤。尤其是重要的不可逆的環節，如果出現差錯就導致整個過程的失敗。知乎里有很多軟體工程師吧，每個設計階段結束前都有評審環節，對照checklist檢查是減少工作返工的重要手段。

說到設計，什麼是設計呢？我們就來百度一下：「設計是把一種計劃、規劃、設想通過視覺的形式傳達出來的活動過程」。實際上設計是一個推演過程，並不是拍腦門靠感覺就能做好的，設計是有輸入的，要達到什麼目標要事先被定義。回到一次性做好這個命題，定義一個可以被實現、滿足你預期的「好」的目標是很重要的。每個人對好的定義不一樣，你認為什麼是好，可以描述嗎？如果一件事情涉及到甲乙雙方，那麼甲方和乙方對好的理解是否能達成一致？

怎樣能做好，無論是產品設計、生產製造，乃至各個行業，如果一個活動能被量化，那麼一切就都在掌控之中。而獲得的行業有效數據，就是核心。為什麼建築行業的成熟度這麼高，就是因為已經積累了一整套數據和演算法，使得每個過程的規範化程度非常高。一個好的例子是互聯網行業藉助自動化工具對用戶數據進行分析，比如微信公眾平台的數據分析功能。

來源：http://www.itongji.cn/article/0RHF12013.html

這些信息能幫助你去識別和分析用戶的屬性價值，什麼事件帶來了突發的增長訂閱？有多少人讀完了圖文？有多少轉發？根據這些數據可以了解用戶的喜好，有針對性地提升用戶規模和活躍度。這樣就不會象個無頭蒼蠅一樣摸不著方向，容易把事情做好。

我發現一個事情，在我們傳統行業，是比較依賴規範性文件，作業指導書什麼的。但在互聯網行業，尤其是規模小的公司，大家沒有習慣寫文檔，建立規範，維護checklist，甚至測試也經常是由非專業人員來實施。我個人覺著，規範的確容易抹殺創新性，在團隊規模小的時候，並不是最需要考慮的問題，但隨著隊伍的擴大，項目的增多，怎樣把過去的成功經驗複製在新項目上降低風險就是緊迫的事情了。一個項目能做好容易，但每個項目都會成功如果沒有之前的踏實積累是不可能的。

寫的比較散，總結一下，怎樣一次性做對事情？

1、執行主體具備基本的能力，可以通過培訓來達成；

2、定義一個可以被實現、滿足預期的「好」的目標，這個目標是被利益相關方認可沒有歧義的；

3、把工作分解成可以被量化、重複、檢驗的活動，建立和維護checklist，積累經驗數據；

4、如果一個活動能被量化，那麼一切就都在掌控之中。獲得的行業有效數據，就是核心；

5、在適當的時機將成功從個人機會主義轉變成團隊資產，手段是建立制度規範和經驗資料庫。

關於本題問的記筆記的問題，我有點無力回答，是個小命題。之所以做不好是因為你覺著不重要，沒有執行的意願，沒有定義一個適合自己的目標，缺少能力或者說方法。別好高騖遠要達到頂級的，一步一步來吧，也許換支好鋼筆、一個有意思的筆記本來提高執行的意願是好的開始呢！

我高中的時候，做數學選擇題，可以一眼出答案，並且還是正確的。

嗯，不是吹，是事實。包括高考的數學試卷。

原因是我發現，所有的數學選擇題，都有最簡單的方法，可以非常簡單的做出來。

然後每次數學老師講題的時候，就到了我顯擺的時間了。先是數學老師把題講完了，然後開始我講。

然後數學老師，包括同學就開始崩潰了。

依然記得數學老師有次怒了，說，不要我來講了，說我的方法不適合一般人。

好吧，你一定也很想知道我是如何做出來的吧。

原因是我閑的把每一個知識點都去研究，花著大好的時間不幹別的，就在那兒研究數學。把每一道題拆分成最小的知識點。

舉個小小的比喻，不會做的人基本沒花時間學，會做的人花了單位A的時間學，而我卻花了單位10A+的時間學。

然後到了考試的時候，不會做的花了10B的時間做不出來，會做的人花了單位B的時間做出來了，而我花了非常短的時間就搞定了。

當然這裡不是在顯擺，要顯擺也是在顯擺自己的愚蠢。

單位時間的利用，當時的我簡直弱暴了。我大可以用著單位時間A的時間學會，然後再去學別的東西。可是當時太傻了，就愛折騰這個。自己還不是 @文鐳這種天才，然後華麗的偏科。

