參加國外展會需要怎麼準備？
科技公司要參加國外展會，讓我交一份工作計劃，開始後期的工作安排。我是菜鳥啊，上來就讓我做個策劃，只能在網上找有關展會的知識和信息，可是感覺有些不太是我想要的信息。求知乎大神指點迷津……
P.S.公司是做光模塊的。我上司什麼都沒說，就告訴我年底有這麼一個展會，然後讓兩周之內交一個計劃。說讓我定一個展颱風格和設計，工作怎麼推進先出來。我已經快炸了，這些東西我真是沒接觸過……———————————————我是欲哭無淚的分割線————————————————————————題主現在思維是散的，只能搜集一些酒店信息和過去類似展會的展台設計，具體一份報告和計劃怎麼寫還是沒有頭緒。主管出差了也沒人搭理我……
以下問題回答，作為一家中國公司如何參加海外展會？
1 如何獲取海外展會信息？（略）
2 如何對接海外展會主辦方？（略）3 如何接觸海外展會代理商，並如何進行參展合同及相關支付？（略）4 參與海外展會，如何進行公司內部溝通及準備？
4.1 了解並熟悉參展目的，制定參展目標；4.2 制定參展計劃，規劃參展物品信息，包含文字和實物等；4.3 與公司市場部門、公關部門、產品部門、財務部門及其他相關部門，共同組織會議並溝通，保持內部信息一致；4.4 逐步彙報公司管理層，核定參展預算，含展位預定費用、展位管理費以及參展人員差旅費用等；（註：4.2後要準備彙報文件）5 如何與海外展會主辦方/代理溝通？
（註：1、2部分相關信息暫略，以下所說完全基於展位確定後的工作內容；完全不考慮各公司的外文能力，不僅僅是英語，畢竟法語德語要是兩個主要的展會所在地）
5.1 根據展會合同以及展商手冊（ Exhibition Guide，也被稱為展商指南），進行展位費用溝通及展位費用支付協調，如果對展位位置不滿意或者有意願進行調整。展位可以試圖溝通，根據展覽業常規應該是遵從行業類別簽訂合同的先後順序進行調整，強勢主辦方一般不談此問題。如果是和代理交流的話，代理商會為了留住展商向主辦方爭取展商的理想位置，這也是為什麼你要支付代理商代理服務費的原因。5.2 如果在解讀展商合同及展商手冊有疑問的信息，可以直接電話展商手冊上的聯繫人，可能是展覽主辦方招商部門，也可能是招商代理聯繫人。再決定參展後，任何問題都必須清晰，這是展商權益。聯繫人的電腦可能會因為時差或工作時間等問題不能直接溝通，那就通過郵件完成。負責的主辦方會在2-3天內提供反饋。5.3 簽署展商合同後，完成費用支付。請關注支付時間（付款地時間和收款地時間）及匯率。5.4 費用支付請根據主辦方要求，在合同簽署的時間內完成支付，如果是海外外幣支付，涉及大額支付需和財務部門溝通，有必要的話與公司開戶行商談。一般代理商為本地公司，但是支付方式還是要在合同中明確，以免發生誤解與爭執。5.5 根據展商手冊提交展位布置效果圖，以及展位展示品牌/產品文字類或者實物的圖片或介紹等信息，需要主辦方審核的信息一定要及時提交。容易引起知識產權爭議的品牌/產品，要聽從主辦方的要求和意見。（註：國內的品牌和產品在國外沒有機會觸碰知識產權的紅線，準備好在國內或者國際的知識產權證照。尤其是科技類企業）6 如何進行品牌/產品的展示？
6.1 根據展會要求和公司對展會活動的預算，正確評估展會的展示風格與呈現效果。6.2 通過參展商內部的設計部門（或策劃創意部門、市場部門的設計人才）或者外部設計團隊（廣告公司或設計公司），對展位內的空間及平面進行設計規劃。6.3 品牌/產品的展示，要符合公司的VI規範、MI規範、CI規範。6.4 產品的展示，要契合參加展會目的以及突出產品特點。（不談設計的創意）6.5 品牌的展示，根據參展商在展會的目的，調整品牌與產品的展示比例。