當然福兮禍所依，禍兮福所伏，也是因為這個原因，在後來我學很多東西的時候，研究起來簡單的不要太開心了。

想要結果簡單，過程必然複雜。過程簡單了，結果必須複雜。

天下沒有免費的午餐。

眉毛上的汗水和眉毛下淚水，你總得選一樣。

剛進公司的時候，一老師傅操著濃重的地方口音跟我說：「開始圖省事後來就費事，開始費點事後來就省事，省事就是費事，費事就是省事」。老師傅的「省事哲學「我一直謹記，真理就是生活中濃縮的這麼簡單的一句話，獲益匪淺。

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發現跟題主問題不太符合，想刪之，就只看問題而言還可以，有效避免各種無謂的工作返工與重複，先撂這兒吧。

以前也有思考過這個問題，所以分享自己的心得上來，基本上做任何事情都可以用這方法套。

一、從整體出發，確切理解自己要做的事。

二、理清事情的思路，知道自己如何去做，保證每時每刻都知道自己在做什麼。

三、落實到每個細節。

具體舉些例子罷，比如

看書。我們會先讀下「前言」或「序」，以快速理解這本書是講什麼的（這裡是「整體」）。可能還會看下「目錄」或「章節」，把整本書先劃分消化（這裡就能夠大致了解書中章節，「理思路」，安排自己閱讀）。接下來再是深入讀每一章節每一段落，某些地方會記下筆記（細讀）。

畫畫。凡是我遇到的幾位老師都會嘮這句「整體到局部」「整體到局部」。所以說是畫畫改變了我做事的態度也不為過-v-這裡簡單舉例寫生步驟：觀察、打輪廓（整體）；鋪大色調（大感覺）；深入刻畫和調整（細節）。

最後說下題主的例子，也就是上課記筆記的事。

我學生時成績沒有很碉堡，但論學習方法私認為絕對冒尖。只是少年心在四方，教室只是一方牢啊。

我認真上課的時候大多不記筆記，但聽老師講，他講的好我還會笑聲出來，內心一片崇拜。大概想著我怎麼沒想到這樣的方法來做這題，老師給力啊~（這裡是「整體」，理解老師所講的內容）

這麼認真地聽，基本上這塊知識點我能完全理解了。聽老師說完，講其他簡單的東西或沒啥意思的東西了，我再快速捋一遍剛才老師講的，或者這麼有意思的知識說是回味也不為過^_^。（這裡是「理思路」，將知識梳理一遍，印象更深，並能保證自己下次遇到可以搬出來解決）

最後才開始把自己容易忘的記下來。注意是容易忘的，而不是照搬記錄。（抓「細節」）

個人經驗，與君共勉。

因為我還是學生，做筆記這件事情也做了十年左右了並且上了大學後一直被這個問題所困擾，所以這裡看到題主提的問題就很激動想回答了。

在說相關內容之前我想先講的是：

1、我不敢說我的建議一定有用，偶只是覺得很適合我自己，所以才有強烈的慾望和題主分享。

2、對於題主提到的例子，我覺得那個例子和問題主體的關鍵詞「避免返工，重複」不是很搭。

和得到贊最多的答案所給我傳遞的信息一樣，得到適合自己記筆記的方法就是：從自己最爛的筆記開始記起，然後去迭代。

我的修改過程：

我大學第一學期的課堂筆記還是和高三一樣，老師說啥我記啥，還是幾乎等價於書本知識的重新排列，只不過版權屬於那個老師。到了期中期末我還是得去從頭看起，筆記記過之後開始還能回頭來看看，但是一旦有個量的積累之後真的是不想去翻了。

我問自己：這麼多知識點像公式一樣我怎麼能掌握的全面點呢？

我百度、google。它們告訴我有個東西叫思維導圖。於是我花了很長時間去畫大量的思維導圖，每個細節都照顧到了，但是做到最後我發現。卧槽= =好亂！更不想看了。紙有課桌那麼大。

大學的第二個學期我問自己：畫那麼詳細的思維導圖太累了怎麼辦？

於是我再改：一本課本就畫了簡單的提綱式的草圖，課堂筆記的知識點表上編號然後對應到思維導圖上的主幹上。（平時畫了圖所以也沒怎麼詳細複習）

到了期末，感覺最起碼知道這本書到底在告訴我什麼東西。可是為什麼我還是忘了很多= =。於是又重來，只不過確實輕鬆很多知道重點在哪裡了。

到了第三學期我問自己：這方法無論對學校的課程還是對自己喜愛的領域都有一個問題：還是會忘啊我去= =！

不管怎麼說那時候我很清楚的意識到：題主說的避免返工什麼的是不靠譜的- -。每個人都需要返工，但是因為每個人記憶能力不一樣於是需要返工的次數也不一樣。

我又問自己：該怎麼解決這個返工的問題？於是我從攝取知識途徑入手開始分析問題：人學習靠眼睛看（我們看書），耳朵聽（老師講課），手練...... 等等！！我發現自己是那種更習慣聽故事的人，優酷羅胖子的《羅輯思維》啊，高曉松的《曉說》很多信息我聽了就能快速記住了！

好啊，那我就從這裡入手了，我手機下了錄音軟體開始看書，我把書本知識的框架畫下來然後每看到一個章節就做一個錄音。（就是把書合上看自己記得多少有用的。）然後在電腦上將錄音文件都統一起來編號。從那以後，我返工這個環節基本就是有空都在做了，因為每個錄音就一分多鐘，最長就5分鐘，我在回宿舍路上聽一兩個，向呆得時候聽一兩個。。。。慢慢就記得很多東西了。

總結下的話就是說：

1、好面子的筆記、到頭來自己不看的筆記= =簡直就是浪費紙

2、返工有利無弊，沒有必要覺得不耐煩。

3、找到自己喜歡的途徑去返工能讓你很有效率。

4、一勞永逸不可能。

個人經驗

1.首先要有一套自己的慣用框架和體系。比如分幾層標題，重點怎樣標註（符號，下劃線或者彩色）。

熟練之後以後不管翻到多久前的筆記，自己大眼一掃就能瞭然於心。

2.分情況建立思維邏輯。

如果是節奏比較慢的或者可以自己掌控（如看書和休閑講座），先理出大概的邏輯線索，按這個去分區和記錄；

如果節奏很快或不清楚流程，就將關鍵詞作為框架去記錄，最後再對關鍵詞做好分類和整理。

3.重要、需要拓展和有疑問的地方一定要做好特殊標註，下課後馬上去解決（搜索，請教，任何方式）

4.進階步驟。

可以把自己在閱讀和聽講中乍現的靈感和思索同時記錄在一旁，相信我，好處大大的～

如果今天你能一次性把事情漂亮地做好，那麼你之前一定曾經有過無數次的返工、試錯、總結、學習、思考、重複……

返工和重複肯定會有，在心態上不要排斥這個。

自己在做事時，每一次提出出去的成果，都要在你能力範圍並且是資源條件允許的情況下，做到盡量的好。

也就是說，如果你感覺哪個地方還能再改進一下，哪怕你是淺淺地感覺，你也要去把這個做了。

不要僥倖，領導和老闆比你更明白。你想僥倖混過去的地方都會被發現。

maggie把問題複雜化了。其實這是一個用腳後跟都能回答的問題，結果腦細胞一參與，數億個突觸爭相放電，什麼認識啊方法啊邏輯啊七大姑八大姨都來了。所以這個看似高大上的回答其實演繹的是如何把一個簡單的問題複雜化，與解決問題所用的方法差了有好幾個光年的距離。：）

說點簡單的，一次性做好一件事情的要素有三點：

一是規劃。要有一個近切的可以感知到成功信息的規劃，這個規劃必不是很難，實現起來相對容易。舉個栗子：你想一步邁兩米，那就在這個規劃中先確定走一米。這一點對於好大喜功的人來說可能有點難度，對一般人則沒問題。