（不談設計的創意）6.6 展示的設計，盡量可以使用國內製作，並通過參展商工作人員可以帶去海外；參展商工作人員可以在搭建時間內，獨立（或依靠簡單工具）完成展位搭建與布置。（限於20平米以內，參展商為小型公司，低成本的可行性做法）6.7 展示的搭建，可以根據展位的面積，調整施工結構與海外工程人員協調工期，參展商工作人員根據設計圖紙現場監工並督促完成展位搭建工程。（海外施工團隊費用較國內施工高很多，施工面積和施工難度決定了工期，初創公司如果不是為了給投資人或者給媒體造勢用，不建議使用；但是有錢任性的除外）7 如何做好展會宣傳？（略）
8 如何除了展會中的突發事件？8.1 參展人員海外簽證被拒及與落地國海關溝通事宜（略）8.2 參展物品物流出現極端事件（如摔壞、丟失、規定日期無法達到）處理事宜（略）8.3 主辦方/代理未按合同要求提供展位（未按展商手冊提供服務），如何處理（略）8.4 參展人員在海外期間突發急性病症處理事宜（略）8.5 （後略） &>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>其實做一個海外展會，什麼都不用準備，你帶上錢，然後你帶上我就可以啦。&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>&>以上
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一般國外展會都會很清楚將你們所定的位置大小，展會方提供的設備或者有沒有隔板之類的，甚至在申請展位時候有何設備要求都可以列出（反正都是要額外收費的）。展位的佈置，最簡單當然是用易拉寶作為背景或者產品介紹在國內製作好，帶過去拉起來就好了。最好還是交給廣告公司給你做方案和效果圖，不然自己弄除非你很有設計天份。當然，這是要花錢的，你老闆肯嗎？
在展會最大的目的就是吸引到顧客的參觀詢問，所以需要去了解你們這行其他競爭對手以往的展位風格，需要突出你們的產品或者公司強項特點。至於手法還是需要廣告公司的創意來幫助。
當然，有些外國常用傳統做法就是讓來參看的人留下他們名片以便銷售在展會後跟進（一般以抽獎方式來吸引他們留名片，在展會每天或者最後一天抽出得獎者，獎品就看是什麼行業了）；還有就是給來展台的有意向的潛在顧客公司資料，這方面除了傳統的印刷資料外，就是給U盤，因為大家都喜歡一些比較實用的東西，就算不光顧還能用得了U盤，也方便回去跟自己公司內部分享。
在海外參展看到最多敗筆的地方是一些小國家和不幸的國內中小型或者很少出國的公司，因為都是簡單應付，覺得有個展位就行了，內容空泛，展台設計單調乏味，根本就是讓人走過都沒有印象的，也不會用任何方式來吸引潛在顧客住腳觀看，讓人覺得這群人不是來參展的，只是假公濟私出來旅遊的。
有些建議可以作為考慮和要注意的：- 如果有英文的產品或公司介紹視頻，建議租用電視連上筆記本循環演示，一般會吸引到一些顧客好奇停留。
- 如果在西方國家參展，避免在展台中用中文材料，會令人擔心你們沒有和國外接洽的習慣。
- 如果是英文資料（包括展台佈置和設計上的英文），務必在翻譯方面要找正規的專業的來翻譯，不然人家看了會擔心你們的英語（作為國際語言的）溝通能力和理解力。
- 英文資料排版上常見的問題是一些英文字因為國內那些印刷公司沒有英文排版經驗，以為英文單詞可以隨便切割，搞到一些本來是一個字的被切成兩個字。
- 廣告公司設計上也最好找有國際經驗的為佳，因為我發現在國內的一些展會或者B2B方面的設計，很多時候都是視覺上很亂，但是外國比較習慣視覺簡潔一目了然。因為展台背景有展台背景的設計目的，材料宣傳設計有材料宣傳設計的目的。
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