二是回溯。按你的規劃每做完一個步驟，都要對實施結果進行評估，看是否和預期的結果一致，如果不一致，就要找到問題，然後提出修正措施，在下一個環節實施修正。如此往複，直到做成。之後就是嘗試一些走得更遠的規劃，如此往複。

三是經驗。在實現你規劃的過程中，經驗非常重要，他可以在毫無徵兆的情況下提醒你可能出問題了，從而避免累積的錯誤導致計劃失敗，為你付出努力的天平上加上最後一根傾向於成功的稻草－－－這是確保一次性做成一件事情非常重要的一環。

如此而已，這就是問題的答案。

意外之處應該三個要素中最後的「經驗」，這是一個非常重要但常常被一些人選擇性忽略的問題。－－－一些剛畢業的大學生在面對招聘方那一條有工作經驗的條文經常嗤之以鼻，認為那完全是赤裸裸的歧視。這種認識是對的，對一個公司來說，追求的就是一次性做成一件事，而有經驗的人可以做到，沒有經驗的會失敗，所以他們從計較成本的角度來選擇有經驗的人員做自己的員工。

話又說回來，怎麼樣才能積累自己的經驗，讓自己能夠有一次性做成一件事情的資本呢？

這個問題更簡單了！

人類能成為這個星球上逼格最高的一種生物，站在生物金字塔的頂端，最最最最最重要的原因在於人類會重複同一件事情達到同一個目的。－－－注意，這不是那種每天象豬一樣重複在吃與睡的循環中。－－－起源也許是這樣，一個猴子在偶然間用石頭砸開一粒堅果後吃到了果肉，結果這隻猴子靈光乍現，第二次舉起了石頭砸向堅果，結果，這隻猴子就變成了人。因為他學會了重複做一件事，有了經驗！隨後，他會在第一次偶然吃到燒熟的肉後重複火烤的步驟，隨後的隨後，他學會了其他動物所不會的一切…………。十幾萬年以來，人類所有的創造都來源於此：重複，獲得經驗，在其他領域嘗試。

所以，積累經驗其實也很容易，但需要持久……。

所以，一次性做好一件事是可能的，就是堅持做一件事，在長期的積累中獲得經驗。

做到了這一點，即便在招聘會上你一無所能，但也可以大言不慚地告訴人力資源主官：我有經驗！

對的，maggie有一個觀點是對的：人類的能力結構是互通的，你在一件事情上獲得的經驗，是可以轉化為另一種能力和經驗的，只要你積累的足夠多。

1.學習人家不錯的模板。

2.初次做筆記之後，不斷地修改提出新思路，完善，下次立即使用。幾次之後就可以形成自己的思路。（一定要用，否則會遺忘自己的想法）

3.提前設計好可能要使用的筆記分類，並在旁邊留出空白。這個過程可以在紙上完成，也可以在電腦里的word完成，我個人傾向於先整理好電子檔，然後再列印出來，使用的時候再用水筆添加，這樣會區分比較清楚，而且不需要使用五顏六色的筆。

4.儘可能使用有條理的本子，學習下文具的使用技巧，比如如何做手帳。我沒有特別的文具使用技巧，只是粗略的知道，這裡給你推薦豆瓣的文具小組和手帳小組，會有很多人經常po自己的東西上去，你可以看看。

5.千萬不要本末倒置，筆記只是為了記憶更清晰，追求過度美觀就糟糕了。

（之前用抓雞答的，特來補充一下）

記得初中數學老師一句很經典的話，欲速則不達。

後來發現，這句話真的，每次做什麼事，說一遍，就可以更加用平和的心，仔細，用心完成好。

欲速則不達

高德拉特博士的邏輯思考步驟：TP思考程序。它包含一些邏輯結構，以幫助我們弄清當前現實問題的真相、不良效應、核心問題和衝突等。當被有效應用時，這些工具能讓使用者精確的定位問題，只需要花費最少的時間，精力執行一到兩個集中的變化就能夠獲得最大的改善。——第一次就把事情做對，不要代價高昂的嘗試與錯誤。

被香港人深深的細節觀念打敗後。。

首先工作的時候就是工作，用心

不要追求速度，做完了檢查三遍，人往往很浮躁，會覺得我做得太好了內容太熟悉了肯定沒問題，恰恰是這個時候就有問題看不出來

最後一定程度上緊張怕做錯太想成功會做錯很多事，把心態放平穩，然後一件件來，

做的慢一點總比返工要快，並且不需要承擔領導潛移默化中覺得你不靠譜不細心的帽子。

以上。

過早優化是萬惡之源……！所以，何必呢？事情嘛，先做起來再說

貧尼在工作中的經驗是：慢下來。

越快越亂，得不償失。慢就是快。

倆字，經驗，一次性辦漂亮不容易，除非本身就是個辦事人，說白了還是經驗

不同的事情，需要不同的處理方法，才能達到提主說的避免返工和重複的結果，但是，所有的事情都需要全盤考慮和做好提前量，才有可能實現這個目的。

對於上課的筆記來說，從初中到大學，我幾乎沒有完整的課堂筆記，老師非逼著寫的除外，面對這種解決方法也簡單：抄！

我不記筆記，是因為之前做預習，課後做複習，知識點願意攏就自己攏，好處是上課可以更專心，壞處是有些老師考的不是知識，是死記硬背的句子。

至於這種方法是好是壞，很難說。

我贊同了 @樊士則的回答，那位老師傅說的就很貼切。

曾經有一段時間，我負責十幾個人的工資考核，有著嚴格的考核細則和打分項，每月自行提取各種數據（類似營銷量、收入、維繫指標、、拖欠賬款、推進進度等等），然後每個人每個人換算，每個月需要耗時兩天。

我就發現這些數據都是硬性的，然後花了四、五天的時間，把所有數據處理成公式表，提取數據之後，改名，放到指定文件夾，打開工資文件，工資就，做，完，了！選擇性粘貼成數值，就全部OK，耗時五分鐘左右。

以前的人，月月耗時兩天，我一次性耗時四天，以後月月分分鐘出結果。這是避免了重複勞動，對吧？

可是我的公式不能輕易變更，當它們執行四個月之後，某個人對工資有異議的時候，我就需要耗費一些時間來熟悉當時的公式，來解釋給他，每（半）年考核細項變更，我都需要重新仔細檢查公式鏈接。

為了保證連接表經得起各種細則改變，就要預留數據區；為了防止靜態量變化，就要預留手工輸入區域；為了防止原始數據表順序更改，就要考慮是公式關聯還是絕對引用，等等，這在前期是很折磨人的。

每年第一個月，我都是最後一個交工資，之後每個月別人在做工資的時候，我都是閑著的，刷知乎，嗯哼。

現在工資不用我做了，可是那份工資表還在使用，我負責定期維護，代價是有好吃的。

「開始圖省事後來就費事，開始費點事後來就省事，省事就是費事，費事就是省事「--引用自@樊士則的回答。

謝邀。

首先，我想說的是，做事分為兩種：給自己看的，和給別人看的。目的是相同的：解決問題。題主說的是前一種。

上學時，我的筆記也是出奇的爛，總是隨手記在書上。為此，老師沒少拿我將負面典型。但是，這並沒有影響我的成績。

為什麼呢？因為我知道，做這件事的目的是為了給自己看。我能看懂那些凌亂的筆記，而不是打算用來給別人當範本。節省下來的時間，我用來專心聽講，使聽課更有效率。

這種情況下，我覺得沒有必要糾結於它的形式。但是，當自己看不懂所記錄的內容時，說明這個過程你沒有走心，而純粹是記錄。解決方法很簡單：少做筆記多聽課。因為，筆記對你沒有用途。

但是，還有類事情是做給別人看的，就像我們工作中的大部分內容。這時候你就要做到盡善盡美，避免返工和重複，因為是為了讓別人方便。

如何做到一次性做好呢？多花費些自己的時間，這樣就能節省別人的時間。當你拿給別人看的東西，加個封面就能出書時，就算做好了。具體方法樓上已列舉許多，無外乎細心負責。

還有，產品的更新換代跟做好事情並不衝突。迭代應是思想上的進步，而非形式上的完善。